CANEA ONE

Ideella organisationer

Få ut mer av er insats och ta till vara på era medarbetares engagemang

Kärt barn har många namn – ideella, idéburna eller icke-vinstdrivande organisationer  men oavsett vad de kallasklappar vårt hjärta lite extra för dem.  

Idéburen verksamhet är till sin natur sådan att engagerade personer kommer och går. Rutiner, processer och dokument upprättas, faller i glömska och återupprättas. Det betyder att information och kunskap går förlorad och att mycken tid måste läggas på att ”återuppfinna hjulet”. Dessutom måste företrädarna för dessa organisationer vara extra försiktiga med givarnas pengar, eftersom verksamheternas vara eller icke-vara hänger på hur de uppfattas av potentiella givare.  

Ett relevant och välfungerande ledningssystem måste adressera alla dessa aspekter av det ideella arbetet. Det måste vara så enkelt att använda, och göra så stor nytta, att medarbetarna känner att de lägger större delen av sin tid på det ideella arbetet och inte på ”byråkrati”. Ett av de bästa exemplen på detta är att hanteringen av testamenten blir betydligt enklare med vår modul för ärendehantering – handläggarna behöver till exempel inte komma ihåg att bevaka dem, eftersom systemet skickar ut påminnelser. 

Icon-ice-screen-person
Beprövat och anpassat stöd 
Vår erfarenhet av samarbete med ideella organisationer gör att vi kan erbjuda ett behovsanpassat och effektivt system.

Icon-pine-list-tickmark
Effektivisering genom digitalisering
Bättre styrning och mindre administration frigör tid till att arbeta med det som gör verklig nytta. 
icon-heroblue-group-tickmark
Bättre arbetsförhållanden
Relevant information samlad på ett ställe förenklar både överlämningar av ärenden och arbete hemifrån. 
icon-bino
Väsentligt bättre prognoser

Effektivare hantering av information och bättre överblick över ärendenas status gör att prognoserna både blir bättre och lättare att ta fram. 

icon-ocean-bulb
Enkel systemförvaltning

Ledningssystemet CANEA ONE är enkelt att konfigurera och underhålla på egen hand utan expertkunskap.  

Icon-rasberry-puzzle
Hög informationssäkerhet

Minimal risk att information går förlorad för att en medarbetare slutar eller för att viktiga papper förkommit. 

Intresserad av att veta mer?

Få en personlig visning av systemet från en av våra specialister.

CANEAs lösning

CANEA ONE är ett komplett digitalt verksamhetsstöd för en integrerad hantering av alla delar i ett ledningssystem och det har visat sig fungera alldeles utmärkt för ideella organisationer. De kan enkelt konfigurera systemet, eller relevanta moduler, efter sina specifika förutsättningar och behov. Det behövs med andra ord inget stöd från vare sig oss eller utomstående IT-konsulter, vilket håller utgifterna nere.  

Modulerna CANEA Workflow, CANEA Document och CANEA Project är särskilt relevanta i sammanhanget. Den förstnämnda – CANEA Workflow – automatiserar ärendehanteringen, till exempel behandlingen av testamenten,  vilket gör den betydligt mer effektiv jämfört med manuell hantering. Och det blir enklare att arbeta hemifrån, vilket märkbart förbättrar de upplevda arbetsförhållandena. Dessutom minimeras risken för att ärenden faller mellan olika stolar vid överlämningar och därefter glöms bort. En effektivare hantering sparar därmed både tid och pengar, vilket är särskilt relevant för ideella organisationer som ju hanterar bidragsgivares pengar.

Den fulla nyttan av ett nytt ledningssystem infinner sig dock först efter en tid, när användarna har börjat förstå och uppskatta systemets alla möjligheter och finesser. CANEA ONE har färdiga funktioner för elektronisk signering, spårbarhet, läs- och distributionskvittenser med mera. Dessutom, inte att förglömma, är det betydligt enklare att få fram pålitliga prognoser över kommande intäkter, särskilt när de kommer från bidrag via testamenten.  

Våra ideella samarbetspartner

Vi har samarbetat med och stöttat – vi skänker minst två procent av vår årliga vinst till ett behjärtansvärt ändamål – ideella organisationer sedan 2015 och har lärt oss massor. Nedan följer några idéburna organisationer som vi samarbetar, eller nyligen har samarbetat, med. För en utförligare presentation – läs mer längre ner.

  • Cancerfonden
  • We Effect
  • Vi-skogen
  • Sjöräddningssällskapet
  • WWF

Läs mer om hur vi tar vårt sociala ansvar här.  

logo-cancerfonden_one-line_blue-mindre-3

 

Cancerfonden är en fristående, ideell insamlingsorganisation och tillika vår största samarbetspartner bland de idéburna organisationerna. De hanterar gåvor i form av testamenten, värderar och säljer fastigheter och byggnader samt letar rätt på och informerar externa intressenter till dödsbon. Det är heller inte ovanligt att delägare i dödsbon träter och att det leder till processer och överklaganden i domstol, vilket i sin tur kan leda till att ärenden måste parkeras tills det juridiska klarats upp.

CANEA Workflow

Modulen CANEA Workflow gör det enkelt att fördela arbetsuppgifter mellan olika handläggare, med hänsyn tagen till den faktiska arbetsbelastningen vid varje given tidpunkt. När det gäller ideella organisationer är ju antalet ärenden på en handläggares bord i många fall en dålig indikator på dennes arbetsbelastning, eftersom den beror på i vilka faser ärendena befinner sig. Och överlämningar handläggare emellan kan göras utan krångel eller risk för att information förkommer. 

