Många organisationer har olika lagringsplatser för att hantera den gemensamma dokumentationen; pärmar, gemensamma filservrar, medarbetarnas datorer, olika databaser och intranät. Ibland upplevs även de befintliga systemen som krångliga och inte anpassade efter verksamhetens behov vilket resulterar i att sökning efter information försvåras avsevärt och är tidsödande.

Det finns inte tid och resurser till att uppdatera information och säkerställa att den är på rätt plats och riktad till rätt målgrupp.

Affärsnytta med dokumenthantering

Enligt analysföretaget Gartner så finns det i genomsnittsorganisationen elva kopior av varje dokument runt om i verksamheten. Det finns ofta en stor lönsamhetspotential i att införa en central och gemensam lösning för dokumenthantering som dessutom minskar kostnaderna för sökning, administration och uppdatering.

 En väl fungerande lösning för dokumenthantering kan på ett avgörande sätt höja kvaliteten hos levererade produkter och tjänster, båda intern och externt. Genom den struktur som skapas vid införandet läggs hörnstenarna för att på ett effektivt sätt styra verksamheten samt underlätta ledning och förbättring.

Lösningen för dokumentstyrning ger även följande fördelar:

• Lätt att hitta information: snabb sökning och optimal tillämpning
• Styrd och säker hantering: säkerställer remiss, åtkomst och format
• Enkelt att uppdatera: alltid uppdaterat innehåll
• Uppfyller krav på dokumentstyrning: från kunder och standarder såsom ISO 9000

Erfarenheter kring dokumenthantering

Vår erfarenhet säger att det viktigaste för att en lösning för dokumenthantering skall ge maximal nyttoeffekt är enkelheten för alla typer av användare, såväl sällananvändare som användare med lägre datormognad. En vanlig användare skall inte behöva genomgå en utbildning för att kunna hantera systemet. En lösning som är funktionell skapar värde om den är enkel, intuitiv och används av alla medarbetare!

En annan viktig aspekt är flexibiliteten. En lösning för dokumentstyrning som kan hantera alla typer av dokument behöver ha en välutvecklad flexibilitet för att kunna tillgodose olika behov. Hanteringen, sökningen, remissflödena och egenskaperna varierar ofta beroende på om det är ledningssystems-, projekt-, produkt- eller marknadsdokumentation.

Användningsområden

 Exempel på tillämpningsområden:

• Integrerade ledningssystem med

            - Processdokumentation

            - Instruktioner

            - Checklistor

            - Mallar

• Handböcker och manualer
• Produktbeskrivande dokument
• Marknads- och försäljningsmaterial
• Avtal och offerter
• Projektdokumentation

Hur löser CANEA dokumentstyrning?

CANEA tillhandahåller en integrerad programsvit, CANEA Business Framework, innehållandes lösningar för att hantera affärsinformation såsom mål, projekt, dokument, processer, ärenden och övriga data.

Modulen CANEA Docpoint är utformad för att hantera alla typer av dokument och information i ett livscykelperspektiv:

• enkelt att skapa nya dokument utifrån mallar
• flera sökmöjligheter för olika behov
• det går snabbt att uppdatera dokument
• grafisk navigering för sällananvändare
• inbyggd ordbehandlare
• integration med MS Office
• behörighetsstyrd åtkomst
• tydlig överblick och struktur
• effektiv remisshantering
• arkivering och gallring

Läs mer

Läs mer om CANEA Docpoint >>

Ladda ned produktblad >>

Läs mer om referenser >>

Kontakta oss för demo eller mer information >>

Våra kunder uttalar sig

CANEAs medarbetare har varit mycket bra samarbetspartners. De är snabba på att komma med lösningar och vi har fått bra gehör för våra idéer. Det är därför naturligt att fortsätta samarbetet med CANEA och vi funderar på att börja använda (ännu) fler av modulerna i Framework. Den externa revisor som reviderade vårt ledningssystem enligt ISO 9001:2000 blev mycket imponerad av våra verktyg och vi klarade revisionen utan en enda anmärkning!

Norman Nichols, Plant Manager, Fiberweb Sweden AB