Transformation

Projektmognadsanalys

Verksamheter med hög projektmognad lyckas bättre med sina projekt. Det innebär dels att de håller budget och tidplan, dels att resultaten uppfyller ställda krav och att nyttan uppnås. Hur projektmogen är din verksamhet?

En projektmognadsanalys är en utmärkt start på arbetet med att förbättra din organisations projektverksamhet. Vår analysmodell är framtagen för att utvärdera projektverksamheter ur ett brett perspektiv så att vi kan leverera en komplett åtgärdsplan för ökad projektmognad.

P5-modellen, som vi kallar den, har sin teoretiska grund i två andra vedertagna modeller: P3M3 som är utvecklad för offentlig sektor i Storbritannien och OPM3 från Project Management Institute.

Till skillnad från andra modeller, som oftast är inriktade på att komma fram till ett nuläge, är syftet med P5 att definiera vilka åtgärder som skulle ge mest effekt för att öka din verksamhets projektmognad.

Om 5P-modellen

Utifrån vår erfarenhet avgörs en organisations mognadsgrad ur ett projektperspektiv av fem grundfaktorer:

  • Processer
  • Projektmodell
  • Projektsamordning
  • Projekthanteringssystem
  • Professionalism

Eftersom syftet med projektmognadsanalysen är att hitta förbättringsmöjligheter utifrån dessa faktorer har vi valt att dela upp vår modell i fem delar. Vi analyserar varje del, med tillhörande underområden, och värderar dem på en skala från ett till fem för att skapa en övergripande bild av din organisations projektmognad.

P5
Processer

Projektarbetsformen används i många olika processer, till exempel marknadssatsningar, produktutveckling och intern verksamhetsutveckling. Dessutom är projekten beroende av väl fungerande stödprocesser. Processerna bör utvecklas systematiskt och kontinuerligt, och det bör finnas naturliga kopplingar mellan processerna och alla andra styrmedel i verksamheten.

Projektmodell

Projektmodellen, eller projektprocessen, är det som ska tillföra en gemensam struktur till de projekt som drivs inom organisationen. Projektmodellen bör vara dynamisk, med ständiga förbättringar, för att följa företagets utveckling. Det är viktigt att man strävar efter att integrera planering och styrning mellan projekten i organisationen.

Projektsamordning

Även om enskilda projekt drivs bra behöver detta inte gälla för den samlade projektverksamheten. Hos företag som driver projekt framgångsrikt är projektsamordning och portföljhantering ofta naturligt kopplade till organisationens strategi. Systematisk övervakning och förändring av portföljen ses som en naturlig del i ledningsarbetet.

Projekthanteringssystem

Den här delen handlar om vilken typ av verktyg man har för projektledning och projekthantering. Exempel på verktyg är rutiner, checklistor, mallar och IT-lösningar. Det är vanligt att företag med väl utvecklad projekthantering har en IT-baserad lösning för hantering av projektportföljen och alla ingående projekt. Lösningen omfattar alla de delar som behövs för projekthantering såsom planering, styrning genom earned value, dokumenthantering, tidrapportering, kostnadsuppföljning med mera. För högsta effektivitet är den kopplad till verksamhetens övriga IT-system.

Professionalism

Till syvende och sist är det människor som driver och arbetar med projekt. Den här delen handlar därför om projektledarkompetens hos projektledare och andra i organisationen. Det är viktigt att man sätter värde på denna kompetens internt. Certifierade projektledare leder till högre kvalitet i arbetet. Styrgruppsmedlemmar bör ha djup insikt och kunskap kring projektledning och projektsamordning.

Genomförande

P5-analysen genomförs i fem steg.

  • Dokumentgranskning
    Här samlar vi in befintligt material. Det kan handla om nuvarande styrning, befintliga system, strukturer på plats, resultat från genomförda projekt, slutrapporter från projekt, statistiskt material med mera.

  • Enkät
    För att få fram kvantitativt underlag till analysen tar vi fram en anpassad enkät som skickas ut i organisationen. Enkäten innehåller frågor som är kopplade till modellens underområden.

  • Intervjuer
    Resultatet av dokumentgranskningen används för att förbereda mer djuplodande frågor till intervjuer där vi samlar in kvalitativt underlag. Resultaten från intervjuerna används sedan för att definiera hur organisationen uppfattar sin projektmognad samt den faktiska projektmognaden.

  • Analys
    Resultaten från dokumentgranskningen, enkäten och intervjuerna sammanställs i tabeller och grafer. Utifrån sammanställningen definierar vi målnivåer inom P5-modellens huvudområden och nuvarande mognadsnivå. Varje underområde i modellen analyseras sedan för att komma fram till förslag på lämpliga åtgärder. Vi utför också en ekonomisk analys gällande åtgärdernas kostnad och effekter.

  • Workshop & Rapportering
    Det sammanställda materialet från analysen används tillsammans med utbildningsmaterial från våra projektutbildningar för att ta fram en anpassad workshop. Under workshoppen går vi igenom analysresultatet tillsammans med föreslagna åtgärder. Dessutom skapar vi ett business case kring de föreslagna åtgärderna. Efter workshoppen sammanställer vi det slutliga resultatet i en rapport där föreslagen åtgärdsplan tas med.
Projektmognadsanalys

Utöver de fem p:na

Det som utmärker P5-modellen är just att den utgår från de fem huvudområden som behöver fungera väl tillsammans för att man ska lyckas med sin projekthantering. Men självklart täcker modellen även de områden en traditionell projektmognadsanalys brukar belysa – såsom nivån inom projektledningens kunskapsområden, samt resultat och nytta.

Resultat

Att genomföra en projektmognadsanalys skapar samsyn kring nuvarande projektmognad och kring en målnivå som är realistisk att uppnå inom en definierad tidsperiod.

Resultaten från analysen är en prioriterad åtgärdsplan med konkreta åtgärder och tillhörande ekonomiskt underlag för att öka organisationens projektmognad. Det innebär att ni snabbt kan komma igång med att genomföra åtgärder enligt en fastställd plan.

P5-analysen följs oftast av olika delprojekt beroende på vilka åtgärder vi rekommenderar. Efter att åtgärderna har genomförts följer en fas där förslagen implementeras på ett genomtänkt sätt så att inte organisationen faller tillbaka i gamla hjulspår.

I en mogen organisation sker ständiga förbättringar. När analysen och de föreslagna åtgärderna är genomförda är ni redo att fortsätta utveckla er projektmognad. Till er hjälp finns våra erfarna konsulter för att kontinuerligt hitta förbättringsförslag och leverera konkreta åtgärdspaket.

Vill du veta vad
vi kan göra för dig?

I 30 år har vi hjälpt företag att förbättras. Kontakta våra säljare för prisuppgifter eller få mer material om CANEAs metodik för skapande av levande och effektiva ledningssystem som uppfyller alla krav inom olika standarder.