Smartare arbete,
högre kvalité och
minskade kostnader
En tuffare ekonomi, en mer rörlig omvärld och ett ökat behov från medborgare gör att resursförsörjningen i organisationer inom offentlig sektor blir allt viktigare. För att undvika underskott och nedskärningar är det därför viktigt att öka effektiviteten i form av ”mer samhällsnytta för pengarna”. Det innebär att satsa på rätt saker och behålla en hög kvalitet i verksamheten, men till en lägre kostnad och med färre resurser
Ett alternativ för att lösa detta är att utgå från kommunens eller regionens målstyrning, samt målsättningar som satts utifrån budget och verksamhetsplaneringen. Det kan också vara värdefullt att fråga personal och intressenter hur den eftersträvade effekten uppfattas.
Effektiv vård
Regeringen jobbar hårt för att vården ska anpassas bättre till vårdbehovet, med målsättningen att komma närmare invånarna och utveckla primärvårdens roll i samhället. Det finns dessutom ett stort behov av produktivitet och nya arbetssätt genom digitalisering. Vi har kategoriserat utmaningarna som skapar ineffektivitet i omställningsarbetet:
- Bristfällig organisationsstruktur, arbetssätt, kultur och kompetensförsörjning
- Den administrativa bördan
- Verksamhetsstöd som inte skapar rätt förutsättningar
- Bristande antal vårdplatser och överbeläggning
Omställningsarbetet
Vår uppfattning är att omställningsarbetet huvudsakligen utmanas på följande områden:
- Det är svårt att förändra läkarnas sätt att arbeta. Det gäller framför allt vid flytt av specialiserade läkare inom sjukhusvården till primärvården.
- Hälso- och sjukvårdslagen sätter patienten i fokus. I vissa fall ses det som en konflikt med produktionsoptimering som är en central fråga för omställningsarbetet.
- Den nya, nära vården förutsätter nya processer och ledningssystem som innebär en kraftsamling avseende att analys av processer och produktions- och kapacitetsstyrning.
- Omställningsarbetet förutsätter en ökad samverkan med kommunerna.
- Omställningsarbetet förutsätter att nya arbetsprocesser skapar digitaliseringsmöjligheter.
- Vad och varför?
Vad är hållbarhet för er organisation och varför ska ni arbeta med hållbarhet? I ett inledande skede reflekterar vi över vilka nyttor och effekter ni vill uppnå, som till exempel minskad miljöbelastning, sjukfrånvaro och arbetsrelaterade skador eller en ökad ekonomi.
- För vem?
Vi genomför en intressentanalys för att identifiera vilka era intressenter är i hållbarhetsarbetet. Vi hjälper er att ta fram en intressentlista där ni får prioritera vilka parter som väger tyngst. Intressentlistan används för att uppnå effektivitet i hållbarhetsarbetet.
- Väsentlighetsaspekter
Vi genomför en väsentlighetsanalys för att identifiera era viktigaste aspekter inom social, ekonomisk och ekologisk hållbarhet. Vi hjälper er med vedertagna analysmodeller med syftet att hitta ett effektivt arbetssätt. Tillsammans bygger vi sedan en arbetsstruktur och utvecklar ledningssystemet för att uppnå önskat resultat.
- Preciserad definition
Tillsammans preciserar vi definitionen av vad hållbarhet innebär för er organisation. Syftet är att rama in det fortsatta arbetet med målsättningar och genomförande, så att omfattningen och uppfattningen av hållbarhetsarbetet blir greppbart och tydligt.
- Vad är viktigt för att lyckas?
Vilka faktorer är viktiga för att lyckas med ert hållbarhetsarbete? Vi utgå från era intressenter, väsentlighetsanalyser och hållbarhetsdefinitionen.
- Nulägesanalys
VI genomför en nulägesanalys för att kartlägga var ni står idag. Om exempelvis mångfald är en av era prioriterade väsentlighetsaspekter fokuserar vi på er rekryteringsprocess. Hur arbetar ni idag för att öka er mångfald?
- Mål
Mål är avgörande för att visualisera framgångar och styra en verksamhet. Det är viktigt att hållbarhetsmål kopplas till väsentlighetsaspekter för att fokusera på det mest relevanta. En teknik kan vara att sätta SMARTA-mål (Specifika, Mätbara, Accepterade, Realistiska, Tidsatta och Avgränsade).
- Handlingsplan
Handlingsplanen visar vem som ska göra vad, när insatsen ska göras och vad den ska leda till. Med handlingsplanen skapas trovärdighet, motivation och sannolikhet för att uppnå de önskade effekterna - att gå från ord till handling.
