Uppdragsgivaren
En säljorganisation för ett företag som är etablerat i 31 länder med cirka 4500 anställda. Verksamheten, inom professionell byggindustri, bedrivs i 3 affärsområden.
Utmaningen
I samband med införande av nytt affärssystem ville ledningen effektivisera och öka användbarheten av verksamhetssystemet.
Uppdraget
1. Engagera personal från varje filial så att god spridning och acceptans i hela verksamheten uppnås, med tydligt formaliserade och accepterade arbetssätt innan de kopplas till affärssystemet
2. Skapa tydliga mallar och tillvägagångssätt som kan användas inom alla delar av koncernen – även internationellt – så att införandet av affärssystemet verkligen formaliserar terminologi och metoder inom koncernen. Om detta inte uppnås riskeras vinsterna med att införa affärssystemet.
Så här gjorde vi
Engagera ledningen
Ett seminarium sattes tidigt ihop med ledningen för att skapa förståelse för valt tillvägagångssätt inom projektet, behovet av resurser vid olika tidpunkter, skapa enighet inom ledningen om de kritiska framgångsfaktorerna samt säkerställa ledningens deltagande och engagemang vid kommande workshops.
Vid olika delsteg som är kritiska för införandet, t.ex. fastställande av nödvändiga roller och dess behörigheter, genomfördes korta seminarier på ledningsmöten så att alla de högsta cheferna i organisationen gav samma svar till medarbetarna.
Involvera medarbetarna
För varje arbetsflöde identifierades 3-7 personer som på daglig bas arbetar i flödet. Till sin hjälp hade de en projektsekreterare som löpande dokumenterade vad gruppen kommit fram till. I varje grupp fanns också en expert på affärssystemet med för att säkerställa att kopplingarna mellan verksamhetssystemet och affärssystemet skulle bli optimala.
Skapa tydliga strukturer för införandet
Utifrån resultatet från alla processkartläggningar skapades på intranätet en visuell bild av viktiga arbetsflöden. För de aktiviteter som hade direkt koppling till affärssystemet skapades självinstruerande intranätutbildningar som kopplades direkt till aktiviteten i arbetsflödet. För varje filial utbildades också "superanvändare" som på plats kunde stötta medarbetarna.
Resultatet
- Medarbetarna arbetar kontinuerligt i verksamhetssystemet.
- Verksamhetssystemet används på alla nivåer i verksamheten.
- Stort engagemang på alla nivåer i verksamheten har gjort att verksamhetssystemet har utvecklats vidare vad gäller befattningar, ansvar och rutiner kopplat till processerna.
- Kommunikation mellan de olika delarna av verksamheten, lokalt och internationellt har förenklats. Detta har gett ökad effektivitet och förbättrad central styrning.
