Besparingar på 20 miljoner kronor per år

Riksrevisionen hade behov av att minska de administrativa kostnaderna för att kunna lägga en större andel av resurserna på kärnverksamheten. Projektet identifierade i närtid genomförbara åtgärder som motsvarade en besparing på 20 miljoner kronor per år.

CANEA drev projektet tillsammans med Riksrevisionens medarbetare via intervjuer, enkät och ett flertal workshops. Den totala potentialen av de gjorda observationerna uppgick till cirka 80 miljoner kronor per år. Av dessa ansågs det möjligt att direkt initiera åtgärder som motsvarade en besparing på 20 miljoner kronor per år.

Riksrevisionen

Riksrevisionen är en del av riksdagens kontrollmakt. Riksrevisionens uppdrag är att granska den statliga verksamheten och därigenom medverka till god resursanvändning och en effektiv förvaltning i staten. Riksrevisionen genomför två typer av granskningar;

• Årliga revisioner för att bedöma om redovisningen och underliggande redovisning är tillförlitlig och räkenskaperna rättvisande
• Effektivitetsgranskningar som skall främja en sådan utveckling att staten med hänsyn till allmänna samhällsintressen får ett effektivt utbyte av sina insatser.

Behovsbeskrivning

Det fanns behov att se över effektiviteten i de administrativa rutinerna och processerna som Riksrevisionen hade samt att analysera om det fanns aktiviteter som kunde avskaffas eller förenklas. Processer som kan definieras som administrativa fanns både i de administrativa funktionerna och i kärnverksamheten.

Syftet med projektet var att minska de administrativa kostnaderna för att kunna lägga en större andel av resurserna på kärnverksamheten. Ett förenklat och mer effektivt arbetssätt var den huvudsakliga målsättningen - utan att äventyra den interna styrningen och kontrollen. Projektets utgångspunkt var att hitta förenklingar genom att tydliggöra onödiga eller kostsamma moment.

Metodik

Metodiken syftar till att identifiera var och hur tid förloras på onödigt arbete av administrativ karaktär.  Den tid som förloras på detta sätt skulle istället kunna läggas på kärnverksamhet.  Metodiken är i grunden baserad på LEAN Administration men har anpassats efter Riksrevisionens unika förutsättningar och situation. Metodiken som användes i projektet kan grovt beskrivas i följande fyra steg:

 

• Informationsinsamling – Genom informationsinsamling upprättas en lista av observationer som pekar ut brister som leder till att tid förspills på onödigt arbete i de administrativa processerna. Onödigt arbete beskrivs i termer av ”slöserier” och innefattar dubbelarbete, överarbete, merarbete, omarbete, väntan och letande. Informationsinsamlingen genomförs med olika tekniker med syfte att gradvis förbättra beskrivningarna av observationerna. Representanter för alla delar av organisationen ingår i informationsinsamlingen för att få med alla perspektiv.
• Strukturera möjligheter och brister – Observationerna kategoriseras, kvantifieras, gallras och kvalitetssäkras. Kategoriseringen görs efter olika perspektiv som till exempel process, tema eller typ av slöseri. Omfattningen av förlusten av tid och/eller pengar för varje observation uppskattas av medarbetarna själva under en serie workshops med olika inriktning. Potentialen uppskattas genom observationer, rimliga antaganden och medarbetarnas erfarenhet om verksamheten och problemen.
• Analysera och identifiera åtgärder – I denna del grupperas och prioriteras observationerna på lämpligt sätt. Vid tvärfunktionella workshops tas förslag på möjliga förbättringsåtgärder för att komma tillrätta med bristerna fram. Dessa struktureras sedan i sista fasen.
• Definiera åtgärdspaket – Ett antal åtgärdspaket definieras med syfte att lösa grundproblemen som ligger bakom observationerna samt förhindra att problemen uppstår på nytt. Åtgärderna i åtgärdspaketen beskriver vad som bör göras och delvis hur det ska göras.

Benchmark

En del i projektet var att undersöka hur en annorlunda organisatorisk fördelning av de administrativa resurserna kan förbättra effektiviteten i de administrativa processerna.
Då en jämförelse ur ett organisatoriskt perspektiv kompletterar detta väldigt väl utökades projektet med en benchmark, en jämförande studie mot tio liknande myndigheter, för att addera sifferbaserad jämförelsedata till underlaget. De organisationer som ingick i studien var:

Kommunikationsmyndigheten PTS Finansinspektionen Statskontoret Arbetsgivarverket Ekonomistyrningsverket (ESV)

Ekobrottsmyndigheten Totalförsvarets pliktverk Kemikalieinspektionen Skolinspektionen Fiskeriverket

Åtgärdspaket

Projektet identifierade ett antal områden rörande administration där Riksrevisionen hade god potential till effektivitetsförbättring. De identifierade områdena användes som grund för gruppering av åtgärderna i nio arbetspaket. Varje åtgärdspaket analyserades och resultatet visas i nedanstående bild.

Resultat

Projektets åtgärdslista som i sin bruttoform innehöll över 220 observationer gicks igenom av projektgruppen samt Riksrevisionens medarbetare vid flera workshops. Den totala potentialen av dessa observationer uppgick till cirka 80 miljoner kronor per år.

Studier och erfarenhet visar att det är rimligt att anta att man kan eliminera cirka 50 procent av identifierade kvalitetsbristkostnader. Eftersom visst överlapp finns mellan observationerna bedömdes det från projektet som rimligt att utgå från en potential på 35 procent av identifierade kvalitetsbristkostnader. Dessutom hade projektet en konservativ hållning och använde därför en säkerhetsmarginal på ytterligare 10 procent. De uppskattade potentialerna angavs alltså i underkant och beräknades således till 25 procent av summan av potentialerna/ tidsförlusterna.

Potential  [tid, kr/år] = ∑_(n=1)^m▒〖 (potential observation n〗) *0,25

Genom detta konservativa angreppssätt uppskattades åtgärdspaketen motsvara en besparing på knappt 20 miljoner kronor per år.