Projektledning i kommun

Case-studien beskriver två projekt där CANEA hade ansvar som projektledare och projektadministratör.

Projektledning

Projektledning innebär bland annat att identifiera vilket resultat som förväntas med projektet men även att identifiera krav i själva projektgenomförandet. När målbilderna är klara skapas projektplanen, planen som ska följas för att nå målbilderna. Viktigt att ha en aktiv projektledning som ständigt är beredd på att agera och ändra genomförande beroende på olika utfall. Slutligen sker utvärdering av projektet och avrapportering av resultat. Det man lärde sig kring projektledning förs in i verksamheten för att kunna användas vid nästa projekt.

Uppdragsgivaren

Kommunen är en av Sveriges 10 största kommuner och i likhet med alla andra kommuner ansvarar den för arbetet med de svenska miljökvalitetsmålen.

Utmaning 1

Kommunens förvaltningar kan ibland ha olika inriktningar och visioner vilket kan göra det svårt att arbeta gemensamt mot en målbild. För att kunna nå enighet kring tillvägagångssätt, nå politisk samstämmighet och lägga grunden för ett effektivt genomförande behövdes ett utredningsprojekt för att se över förutsättningarna för ”avlopp i kretslopp”.

Utmaning 2

Det andra projektet handlade om arbetet med att skapa en kommunal badplats stadsnära i ett vattendrag som i dagsläget har för höga halter av bakterier. Arbetet har pågått i kommunen under lång tid och man behövde ny energi in i projektet då det är en politiskt mycket viktig fråga.

Utmaningarna för projektledaren i dessa projekt låg i att identifiera målbilderna och beskriva dem tydligt i projektdirektiven. Med så många aktörer och önskemål var det under genomförandet av yttersta vikt att kontinuerligt uppdatera projektstyrningen och skapa delprojekt som var anpassade för respektive målsättning men samtidigt siktade mot de övergripande målen med projekten.

CANEAs angreppssätt

Den övergripande strategin i projektstyrningen var att:

Detaljerad Överblick

• Skapa en effektiv projektgrupp med stark koppling till sin styrgrupp och den politiska ledningen. Gruppen skulle ha en stor bredd för att kunna underlätta kommande implementering samt för att ge projektet stor och bred kunskap.
• Tillsammans med kommunens projektgrupp tydliggöra uppdraget genom ett projektdirektiv.
• Skapa en styrgrupp dit projektet avrapporteras och godkänns allt eftersom det fortskrider. Styrgruppen skulle även ge direktiv för förändringar i projektet såväl som att aktivt arbeta med att förankra projektet uppåt i kommunen.
• Utifrån framtagna delmål sätta upp en tydlig agenda, tidsplan och arbetsfördelning.

 

Utföra Arbete

• Noggrant planera projektet tillsammans med projektgruppen för att identifiera delar i projektet, bestämma tidsplan och kontinuerligt identifiera risker.
• Dra nytta av befintlig kunskap inom kommunen och i Sverige. CANEA tog aktiv kontakt med experter på området i Sverige och förde under projektets gång en kontinuerlig diskussion med dem.
• Föra tydliga anteckningar från varje möte där beslut och arbetsuppgifter för projektdeltagarna tydligt framkom.
• Kontinuerligt utvärdera arbetet för att styra projektet mot målbilden.

 

Avsluta

• Sammanfatta projektets och projektgenomförandets resultat i en rapport och vid avslutningsmöte.

 

Resultatet

Projekten har genomförts i tätt samarbete med kunden. Detta har varit möjligt på grund av mycket god kommunikation och tydlig projektledning.

Det ena projektet var mycket stort och inte fullt definierat av kunden vilket har inneburit att delprojekten haft höga krav på tydlighet. Dessa krav på tydlighet och transparens har CANEA enligt kunden mycket väl levt upp till.

Projektens övergripande målsättning uppfylldes mycket väl enligt kunden, mycket på grund av projektgenomförandets särskilda styrkor som listas nedan.

• Projektens upplägg ledde till en kontinuerlig implementering av frågorna i inblandade förvaltningar samt en god plattform för fortsatt arbete.
• Projekten höll sin budget mycket väl utifrån projektdirektivet.
• Tidplanerna följdes mycket väl och rapport levererades på överenskommen tidpunkt.
• Projektledaren hade flexibilitet och förmåga att hantera förändringar under projektens gång.
• Projekten gav beställaren efterfrågad information samt kunskap om projektets genomförande som kan användas för att förbättra kommande projekt.

Kommentarer från kunden

"När jag anlitar projektledare från CANEA uppfylls alltid mina förväntningar avseende tid, pengar och resultat"

"Vi anlitar projektledare från CANEA när vi vill ha en kompetent och kreativ projektledare till komplexa projekt med många inblandade aktörer"