- Förändra och kommunicera
Förändringsarbetet handlar om både struktur och kultur, med hållbarhetsfrågor och socialt ansvarstagande som en grund i företagets värderingar. Rätt värderingar skapar engagemang och delaktighet, en bra utgångspunkt för att hållbarhetsarbetet ska få de eftersökta effekter i en organisations förändringsförmåga. Vi hjälper er att koppla hållbarhetsarbetet till en tydlig förändringsprocess utifrån best practise och hur ni möter typiska reaktioner och behov i en förändring.
- Hållbar processutveckling
Integrera hållbarhetsarbetet i verksamhetens processer. Processerna ligger till grund för verksamhetens ledningssystem och baserat på era väsentlighetsaspekter. Tillsammans identifierar, prioriterar och effektiviserar vi processer för att uppnå hållbarhetseffekter.
- Utvärdera
Uppföljning och värdering av resultat är viktigt för framtida förbättringar. Här knyter vi ihop hållbarhetsrapporteringen med tidigare steg i modellen. Utvärderingen gör det möjligt att kommunicera framgångar och agera i de fall vi inte når målen.
Undvik bromsklossar
i organisationen
Inom offentlig sektor finns det flera utmanande förutsättningar där du som ledare behöver ha en klar uppfattning kring ditt förhållningssätt och hur du väljer att möta de behov som finns hos medarbetare och verksamheten. Följande exempel är saker som ledare i offentlig sektor bör vara medvetna om, som kan bromsa upp utveckling och förändring.
- Stora organisationer med flera nivåer inom linjen, med både formella och informella strukturer att ta hänsyn till.
- Offentlig verksamhet styrs av förtroendevalda och verksamheten verkställs av anställda. Som ledare kan det vara svårt att förutsäga vad uppdragsgivaren och ledningen vill, samt förstå hur verksamheten ska uppnå det.
- Offentlig verksamhet är skattefinansierad och offentlighetsprincipen gäller. Det innebär att många chefer blir granskade både avseende beslut och ledarskap av media och medarbetare.
Ledarskap för bättre organisationsutveckling
Med hjälp av rätt metoder kan vi tillsammans leda och genomföra insatser och projekt som skapar tydliga effekter i er organisation. Det gäller allt från ledningsgruppens effektivitet, till ett tillitsfullt ledarskap som främjar utveckling, ansvarstagande och engagemang.
Vi rekommenderar även att arbeta för att stärka bandet mellan struktur och kultur för inkludering. Våra metoder inom förändringsledning och kulturtransformation kombinerar både utveckling och samverkan mellan struktur och kultur. Detta skapar delaktighet, engagemang och förmåga att hantera de förändringar som ni ställs inför.
Vi hjälper dig bli
trygg i ditt ledarskap
Vi hjälper din organisation att tydliggöra och skapa samsyn hos lednings- och arbetsgrupper kring såväl uppdrag, som intressenternas behov, krav och förväntningar. Tillsammans utvecklar och implementerar vi rätt metoder och verktyg som bidrar till mätbara resultat för er verksamhet.
Oavsett om du har mångårig erfarenhet av att leda team eller precis antagit utmaningen, kan det vara nyttigt att reflektera över ditt ledarskap och din påverkan på verksamheten. Om du känner dig trygg i rollen som ledare skapas en trygghet i din omgivning. Det gör att du hjälper ditt team att nå full potential.
Vi hjälper dig på resan framåt.
Undvik silos
med rätt samverkan
I det offentlig sektor fungerar inte silotänk med egen verkstad. Organisationsövergripande samverkan och externa samarbeten krävs för att lyckas tillsammans med stora samhällsutmaningar. Det räcker inte att prata om organisationsutformning, kompetens, kommunikationsplaner, forum och kanaler. Områdena måste prioriteras och få mer fokus.
Samverkan mellan stat, kommuner och regioner kan ske på olika grunder. Det kan vara reglerad samverkan i speciallagstiftning, skollag eller samordningsförbund, men också generella lagar som kommunallagen som sätter ramarna för hur samverkan upprättas. Viktigt att tänka på gällande samverkan i offentlig verksamhet:
- Extern delegering utan lagstöd är inte tillåtet. Det innebär att kommunala organ inte kan överlåta sin beslutanderätt på annat organ. Se dock den nya bestämmelsen om avtalssamverkan i kommunallagen.
- Det bör inte finnas gemensamma, övergripande organ som har beslutanderätt över parternas organ. Organet får endast vara ett samrådsforum om det inte finns lagstöd.
Om kommunalförbund, gemensam nämnd eller annat organ bildas bör organets omfattning övervägas eftersom det även påverkar frågor om upphandling, revision och ansvar.
