Nuläges- och GAP-analys

Att aktivt arbeta med kvalitet, miljö och arbetsmiljö är idag nödvändigt för att ha en konkurrenskraftig verksamhet för både kunder och medarbetare. Arbetet tar ofta avstamp och stöd i standarder/lagkrav. Som en del i utveckling av effektiva ledningssystem behöver man därför göra en analys av vilken nivå det egna ledningssystemet har.

Nuläges- och GAP-analys är en systematisk genomgång av en organisations aktiviteter och resultat jämfört med en vald standard eller annat kravdokument. Analysen ger en bild av organisationens prestationer och mogenhetsgraden hos ledningssystemet.

Analysen är också ett hjälpmedel för att finna områden för förbättring och/eller förnyelse och för att prioritera de åtgärder som behöver genomföras. Nuläges- och GAP-analys ger en god input till en organisation för att finna möjligheter till förbättring och förnyelse samt för att prioritera och upprätta åtgärdsplaner med målet hållbar framgång. Resultatet av analysen visar organisationens styrkor, svagheter och mogenhetsnivå samt organisationens framsteg med tiden om analysen upprepas.

Resultaten av analysen är även ett värdefullt underlag till ledningens genomgång samt ett användbart hjälpmedel för lärande som kan ge organisationen en förbättrad vision och öka intressenters vilja till medverkan.

CANEAs metodik för nuläges- och gap-analys för ledningssystem

Självutvärdering

Självutvärderingen använder en mogenhetsmodell som är baserad på ISO 9004. I grundutförande består den av nio huvudelement samt 26 element inom sex stycken delavsnitt. Modellen justeras och kompletteras ofta i dialog med organisationens kunder. För varje element görs en bedömning från nivå 1, Grundnivå, till nivå 5, Bästa praxis.

I detta steg involveras flera stycken inom organisationen. Självutvärderingen koordineras av en konsult från CANEA som tillhandahåller metodbeskrivning, blanketter samt Q&A.

Sammanställning

Resultatet från självutvärderingen sammanställs statistiskt. Det innebär att komma fram till hur organisationen ser på sig själv inom varje delavsnitt. Dessutom beskrivs hur samstämmig personerna i organisationen är i sin uppfattning om ledningssystemets och organisationens mogenhet.

Resultatet sammanställs i olika typer av grafer som visar nuläget per avsnitt samt vilka områden som medarbetarna anser har störst förbättringspotential. En jämförelse mot andra organisationer kan också göras. Sammanställningen används i en delpresentation för ledningsgruppen samt som input till kommande steg.

Dokumentgranskning

Denna fas innebär att stämma av organisationens dokumentation mot de definierade kraven.

Befintlig dokumentation kan omfatta strategidokument, manualer, handböcker, rutiner, checklistor, mallar, mm. Dokument av redovisande art såsom t.ex. mätresultat och resultat från revisioner bör också ingå. Under dokumentgranskningen noteras vad som behövs ändras och frågeställningar inför besök på plats förbereds.

Platsbesök & Intervjuer

Besök på plats skall ge fakta om läget när det gäller arbetssätten. Intervjuer och rundvandring på plats genomförs för att stämma av hur dokumentationen stämmer överens med verkligheten samt identifiera risker och möjligheter med att gå vidare i arbetet med att utveckla ledningssystemet.

För att kunna utvärdera i vilken mån organisationen uppfyller sina kunders krav och önskemål är det bästa sättet att prata med kunderna, både de interna och externa. Därför bör nulägesanalysen kompletteras med kundintervjuer via telefon.

Analys

Resultat från dokumentgranskningen, intervjuer och rundvandring på plats sammanställs, struktureras och analyseras. Under analysen dras slutsatser om vad som behöver göras för att nå ett effektivt och ändamålsenligt ledningssystem, dvs. ett system som är överskådligt, användarvänligt, fokuserat på rätt saker samt ger just den styrning och det stöd som behövs i organisationen.

Rapport & Åtgärdsplan

Det totala resultatet från nulägesanalysen sammanställs i en rapport. Innehållet i rapporten fokuserar på de delar i ledningssystemet som är starkast relaterat till organisationens framgångsfaktorer, samt syftena med de olika delarna i ett ledningssystem.

Rapporten innehåller Styrkor, Svagheter och Rekommendationer, för varje del i den valda standarden eller kravdokumentet. Dessutom sammanställs även rekommendationerna i tidsordning för att agera som Åtgärdsplan. Denna plan fungerar sedan som beslutsunderlag under det fortsatta arbetet med ledningssystemet.

Varför välja CANEA för Er nuläges- och gap-analys?

CANEA har under årens lopp arbetat fram väl fungerande metoder och verktyg för genomförande av nuläges- och gap-analyser som ger ledningen ett väl underbyggt beslutsunderlag för hur just Ni bör gå vidare i arbetet med att förbättra och utveckla er verksamhetsstyrning och ert ledningssystem. Dessutom har CANEA konsulter som har lång erfarenhet av att hjälpa organisationer med utveckling av den operativa styrningen och har god kännedom om de utmaningar som förändringar av verksamhetsstyrningen medför samt flertal exempel på hur dessa utmaningar kan mötas.