Utgå från vad ert ledningssystem behöver stödja i dag och om tre till fem år. Bedöm hur moget ert ledningssystem är, vilka krav verksamheten behöver möta och hur ni ser på tillväxt.
Jämför sedan olika IT-stöd för ledningssystemet utifrån användarvänlighet, anpassningsbarhet, skalbarhet, sammanhang, säkerhet och långsiktighet. Kontrollera också hur väl stödet fungerar i er befintliga digitala miljö.
Ett digitalt ledningssystem ska göra det lätt att göra rätt i vardagen. Med rätt val får ni ett stöd som växer med verksamheten och håller över tid.
Guiden hjälper er att ringa in behoven och jämföra alternativen.
Ledningssystemets mognad påverkar valet av IT-stöd.
Det beror bland annat på hur moget ledningssystemet är, hur komplex verksamheten är och vart organisationen är på väg. En bra utgångspunkt är mognadstrappan i fem nivåer:
- Ad hoc – styrningen sköts främst av ägare och chefer. Arbetssätt är ofta personberoende och endast delvis dokumenterade.
- Hanterad – arbetssätten dokumenteras, ofta utifrån kunders krav på standarder. Rutiner och instruktioner börjar samlas och göras tillgängliga för fler.
- Implementerad – verksamheten styrs utifrån de viktigaste processerna. Medarbetarna får ett tydligare stöd för att hitta rätt information och förstå hur arbetet hänger ihop.
- Integrerad – processerna är kopplade till mål och strategi. Det skapas en röd tråd från övergripande mål till processer, nyckeltal och aktiviteter.
- Genomförd – mätdata driver ständig utveckling av arbetssätten. Ledningssystemet blir ett aktivt stöd för förbättring, analys och utveckling av verksamheten.
Mognadstrappan beskriver hur systematiskt verksamheten arbetar med styrning, processer, uppföljning och förbättring och därmed vilket systemstöd som kan behövas.
Vilken typ av systemstöd behöver ni?
Det finns i dag flera sätt att digitalisera ett ledningssystem. Ni kan utveckla befintliga verktyg och intranät, kombinera olika lösningar, bygga egna funktioner eller välja ett komplett systemstöd. Det viktiga är därför inte främst hur lösningen är byggd, utan hur väl den möter verksamhetens behov.
För en mindre organisation med begränsad komplexitet kan ett enklare stöd vara fullt tillräckligt. När antalet processer, användare, verksamhetsställen, standarder och regelkrav ökar blir kraven på struktur, spårbarhet, behörigheter och förvaltning större.
Väg också in organisationens storlek, geografiska spridning samt certifierings- och lagkrav. Fler medarbetare, fler platser och högre krav på certifiering ställer större krav på systemstödet.
Planerar ni att växa? Utgå inte bara från dagens behov. Välj ett system som även fungerar för den verksamhet ni vill ha om tre till fem år.
Titta därför också på vad lösningen kräver över tid. Vem kan ändra den när verksamheten förändras? Hur beroende blir ni av enskilda personer, konsulter eller egenutvecklad kod? Och hur enkelt är det att upprätthålla struktur, säkerhet och spårbarhet när organisationen växer?
En vanlig fälla är att en lösning byggs ut steg för steg i takt med tillväxten tills den blir komplex och svår att förvalta eller byta från. Planerar ni för tillväxt, internationell expansion eller nya certifieringar kan det därför löna sig att tänka på framtida behov tidigt, medan omställningen fortfarande är hanterbar.
Fördjupa dig: Ladda ner white paper Ett sammanhållande IT-stöd för verksamhetsledning i en diversifierad datormiljö.
Hur väl fungerar ledningssystemet i er digitala miljö?
Börja med att kartlägga verktygen som medarbetarna redan använder varje dag, till exempel Teams, Office och SharePoint.
Ett bra ledningssystem fungerar tillsammans med den befintliga digitala miljön. Intranät och samarbetsverktyg kan stå för kommunikation och samarbete, medan ledningssystemet håller ihop styrning, spårbarhet och regelefterlevnad och kan samverka med andra system.
