Förbättra processer

Väldefinierade processer är ett kraftfullt verktyg för att skapa kundfokus, identifiera viktiga överlämningar samt att belysa var någonstans värde skapas i organisationen. Allt för ofta stannar man vid att kartlägga sina processer, utan verkligen utnyttja dem i förbättringsarbete och förändringsprojekt. CANEA har verktygen för att lyckas med förbättringsarbetet, vare sig det handlar om ren effektivisering, att korta ledtider eller arbeta bort avvikelser.

Strukturerat processförbättringsarbete

Många organisationer lägger mycket tid och resurser till att kartlägga och definiera sina processer.  Ofta nöjer sig Ledningen vid att ha lyckats skapa en gemensam karta och gemensamma arbetssätt, men utnyttjar inte den fulla potentialen i detta arbete. Genom att arbeta strukturerat med processförbättringar kan man verkligen hitta de stora besparingarna och de viktigaste förändringarna, vare sig det handlar om att nå ökad lönsamhet, ökad tillväxt eller förbättrad kundnöjdhet.

Processanalys – Metodik för att identifiera förbättringsmöjligheter

CANEA har i många år hjälpt olika organisationer kartlägga och förbättra sina processer och arbetsflöden. Baserat på vår erfarenhet har vi utvecklat en beprövad metod för att identifiera förbättringsmöjligheter i verksamhetens processer och arbetsflöden. Metoden bygger på en uppifrån och ned analys, som tar sin början i att konstatera hur processen bidrar till företagets övergripande strategi, för att förstå om processen har rätt fokus och om för att kunna prioritera rätt förbättringsinsatser, för att därefter arbeta igenom ett antal väldefinierade steg i syfte att hitta förbättringar i processen. 

• Processens ändamålsenlighet och koppling till företagets strategi
• Eliminering av byråkrati
• Analys av adderat värde
• Förenkla processen
• Ledtidsanalys
• Felsäkring av processen
• Standardisera
• Integration med kunden/leverantören
• Process re-engineering
• Automatisering och mekanisering

 

Det är inte så att alla steg gås igenom vid varje förbättringsprojekt, ofta stannar man vid något steg, men det är klokt att inte hoppa över något av de överliggande stegen. Metoden är väl beprövad och fungerar lika bra för tjänsteföretag, som för tillverkande företag samt offentlig verksamhet.

Att lyckas med implementeringen

När förbättringsmöjligheterna är identifierade handlar det att lyckas med implementeringen av dessa för att arbetet verkligen skall vara värdeskapande. Det är också detta som är den största utmaningen. Det är först när människor förändrar sina arbetssätt, som effekterna nås. Man talar ibland om "sju dödssynder" vid implementering av förändringar:

• Förbättringen är inte knuten till företagsstrategiska frågor

• Förbättringen involverar inte rätt människor, i synnerhet ledningen

• Förbättringsteamet har inget tydligt projektmål som de kan ställas till svars för i efterhand

• Högsta ledningen tror att om man inte gör en omorganisationen, eller process re-engineering, får man inte stora förbättringar

• Processutvecklarna tar inte tillräcklig hänsyn till de som arbetar i processen

• Mycket fokus på re-design, lite på implementering

• Förbättringsteamet lyckas inte skapa ett mätsystem, eller andra delar som är nödvändiga infrastruktur för processförbättring.

•  

CANEA har stor erfarenhet av hur man undviker dessa "dödssynder" genom ett genomtänkt projektupplägg och verktyg för att hantera var och en av dessa frågeställningar.