Införande av processorganisation inom tillverkningsindustrin

Casestudien beskriver hur CANEA hjälpte uppdragsgivaren med införandet av en processorganisation och återuppbyggandet av företagets ledningssystem.

Uppdragsgivaren

Uppdragsgivaren tillverkar produkter för både privatpersoner och företag. Tillverkning finns på flera orter i Sverige och produkterna säljs med stöd av en internationell säljorganisation.

Utmaningen

Företaget är certifierat mot kvalitetsstandarden ISO 9001  samt miljöstandarden ISO 14001. Vid den senaste revisionen noterades ett stort antal avvikelser vilket innebar att certifikaten långsiktigt var i fara.

Mer generellt upplevde man i organisationen som helhet att ansvar, befogenheter och kommunikationsvägar var oklara. Mycket tid och energi spenderades på att leta efter information och korrigerande aktiviteter i efterhand. Andelen onödiga kostnader var kort sagt hög.

CANEA anlitades för ett uppdrag som bestod dels i att säkerställa att certifikaten bibehölls men framförallt i att öka tydligheten kring områden som arbetssätt, ansvar och befogenheter och informationsflöden.

CANEAs angreppssätt

Efter en första bedömning gjordes slutsatsen att det fanns ett relativt lågt fokus på företagets processer. Det beslutades att det bästa tillvägagångssättet för att både tydliggöra flöden och kommunikationsvägar samt åtgärda de brister som fanns i det befintliga ledningssystemet var införandet av en processorganisation. I detta ingick bland annat att definiera och kartlägga organisationens processer samt att utse personer med ansvar för att driva och utveckla processerna, s.k. processägare. Vidare skulle den befintliga dokumentation som fanns i ledningssystemet kopplas till de kartlagda processerna.

I ett första steg definierades projektorganisationen och en detaljplan togs fram. För att skapa fokus och engagemang kring projektet startades detta med ett seminarium kring processer och ledningssystem där personer i ledande position medverkade. Med detta som grund startade sedan själva genomförandefasen av projektet.

Under den inledande ledningsworkshopen definierades huvudprocesskartan och de kritiska framgångsfaktorerna- det företaget måste fokusera på för att uppnå sina strategiska mål. Detta tydliggjorde också vilka processer som var viktigast. I en serie av workshopar där en stor del av personalen från alla avdelningar medverkade kartlades därefter organisationens processer i detalj och i samband med detta utsågs även processägare för både huvudoch delprocesser.

Projektet avslutades med en utbildning för samtliga processägare som kombinerade teori med praktiskt arbete och workshops kring processorganisationen och hur denna skulle fungera i praktiken. För att följa upp ledningssystemet skall också internrevisioner på utvalda områden genomföras.

Rollerna i den införda processorganisationen. I processrådet diskuteras processernas prestanda och förbättringsförslag av ledningsgrupp, linjechefer och processägare.

Resultatet

• Införd processorganisation:
  Under den avslutande utbildningen definierades hur processorganisationen i företaget skulle se ut i praktiken. Detta innebar bland annat att man skapade så kallade processråd där processägarna tillsammans diskuterar processerna, hur väl de fungerar och vilka förbättringsmöjligheter som finns. För att säkerställa överlämningen från projektet till organisationen togs också en handlingsplan fram under utbildningen. Detta gjordes tillsammans med processägarna och den beskrev de aktiviteter som skulle genomföras inom den närmaste tiden efter projektets avslut.
• Kartlagda processer och utsedda processägare:
  Merparten av företagets processer kartlades under projektet och i samband med detta utsågs processägare med ansvar för att driva och utveckla processerna. I ett första steg ligger fokus på att arbeta enligt de kartlagda flödena. Processerna kommer sedan att utgöra ett kraftfullt stöd för att identifiera förbättringsmöjligheter i företaget.
• Levande ledningssystem och bibehållna certifikat:
  De kartlagda processerna infördes i ett IT-stöd som samtliga anställda har tillgång till och i ett första steg kopplas den befintliga dokumentationen till processerna. Fortsättningen kommer innebära att nya dokument tas fram efter behov och införs i systemet. Under projektet gång genomfördes ytterligare externa revisioner som resulterade i bibehållna certifikat med goda betyg.