Förbättringsarbete
Det kan vara svårt att få igång en väl fungerande förbättringskultur i en organisation. Detta kan bl.a. kan bero på att det många gånger saknas effektiva rutiner och arbetssätt för att hantera förslagen. Ledningen kanske inte engagerar sig tillräckligt och prioriterar arbetet med förbättringsförslag. Man kanske vid en första anblick inte tänker på den outnyttjade kunskapen hos medarbetare som dagligdags ser möjligheter till förbättringar. Många av dessa förbättringsförslag skulle kunna resultera i ökad kundnöjdhet, lönsamhet och trivsel.
Belöningssystem och andra motivationsfaktorer är en viktig del i en organisations förslagsverksamhet men kan i värsta fall, om de inte är utformade på rätt sätt, underminera förslagsverksamheten och t.o.m. skapa dålig stämning.
Om kreativiteten inom en organisation skall tas till vara måste förbättringsarbetet prioriteras.
Förbättringsarbete och affärsnytta
För att förbättringsarbetet skall ge effekt bör det bygga på systematik, smidighet och gehör. Systematik skapar tydlighet, smidighet underlättar hanteringen av förslagen och gehör innebär att uppmärksamma alla idéer, stora som små.
Som ett exempel för att visa affärsnyttan av en väl fungerande förslagsverksamhet så tjänar Toyota - välkänt för sitt systematiska förslagsverksamhet - i snitt 2,4 kronor för varje krona som investeras i förbättringsarbete.
Pick Chart
Ett kritiskt moment i förbättringsarbetet är att välja vilka förslag som skall genomföras. En metod som vi rekommenderar är sk. Pick Chart. Med hjälp av en Pick Chart underlättas rankningen av förslagen med avseende på dess genomförbarhet och nyttoeffekt.
Arbeta därefter med ett bestämt antal förslag åt gången. När väl ett förslag är genomfört kan arbetet med att implementera ett nytt förslag påbörjas. Belöna avslutningsvis på lämpligt sätt t.ex. på grupp eller individnivå.
De tre hörnstenarna i arbetet med förbättringar
För att få till en väl fungerande förbättringsverksamhet så rekommenderar vi:
Sätt kvantitativa mål och värdera systematiskt
Ju fler idéer som kommer in, desto större chans att hitta förslag som leder till förbättring.
Gör det enkelt och smidigt
Se till att ha en tydlig väg som gör det lätt för medarbetarna att lämna ett förslag och ställ inte för stora krav på hur idén presenteras.
Gehör och snabb återkoppling
Sätt upp en tidsplan för hur snabbt förslagen ska vara bedömda och håll den. Motivera varför förslagen godkänts eller underkänts. Kom ihåg att genomförandet oftast är den största belöningen!
Hur löser CANEA förbättringsarbete?
CANEA tillhandahåller en integrerad programsvit, CANEA Business Framework, som innehåller lösningar för att hantera affärsinformation såsom mål, projekt, dokument, processer, ärenden och övriga data.
Modulen CANEA Improof är speciellt utformad för att stödja förbättringsarbetet genom:
- Enkel rapportering för alla
- Rankning av förslag med Pick Chart
- Automatiserat flöde för effektiv hantering
- Återkoppling till rapportörer
- Tydlig överblick över exempelvis pågående ärenden
- Inbyggt diagramverktyg för uppföljning
