Benchmarking

CANEA har stor erfarenhet av arbete med benchmarking i både privat och offentlig sektor. Vår erfarenhet och beprövade metodik som hjälper Er planera och genomföra lyckade benchmarkingprojekt och undvika kostsamma och tidsslukande fallgropar.

Varför benchmarking?

Benchmarking går enkelt beskrivet ut på att jämföra utvalda delar av sin egen organisation mot andra organisationer. Typiska exempel på benchmarking är att jämföra t.ex. kostnader, priser, tekniska kvaliteter hos produkter, marknadsandelar, uppfattning om varumärke etc. I stort sett kan man jämföra eller ”benchmarka” nästan vad som helst.

Benchmarking är ett kraftfullt verktyg för att hitta möjliga förbättringar i din verksamhet och identifiera och implementera best practice i en organisation. Benchmarking är ett utmärkt arbetssätt att lära sig av andra, vare sig det handlar om att lära sig av sig själv (intern benchmarking – t.ex. olika avdelningar eller geografiska enheter), av konkurenter (extern benchmarking), av företag som inte är konkurrenter men som finns i samma situation eller bransch (funktionell benchmarking) eller företag i helt andra branscher (generisk benchmarking).

Det övergripande målet för all benchmarking är att förbättra den egna verksamheten. När det gäller förbättringsintiativ finns det tre viktiga frågor att ställa sig: ”Var är vi idag?”, ”Vart vill vi komma?” och ”Hur skall vi komma dit?”.

Benchmarking kan hjälpa till att besvara samtliga dessa frågor:

1) Var är vi idag – eller hur bra är vi jämfört med andra enheter/konkurrenter/organisationer, beroende på vilken typ av benchmarking som är aktuell.

2) Vart vill vi komma – benchmarking hjälper oss sätta relevanta mål för verksamheten och

3) Hur skall vi komma dit – genom att studera och lära sig av andra verksamheter hittar vi en modell som passar vår verksamhet

Målet med benchmarking är att både förstå vad som skall förbättras och hur det skall göras.

Metodik för lyckad benchmarking

CANEAs metodik för benchmarking kan delas in i två faser. Den första fasen handlar om själva benchmarkingen och den andra fasen handlar om att analysera resultaten av benchmarkingen och genomföra förändringar. De två faserna beskrivs närmare här nedan. Genom att använda CANEAs beprövade metodik förbättras chanserna till ett lyckat benchmarkingprojekt och man undviker de viktigaste fallgroparna inom benchmarking.

Benchmarking - fas 1

1. Det första steget är att bestämma vilken del av den egna verksamheten som skall benchmarkas. Det kan som sagt röra sig om allt från varor och tjänster till komplexa processer och dylikt inom organisationen.

2.I nästa steg definieras mätmetoderna för benchmarkingen. I detta ingår att bestämma vad som skall mätas och hur det skall göras. Detta ligger sedan till grund för datainsamlingen i steg fyra.

3. De tidigare stegen bestämde vad som skulle jämföras och hur detta skulle mätas. Nästa steg är nu att bestämma mot vem eller vilka vi skall genomföra vår benchmarking.

4. Vem man väljer som motpart är också beroende av vilken sorts benchmarking det är man genomför.

5. Beroende på vilken form av benchmarking det handlar om har datainsamlingen olika karaktär. Om det handlar om en detaljerad benchmarking där man besöker motpartens fabriker och kontor sker en stor del av datainsamlingen på plats även om inte det förberedande arbetet skall underskattas. En mer allmän och statistisk benchmarking är mer beroende av pålitliga externa och interna datakällor.

6. Den insamlade informationen skall nu analyseras med det huvudsakliga målet med detta steg är att identifiera förbättringspotentialen.

Benchmarking - fas 2

 

1. Utgående från den förbättringspotential som tidigare identifierats skall nu handlingsplaner för införande i den egna organisationen upprättas. I detta ingår att i detalj beskriva hur detta skall gå till, vem som är ansvarig och när arbetet skall vara klart. För att sätta mål för exempelvis en förändrad process, tjänst eller produkt utgår vi från jämförelseobjekten och deras prestanda.

2. Implementering handlar om att sätta handlingsplaneringa i verket. Implementeringen skall också utvärderas i syfte att utreda resultatet och effektiviteten av förändringarna.

3. Det sista steget är en genomgång uppdatering av benchmarkingarbetet. Efter det att de tidigare förändringarna är gjorda skall en benchmarking av de nya arbetssätten genomföras.

CANEA har detaljerad kunskap och metodbibliotek kopplat till vart och ett av stegen ovan för att säkerställa ett lyckat projekt.