Driv och genomför
komplexa projekt
De flesta projekt inom offentlig sektor är komplexa. Projekten involverar ofta många olika intressenter med stor variation på krav och behov. Dessutom finns det många lagar och regler att förhålla sig till. Kanske saknas det även en anpassad och effektiv projektmodell eller projektkompetens.
Utmaningar med
projekt i offentlig sektor
I många offentliga verksamheter, linjeorganisation, används projekt för att smidigare åtgärda problem som uppstår. Dessutom har det visat sig att projekt är en lämplig arbetsform när förändringar i omvärlden sker allt snabbare. Men, bara för att en organisation väljer att jobba i projekt betyder det inte automatiskt att resultatet blir bra. Projekt behöver rätt metoder och verktyg för att effektivt kunna drivas framåt. Vanliga problem är:
- Linjeorganisationen är stark eftersom den i vissa delar är lagstadgad. Projekt är ofta tvärfunktionella och kan därför komma i konflikt med linjeorganisationen avseende medel, mål och resurser. Det ställer krav på samordning och samverkan mellan projekt och linjeorganisation, men också mellan olika projekt.
- Projekt i offentlig verksamhet är oftare styrda av regelverk såsom lagen om offentlig upphandling och kommunallagen som påverkar hur resursplanering och kostnadskalkylering ska göras.
- Projekt i offentlig verksamhet har generellt sett ett klart större antal intressenter. Detta gör att intressentanalyser och intressenthantering blir extra viktigt i projektledningen, eftersom det är mer komplex.
- Många parter inom den offentliga verksamheten behöver samverka och samarbeta, samtidigt som dessa parter ibland har en myndighetsutövande roll. Det gör det extra viktigt att definiera arbetspaket och beslutsmodeller för projekten.
- Det kan vara svårt att få till en fastställd projektbudget för projekt som sträcker sig över flera år, speciellt när det är flera aktörer som är med och finansierar projektet. Detta ställer extra höga krav på arbetet med prognostisering i projekten.
Realisera nyttan av ledningssystemet
En modern organisation med hög kostnadseffektivitet och leveranskvalitet behöver ett ledningssystem som är anpassat efter verksamheten. För att agera på visionen och kopplade strategier, och därigenom få ut nyttan, krävs en engagerad ledning och motiverade medarbetare. Det i sin tur kräver ett intuitivt och lätthanterligt system som medarbetare vill arbeta i. Detta kan säkerställas med hjälp av god förändringsledning.
Ett effektivt och
värdeskapande styre
Inom offentlig sektor finns till exempel SOSFS 2011:9 som ger föreskrifter och allmänna råd om att kvaliteten i vårdrelaterade verksamheter systematiskt ska utvecklas och säkras med hjälp av ledningssystem. Andra internationella standarder som används är ISO 9001 för kvalitetsledningssystem, ISO 14001 för miljöledningssystem, ISO 45001 för arbetsmiljöledningssystem, ISO 27001 för informationssäkerhet och ISO 50001 för energiledning. En svensk standard för ledningssystem inom hållbarhet återfinns i SS 854000.
Få kraft och
riktning i styrningen
Offentliga verksamheter behöver förhålla sig till komplexa lagar, riktlinjer, politisk inriktning, samt medborgares behov och önskemål. Det påverkar hur organisering och styrning utformas. Det gäller att säkerställa efterlevnad och samtidigt tänka nytt för att vara tydlig och agil. Inom styrning och ledning är organisering, målstyrning och uppföljning viktiga områden att ta hänsyn till.
Rätt organisering av verksamheten
För organisationer inom landstingskommunal och kommunal verksamhet finns flera olika sätt att organisera sig på. En grund för en kommunal organisation är fullmäktiges övergripande styrning och ledning av nämnderna, samt varje nämnds självständighet i förhållande till andra nämnder. De förtroendevalda sitter i fullmäktige och nämnder, medan anställda arbetar i förvaltningarna. Utöver den traditionella organisationen, där varje nämnd har en egen förvaltning, har flera kommuner och landsting valt att organisera sig genom att nämnderna har en gemensam förvaltning eller att begränsa inte bara antalet förvaltningar utan också antalet nämnder.
Här följ ett exempel på en traditionell organisation i kommuner och regioner. I den traditionella organisationen har varje nämnd en egen förvaltning. Nämnden är anställningsmyndighet till de anställda. Verksamhetsansvaret är odelat.
-
Fördel: Organisationen och ansvaret är tydligt.
-
Nackdel: Risk för ”stuprörstänk” och minskat helhetsansvar.
-1.png?height=76&name=G%C3%B6teborgs-Stad-logo-SV%20(1)-1.png){kind=logo}
.png?height=76&name=Brogren-Industries-logo-SV%20(1).png){kind=logo}
