Integrera ledningssystem

Ett sammanhängande och samverkande system är en viktig förutsättning för att nå framgång. Genom att i verksamheten arbeta integrerat med kravområdena kvalitet, miljö och arbetsmiljö drar man nytta av likheterna i systemen och på så sätt kan arbetet förenklas. En samordning av kravområdena leder till effektivare utnyttjande av tillgängliga resurser samt utveckling av arbetsformer som utnyttjar tiden effektivare och dessutom med ett bättre arbetsresultat.

Vad menas med ett integrerat ledningssystem?

Ett integrerat ledningssystem omfattar på ett naturligt sätt processer, kvalitet, miljö, arbetsmiljö och andra eventuella branschspecifika krav och standarder.

Ett integrerat system består alltså av vissa delar som är helt gemensamma för kvalitet, miljö och arbetsmiljö, andra som är relaterade till två av områdena, och ytterligare andra som enbart relaterar till ett av dem.

Definitionsmässigt skall effekterna av ett integrerat system vara större än summan av de separata effekterna när de olika ämnesområdena har egna system.

Det finns även ett pedagogiskt värde i att bygga på en enhetlig, systematisk verksamhetsstyrning. En samordning leder till en välordnad organisation där onödigt dubbelarbete undviks. Personalen trivs på arbetsplatsen och känner att de utvecklas och bidrar till verksamheten på ett bra sätt.

Ett gemensamt system tydliggör också företagets riktlinjer och sänder ut klara riktlinjer till dess intressenter. Kunder får ett större förtroende för företaget och inom företaget finns en beredskap och en kunskap som gör att uppkomna problem hanteras på ett effektivt sätt.

Vad kan samordnas?

Organisationens övergripande delar som rör företagsledningens ansvar, kan med fördel samordnas. Exempel på detta är;

• Policy
• Långsiktiga mål
• Fördelning av arbetsuppgifter
• Dokumentation
• Revision

I det operativa dagliga arbetet kan man också identifiera områden som kan vara lämpligt att samordna, tex;

• Förändringar i processer eller organisationen
• Nyanställning 
• Byte av arbetsuppgifter
• Inköpsrutiner
• Underhållsrutiner
• Utbildning och kompetens

Att tänka på inför uppbyggnad av ett integrerat ledningssystem

För att få ett väl fungerande ledningssystem, är det en förutsättning att ett antal grundläggande krav är uppfyllda. Det är mycket viktigt att:

• Det finns klara motiv för att företaget ska arbeta med integrerade ledningssystem och att dessa motiv också är klara för personalen.
• Det finns klara och definierade mål för vad man vill uppnå med integrationen.
• Företaget säkerställer att kompetens finns inom organisationen.
• Ledningen ger arbetet med det integrerade systemet sitt aktiva stöd och avsätter tillräckliga resurser.
• Personalen är delaktig i uppbyggnaden.
• Ledningssystemet är anpassas efter företagets kultur.

Vad kan CANEA erbjuda?

Våra konsulter har lång erfarenhet och beprövad metodik för att bygga ledningssysten från grunden och faktum är att de flesta ledningssystem som vi bygger är integrerade redan från början. Skulle ni istället ha befintliga separata system som ni vill integrera blir vår uppgift att samordna och ”banta ner” systemen till ett enhetligt Verksamhetssystem.

CANEA kan bidra till;

Ett ledningssystem som tillför nytta för företaget. Det ska också vara enkelt att förstå, okomplicerat och flexibelt. Det ska fungera som ett stöd för verksamheten och vara ett redskap för dem som t.ex. ska utföra nya arbetsuppgifter

Ett företagsanpassat ledningssystem. Det går inte att följa en enkel mall som alla ska använda. Systemet ska anpassas till företagets verksamhet och kultur.

Ett ledningssystem som beskriver verkligheten och inte en utopisk beskrivning av hur verksamheten borde fungera.

Ett robust och flexibelt system som kan hantera så många kravområden som möjligt. I framtiden kanske Ni vill kunna rymma ytterligare områden som informationssäkerhet, socialt ansvarstagande etc. i samma system!