Hoppa till huvudinnehåll

Verksamhetssystem skapar rätt förutsättningar för Saltå Kvarn

Saltå Kvarn hyllar CANEA ONE och liknar några förbättringar som uppnåtts vid en minirevolution. ”Det är som natt och dag jämfört med tidigare.”

Fem mil söder om Stockholm, i en källare i Järna, bakades det på 1930-talet så gott bröd att ryktet spred sig vida omkring. Verksamheten utökades, en egen kvarn att mala mjöl i köptes och på 60-talet bildades så Saltå Kvarn.

I början av 2000-talet togs ytterligare ett stort kliv i Saltå Kvarns utveckling. Sortimentet växte rejält i och med att man började samarbeta med ekologiska odlare över hela världen. Idag är den största produktgruppen inte mjöl och bröd utan russin och annan torkad frukt.

Sedan start har Saltå Kvarn endast arbetat med ekologiska och KRAV-märkta råvaror. Våra kunder är pålästa på ekologisk odling och många har följt varumärket under
lång tid, säger Sebastian Rydenfalk, på avdelningen för verksamhetsutveckling och IT-stöd och fortsätter: Idag är ekologiskt allt mer norm och följaktligen finns det betydligt fler producenter som erbjuder liknande produkter. Det är en helt annan konkurrenssituation än vad det var för tio år sedan.

Ökat behov av systematisering
När produktsortimentet utökades ökade även antalet anställda rejält. Vi har gått från 15 till 65 anställda och en tiodubblad omsättning de senaste 20 åren. Det kräver en helt annan systematik när det gäller rutiner och interna processer. Vi har tidigare gjort mycket manuellt men ju fler vi blev, och inte minst när personer slutade, märkte vi att delar av hanteringen var för personberoende, säger Sebastian Rydenfalk.

För tre år sedan började man på Saltå Kvarn fundera över hur man kunde få en bättre styrning av sitt ledningssystem. Valet föll på CANEA ONE med modulerna CANEA Document, Process och Workflow, och sedan september 2019 arbetar man med det nya systemet. En av anledningarna till att vi valde CANEA är att företaget är så pass stort att vi inte blir beroende av en eller ett par personer. En annan viktig faktor var att CANEA ONE utvecklats från många organisationers behov, identifierade av specialister och verksamhetskonsulter som vet vad för slags verksamhetsstöd som krävs. Saltå Kvarn hyllar CANEA ONE och liknar några förbättringar som uppnåtts vid en minirevolution. ”Det är som natt och dag jämfört med tidigare.” Verksamhetssystem skapar rätt förutsättningar för Saltå Kvarn.

Krav på ledningssystem
Saltå Kvarn följer bland annat livsmedelsstandarden IP Livsmedel som kräver god tillsyn, något som CANEA ONE underlättar. Idag hanteras fler och fler dokument på ett effektivt och kvalitetssäkrat sätt, vilket bidrar till att de kan uppfylla krav för livsmedelssäkerhet och KRAV-certifiering. Dessutom har man digitaliserat ett flertal ärendetyper med hjälp av systemet såsom avvikelser och kundreklamationer.

– Tidigare hanterades avvikelser manuellt genom Excel och mail. Nu lägger vi över hanteringen mer och mer i CANEA ONE, vilket är effektivare och säkrare. Det sparar tid och samtidigt vet alla vem som äger en uppgift och status på den, säger Sebastian Rydenfalk.

CANEA ONE-plattformen, som hos Saltå Kvarn har döpts till Axet, har fått en egen logotype och företagets färger. Gränssnittet är anpassat för att andas Saltå Kvarn.

I modulen CANEA Document finns nu alla styrande dokument samlade; i rätt version och med korrekt innehåll, granskade och godkända. I CANEA ONE Workflow hanteras alla konsumentreklamationer.

– Det är som dag och natt jämfört med tidigare. Då tog det drygt fem minuter att registrera en konsumentreklamation och sedan sparades den relativt oåtkomlig för de flesta, utom för den som registrerat ärendet. Här kan man nog tala om en minirevolution när det gäller åtkomst och tidsbesparing.

– Vi har bara skrapat på ytan när det gäller vad Axet kan göra för oss, men vi tar det stegvis. Exempelvis har vi många kontrollpunkter i verksamheten för att säkerställa
kvaliteten och livsmedelssäkerheten. Många av dessa registreras idag med papper och penna. Man skulle istället kunna göra mikroärenden av varje punkt och rapportera direkt in i Axet. Det skulle vara ett naturligt nästa steg som skulle spara tid och underlätta spårbarhet.

Vad händer i Axet framtiden
I framtida visioner finns planer på att skapa formulär på den externa hemsidan som kopplas ihop med Axet för ännu effektivare hantering och automatisk återkoppling.

– En framtida utveckling när det gäller reklamationer skulle kunna vara att kunden själv fyller i sitt ärende på vår hemsida och så hamnar det i Axet direkt. Vi skulle också kunna öppna upp mot leverantörsledet och ge dem möjlighet att rapportera sina bedömningar där istället för att sända över mail. Axet ska bli Saltå Kvarns nav, avslutar Sebastian Rydenfalk.

"Man kan tala om en minirevolution när det gäller åtkomst och tidsbesparing."

Sebastian Rydenfalk, Saltå Kvarn