Förbättringsarbete –
nyckeln till varaktig framgång
Att etablera ett långsiktigt förbättringsarbete är en av de bästa investeringarna som en organisation kan göra. Detta då nästa alla branscher och verksamheter idag befinner sig i eller står inför en stor digital omställning, där affärsmodeller, tjänster och arbetssätt förändras i en rasande fart. För att lyckas med omställningen och följa med i utvecklingen är det därför viktigt att ha en organisationskultur som accepterar ständig förbättring.
Men, det krävs tid, tålamod och ett grundligt arbete för att en förbättringskultur ska få fäste. Förbättringsinitiativen vinner ofta på att genomföras i mindre steg för att resultatet på sikt ska höja kvaliteten i er verksamhet. Och, faktum är att nästan alla förbättringsarbeten stöter på hinder och utmaningar längs resans gång. För dig som ansvarig för ett förbättringsinitiativ är det därför viktigt att vara medveten om vanliga hinder och hur du kan undvika dessa för att arbetet inte ska avstanna.
Vanliga hinder i förbättringsarbetet
och hur du undviker dessa
Det är svårt, kanske omöjligt, att lyckas med förbättringsarbeten utan strategiska förbättringskoncept och väl avvägda metoder och verktyg anpassade för just er organisation. Men även med detta på plats är det ofta svårt att förutse vilka eller vilket hinder som en organisation stöter på, men det finns vissa mer vanligt förekommande utmaningar.
Allt eller inget-syndromet
Ni bestämmer er för ta tag i förbättringsarbetet och lägger ambitionsnivån högt. Ni startar många förbättringsinitiativ samtidigt, och tänker att ni går “all in”. I början genererar det snabba resultat, men efter bara en kort tid avstannar takten, eftersom större effekter av förbättringar ofta kommer med eftersläpning. Resultatet blir då att medarbetare tappar tron på initiativen och riktar sin uppmärksamhet mot något annat.
För att skapa ett hållbart förbättringsarbete – satsa på kontinuitet och starta en lagom mängd aktiviteter samtidigt. Fokusera på att göra klart respektive aktivitet och sätt upp rimliga och fördelaktiga delmål att fira och uppmärksamma. Den gemensamma insatsen lägger en bättre grund för att ta sig an flera förbättringar.
CANEA har 30 års erfarenhet av förbättringsarbeten och vi erbjuder många heltäckande utbildningar inom flera områden, för över 4000 personer varje år.
Silobaserade team
Det är mycket vanligare än man tror att teamen eller avdelningarna i en organisation har ett inifrån och ut-perspektiv. Det innebär att teamen i huvudsak bara utgår från sitt eget arbete, istället för att se till organisationen som helhet. Risken med att arbeta silobaserat är att organisationens olika delar tror att det egna arbetet är värdeskapande. Samma sak gäller även för förbättringsinitiativen, där respektive team endast fokuserar på att optimera sin del, utan att ta hänsyn till helheten.
Det här kan innebära att stora resurser läggs på helt fel saker. För att undvika silor är strategiska åtgärder och tydliga riktlinjer viktiga. Det innefattar kartläggning och analys av flöden och processer för att förstå hur verksamheten kan fungera bättre och mer enhetligt. Här är utbildning och tvärfunktionella förbättringsteam två viktiga delar av arbetet, men för att uppnå full kapacitet krävs ofta ett IT-stöd. CANEA ONE är ett heltäckande verksamhetsstöd som hjälper er att samla och driva förbättringsarbeten och att hitta rätt fokus.
Brister i ledarskapet
När en organisation gör en förändring uppstår inte sällan motstånd. Det går ofta snabbt att identifiera vilka i organisationen som inte vill kliva på tåget och anamma förbättringen. Det här är en av de största stoppklossarna i förbättringsarbetet, men det är också en faktor som med relativt små medel kan undvikas.
En förändring kräver ledare – inte chefer. En förbättring som endast delegeras uppifrån kommer med största sannolikhet inte att generera ett bra slutresultat. En ledare för förbättringsinitiativen däremot agerar vägvisare för alla involverade. Om den som är ansvarig tror på förbättringen och föregår med gott exempel kommer det att smitta av sig på resten av medarbetarna. En ledare ska vara närvarande, stöttande och skapa rätt förutsättningar i form av tid och resurser.
Behöver du hjälp med att etablera ett framgångsrikt förändringsarbete? Tveka inte att kontakta oss!
Sex tips för att lyckas med förbättringsarbetet
Förhoppningsvis har du nu fått en inblick i vilka de vanligaste hindren är på er förbättringsresa och hur ni kan gå tillväga för att hantera dem. Vi vill även passa på att ge dig några avslutande råd kring vad ni bör tänka på för att lyckas med förbättringsarbetet.
- Prioritera förbättringsarbetet i organisationen med tydliga riktningar och målsättningar.
- Använd ett visuellt process- och flödesfokus genom hela verksamhetens värdekedja.
- Skaffa en förståelse för vilka koncept och metoder som skapar progress och utvecklingen.
- Engagera medarbetare – få dem att känna sig delaktiga och driv utvecklingen framåt.
- Sätt ihop tvärfunktionella team med balans mellan strategiska och operativa aktiviteter.
- Använd digitalt stöd för att tillgängliggöra mål, initiativ, processer och förbättring samt skapa bättre struktur, efterlevnad och överblick.
Vill du lyckas ännu bättre med förbättringsarbetet och få mer kunskap om hur du på bästa sätt kan digitalisera er organisations arbete och olika initiativ?
