Trött på dokument
som ynglar av sig okontrollerat?

Smart dokumenthantering innebär inte bara full koll på åtkomst, versioner och redigeringshistorik det skänker sinnesro och eliminerar onödiga kostnader.

Ordning och reda spar tid och pengar

Visst är det irriterande när man efter mycket letande till sist hittar ett dokument, men blir osäker på om det är den senaste versionen? Att inte ha ordning och reda på sina digitala dokument leder på sikt till onödiga kostnader i form av förslösad tid och extraarbete.

Svårigheten att hitta viktiga dokument beror oftast på att de lagras utspridda på flera ställen som till exempel Microsoft Teams, mejl, molntjänster, egna servrar, intranät, etcetera. Lägg därtill att mängden information inom ett normalstort svenskt företag dubbleras snabbare än man hinner säga "copy/paste" och problemet blir uppenbart. 

Okej, det där sista har vi inga belägg för, men att många har bekymmer med sin dokumenthantering är ett obestridligt faktum. När det skapas kopia efter kopia, som delas friskt i olika kanaler, är det knepigt att hålla reda på var den senaste versionen finns. För att inte tala om att behålla kontrollen över vilka som ska ha läs- och redigeringsrättigheter.

Stenkoll redan från start

Grunden i att hantera dokument så att arbetet underlättas är att ha en begriplig och genomtänkt struktur. Det sparar inte bara tid, utan är även viktigt ur ett säkerhetsperspektiv. Och det ska vara enkelt att upprätthålla ordningen för alla typer av användare, även för de med mindre datorvana.

Ett viktigt steg på vägen är att skaffa ett verktyg som underlättar sökning och hjälper användaren att göra rätt. Det behöver vara så flexibelt att det kan hantera alla olika typer av dokument. Hantering, sökning, remissflöden och egenskaper varierar nämligen ofta beroende på om dokumentationen handlar om ledningssystem, projekt, produkter eller marknadskommunikation.

Här är några av fördelarna med att arbeta mer strukturerat och ta hjälp av ett smart verktyg för dokumenthantering:

1

Säkerhet

Styrd och säker dokumentstyrning ger full kontroll över remisser, åtkomst och format.

2

Användarvänlighet

Ett användarvänligt verktyg leder till mindre strul, frustration och slöseri med tid.

3

Efterlevnad

Enklare att uppfylla lagkrav och ISO-standarder genom möjligheter till spårbarhet och signering.

4

Tillgänglighet

Sök snabbt och på olika sätt beroende på situation. Informationen är aldrig långt borta.

Att dokument är sökbara och möjligheten med virtuella mappar som visar dokument baserat på dess egenskaper har varit väldigt användbart. Det tillåter oss att sprida relevant information till rätt person vid rätt tillfälle.
TEKNIK

Ett verktyg för alla
dina dokument

Med CANEA Document får du en styrd, säker och strukturerad miljö för affärskritisk dokumenthantering. Hantera alla sorters dokument i samma användarvänliga verktyg,
på ett anpassat sätt för varje dokumenttyp – från styrdokument till manualer, blanketter, avtal och mallar.

Skapa enkelt nya dokument på rätt sätt.

Hitta dokument på eget sätt via smart sökfunktion, anpassad startsida/vy eller klickbara processer. 

Ger dig ett sömlöst flöde av information.

Full kontroll över vem som kan läsa och ändra.

Håll reda på vad som har gjorts, av vem och när.

Ger dig ett effektivt och säkert remissflöde.

Skapa, ändra, arkivera och gallra med full spårbarhet.

Skapa virtuella mappar med hjälp av metadata.

Del av en
heltäckande lösning

CANEA Document är en av fem användarvänliga moduler som ingår i vår plattform CANEA ONE. Modulerna går utmärkt att använda fristående, och tillsammans bildar de ett heltäckande system för effektiv verksamhetsledning som kopplar ihop strategier, projekt, processer, ärenden och dokument.

Mer om dokumenthantering

it-losningar-dokumenthantering-woman
ERFARENHET

Hitta rätt
snabbt och lätt

Vi har arbetat med utveckling av verksamheter sedan 1994 och erbjuder inte bara ett komplett verktyg för dokumenthantering, utan också kunskap i form av utbildningar och kunniga konsulter. CANEA Document i kombination med en genomtänkt struktur gör det enkelt att hitta rätt, snabbt och lätt.

Några av våra kunder

Sedan starten har vi hjälpt hundratals organisationer att bli både effektivare och lönsammare. Här är några exempel på vilka vi har arbetat med hittills.

Vill du veta vad
vi kan göra för dig?

I 30 år har vi hjälpt organisationer att utvecklas. Kontakta våra experter för demo, prisuppgifter eller mer material om CANEAs produkter och tjänster inom området.