Rådgivning och bollplankstöd

CANEA erbjuder kvalificerat stöd till projektledare vid certifiering ISO 9001, ISO 14001 och andra certifieringar av ledningssystem. CANEAs konsulter hjälper projektledaren att undvika tidsfällor och dubbelarbete. Tillsammans lägger CANEA och kunden upp en effektiv och realistisk tidsplanerad aktivitetslista där CANEA anpassar sitt stöd till kundens behov vid varje delsteg av projektet.

Hur kan CANEA hjälpa vid certifiering av ledningssystem?

Formerna för kunskapsförmedling kan vara många – allt från dialog och gemensamt arbete till träning vid arbetsplatsen eller anpassade utbildningar. Kunskap förmedlas också vid projektens möten samt genom den dokumentation av arbetsresultaten som görs.

CANEA stödjer projektledaren för certifieringsprojektet med att bland annat förbereda, genomföra och följa upp projektmöten. CANEA kan med sin erfarenhet hjälpa projektledaren så att rätt medarbetare inom organisationen engageras till varje projektmöte och övrig styrning av projektet.

I ett certifieringsprojekt involveras många medarbetare och kunskap måste ständigt samlas in och analyseras. Här kan CANEA bidra med analysverktyg och metoder för informationsinsamling. CANEA kan med sin erfarenhet bidra och hjälpa projektledaren vid analyserna av informationen.

Informationsinsamling till certifieringsprojektet sker delvis genom interna revisioner. Här kan CANEAs erfarna revisorer leda arbetet och ge befintliga och blivande internrevisorer i organisationen personlig utveckling i sin roll och samtidigt inhämta den information som krävs för projektet.

Under hela projektets gång finns behov av utbildningar och workshops med ledning och medarbetare. CANEA kan på ett praktiskt och handgripligt sätt stötta vid dessa utbildningar och workshops. Både med material och som föreläsare.

Viktiga delar i projektet för certifiering ISO 9001, ISO 14001 eller andra ledningssystem är löpande riskanalyser, stöd från ledningen, involvera rätt personer i projektet, skapa förståelse och insikt hos ledning och medarbetare, ge en tydlig bild av resultatet och kommunikation både intern och extern.
CANEAs arbetssätt som rådgivare leder till konkreta resultat och enkla, realiserbara förslag på vad organisationen/företaget kan göra med befintliga resurser.

Vad är viktigt att tänka på vid certifiering av ledningssystem?

Ett brett förankrat verksamhetssystem -  Visionen är ett system som är en hjälp för den dagliga verksamheten, understödjer lönsamhet och tillväxt samt ligger i hela företagets intresse
Rätt från början - Redan från början dra nytta av och integrera kritiska framgångsfaktorer, processkartläggningar och skapa förbättrade arbetssätt och arbetsformer. Koppla verksamhetssystemet till vad företaget skall vara bra på enligt vision och strategi.

En av de vanligaste anledningarna till misslyckande är att man förbiser mänskliga reaktioner och beteenden. Genom det stora antalet förändringsprojekt som CANEA lett och stöttat har vi identifierat ett antal relativt generella framgångsfaktorer som vi själva arbetar med i våra uppdrag. Vi har valt att strukturera dessa generella framgångsfaktorer i fyra grupper.

Engagera ledningen i certifieringen

Ett av de första stegen är att skapa kännedom och förståelse i ledningen vad det innebär att certifiera verksamheten och vilka resurser och kompetens som det kräver av verksamheten. Därför är det lämpligt med en halvdags seminarium som bygger på CANEAs öppna seminarium/utbildning ”Verksamhetssystem – huvudvärk eller huvudsak?” Under seminariet bidrar ledningen aktivt till projektet genom att de genomför en övergripande riskanalys för projektet. Målet med seminariet är att få ledningens starka engagemang under hela certifieringsarbetet samt att ledningen har en realistisk bild över vilka resurser som krävs i de olika stegen vid införandet av ett certifierbart ledningssystem. CANEA stödjer projektledaren vid genomförandet av seminariet och riskanalysen med kunskap och material.

Engagera medarbetarna i certifieringen

För att lyckas med certifieringen ska medarbetarna engageras i varje delsteg av projektet. Detta sker genom utbildningar, intervjuer, workshops och interna revisioner. CANEA stödjer projektledaren löpande vid planeringen och genomförandet av dessa utbildningar, intervjuer, workshops och interna revisioner.

Vid starten av projektet bör information om projektet ges till medarbetarna i samband med en utbildning – se CANEAs seminarium ”Verksamhetssystem – huvudvärk eller huvudsak?” som är framtaget eftersom flera företag har verksamhetssystem som klarar ISO 9001-revisionerna men medarbetare och ledning är mindre entusiastiska när man pratat om nyttan i vardagen.

Dessutom ingår en inledande informationsinsamling i detta steg vilket gör att medarbetarna är aktiva under utbildningen och bidrar med kunskap om verksamhetens olika delar. CANEA stödjer projektledaren aktivt genom att leda och driva diskussionsgrupper, ta fram och analysera material, föreläsa och ge exempel från andra liknande verksamheter.