Det är med andra ord en komplex verksamhet som har vunnit mycket på att digitalisera sina handläggningsprocesser. Digitaliseringen har lett till att medarbetare till stor del kan arbeta hemifrån, om de så önskar, samt att överlämningar mellan olika handläggare och framtagning av intäktsprognoser har blivit betydligt enklare. 
 

Eldsjälar underlättar implementeringen

Alla organisationer behöver eldsjälar. Cancerfonden är en engagerad förvaltare och en av deras jurister tyckte att vårt system var så spännande att hon tog på sig att förvalta det å fondens vägnar. Vilket inte är en särskilt betungande uppgift – CANEA ONE är lättförvaltat! – men viktig.  

Eldsjälar är dessutom extra viktiga vid övergången från manuell till digital hantering. De flesta medarbetare har så mycket att göra att de inte tycker att de hinner sätta sig in i ett nytt system. Men det är lite som om någon skulle slita och släpa med en skottkärra med ett fyrkantigt hjul och inte tycka sig hinna byta till ett runt. Den tid det tar att introducera ett digitalt ledningssystem återbetalar sig mångfaldigt i längden, till exempel när det gäller att minimera tidsåtgången för ärendehantering.  

Vi har fått en bättre översikt av vår handläggning, där vi kan se fasfördelningen på våra ärenden samt belastningen för arbetsgruppen på ett helt annat sätt. De vyer vi använder gör det också mycket lättare för handläggaren att prioritera i sitt arbete. CANEA ONE har också skapat en samlad dokumentation och kommunikation i våra ärenden.
Svenska-Sjöräddningssällskapet-logo-mindre

Sjöräddnings-sällskapet SSRS

SSRS är en frivilligorganisation med 74 räddningsstationer och fler än 260 räddningsenheter längs Sveriges kuster och större sjöar samt 2 400 frivilliga sjöräddare som undsätter folk till sjöss alla tider på dygnet under hela året. Utöver gåvor, donationer och medlemsavgifter är testamenten viktiga för verksamhetens fortlevnad.  

SSRS valde CANEA Workflow-modulen för att effektivisera hanteringen av testamenten. Den kommer att hjälpa dem att hantera alla testamenten på ett standardiserade sätt, vilket kan utvecklas flexibelt efter framtida behov. Modulen kommer också att ge en god översikt över, och uppföljning av, alla testamenten samt förenkla kommunikationen med externa parter.  

WWF

Världsnaturfonden WWF

WWF är en obunden och partipolitiskt oberoende miljö- och naturvårdsorganisation som grundades 1961. Organisationen har fler än sex miljoner supportrar och driver projekt i fler än 100 länder. Missionen är att bygga en framtid där människor lever i harmoni med naturen. WWF arbetar aktivt för att stoppa artutrotningen, hejda förlusten av livsmiljöer och bromsa klimatförändringarna. 

Världsnaturfonden WWF valde CANEA för att effektivisera sin hantering av testamenten. Det har gett dem en bättre överblick och förmåga att handlägga fler testamenten på kortare tid. De har också fått möjligheten att utbyta erfarenheter med andra ideella organisationer som använder CANEA ONE, när det gäller hur de ska få ut mesta möjliga nytta av stödet i form av till exempel fler flöden.

Användningsområden

CANEA ONE är en beprövad helhetslösning med anpassad och kraftfull funktionalitet.

Hantera instruktioner, rutiner, checklistor och andra styrande dokument på ett säkert sätt. Enkel uppladdning och redigering av dokument med stöd för mallar, versionshantering, remissflöden, behörighetsstyrning, med mera. Uppföljning av att medarbetare tagit del av information med läskvittenser.

Få en samlad bild av alla ärenden, till exempel hanteringen av testamenten, vem som handlägger dem och i vilken fas respektive ärende befinner sig. Avvikelser, ändringar och vilka de berörda intressenterna är framgår vid varje given tidpunkt. 

Använd de sociala funktionerna i systemet för att möjliggöra diskussion och informationsdelning på ett naturligt sätt kopplat till dokument, aktiviteter, risker med mera. Systemet notifierar automatiskt omändringar, nyheter och inlägg som sker i projekten – både på projektnivå och aggregerad individnivå. Systemet är även integrerat med online-möten och chatt.  

CANEA ONE lagrar alla avtal på ett ställe och gör dem sökbara på metadata. Det gäller allt från leverantörsavtal, kundavtal och anställningsavtal till partneravtal, GDPR-avtal och sekretess-/NDA-avtal (Non-Disclosure Agreement). Tidsfrister för avtalsförnyelser och uppsägningar dokumenteras per avtal och påminnelser går ut till berörda personer. 

Med all data samlad på ett ställe blir det betydligt enklare att få fram pålitliga prognoser snabbt. Prognoser som sedan kan användas för att få en samlad bild av intäktsflödet, vilket naturligtvis underlättar bidragsgivandet. 

Skapa grafiska analyser med valfritt innehåll från all data i samtliga ärenden. De kan enkelt bifogas rapporter och användas för regelbundna utvärderingar av till exempel intäktsflöde.

Underlätta en korrekt juridisk hantering av ärenden med styrande dokument och riktlinjer. Elektronisk signering gör arbetet så smidigt att det till stora delar kan bedrivas hemifrån. 
Sven Krig_sv_low

Boka en demo

Boka en demo av CANEA One, kontakta vår specialist Sven Krig.