Undersök konkret hur systemet:
- kan initiera Teams-chattar
- gör det möjligt att redigera Office-dokument direkt från ledningssystemet
- ger detaljerad behörighetsstyrning så att känslig information bara är tillgänglig för rätt personer
- gör det enkelt att söka och hitta rätt information
Sex kriterier när ni jämför IT-stöd för ledningssystem
1. Användarvänlighet
Systemet ska vara enkelt att använda även för medarbetare som bara använder det ibland. Processer, dokument, ärenden och projekt bör vara lätta att hitta och hantera i samma system och gränssnitt.
Ta reda på: Hur enkelt hittar en sällananvändare rätt information?
2. Anpassningsbarhet
Systemet ska kunna anpassas när verksamheten, kraven och processerna förändras. Det bör gå att göra genom konfiguration och befintlig funktionalitet, utan att varje förändring kräver programmering, externa konsulter eller IT-experter.
Ta reda på: Hur mycket kan ni själva anpassa när behoven förändras?
3. Skalbarhet
Systemet ska kunna växa funktionellt, geografiskt och organisatoriskt tillsammans med verksamheten.
Titta också på om flera standarder och kravområden kan hanteras i samma ledningssystem. Det kan till exempel handla om ISO 9001, ISO 14001, ISO 13485, ISO 27001, ISO 45001 och IATF 16949. Ett sammanhållet stöd kan minska behovet av parallella system och förenkla förvaltningen, särskilt när flera standarder och kravområden ska hanteras på samma gång.
Bedöm om systemet kan växa till fler verksamheter, enheter och länder och samtidigt stödja flera standarder och kravområden.
4. Röd tråd
Ett bra ledningssystem skapar tydliga samband från strategi och mål till processer och operativa åtgärder.
Undersök hur systemet kopplar strategi och mål till processer och operativa åtgärder.
5. Säkerhet
Behörighetsstyrningen ska ge kontroll över åtkomst, redigering, kvittenser, e-signaturer och granskning.
Ta reda på hur systemet hanterar behörigheter och känslig information.
6. Långsiktighet
Systemets funktionalitet behöver bibehållas och utvecklas över tid. Bedöm därför också hur produkten förvaltas, vidareutvecklas och anpassas när behoven förändras.
Ta reda på hur funktionalitet, säkerhet och utveckling säkerställs över tid.
.
Tre frågor att börja med
När ni ska välja IT-stöd ledningssystemet, börja med tre frågor:
- Hur moget är ert ledningssystem i dag?
- Vilka krav kommer verksamheten att ha om tre till fem år?
- Klarar lösningen att växa med er utan att bli svår att använda och förvalta?
Svarar ni tydligt på dem blir det betydligt lättare att välja rätt nivå på systemstödet.
När kan CANEA ONE vara ett relevant alternativ?
CANEA ONE är CANEA:s kompletta IT-stöd för ledningssystem. Lösningen bygger på Microsoft-teknik och ger stöd för bland annat dokument, processer, ärenden, styrning, säkerhet och spårbarhet. Samtidigt kan CANEA ONE fungera som ett nav i organisationens digitala miljö genom att samverka med intranät och andra systemlösningar och göra information från ledningssystemet tillgänglig även på andra platser.
Med CANEA ONE kan ni också arbeta med körbara processer som stödjer det ständiga förbättringsarbetet. Det kan till exempel handla om avvikelser, risker, revisioner, reklamationer och förbättringsförslag, där aktiviteter drivs vidare i strukturerade flöden från identifierat behov till genomförd och uppföljd åtgärd.
Hur kan AI användas i ett ledningssystem?
Med CANEA Insight kan användaren söka efter information och interagera med innehållet i ledningssystemet med hjälp av artificiell intelligens (AI). Det gör det enklare att hitta relevant information och få svar utifrån det innehåll som organisationen har valt att göra tillgängligt.
Ni bestämmer själva vilken information CANEA Insight får använda och presentera. Innehåll som inte ska vara tillgängligt för tjänsten kan hållas utanför.
Systemet kan konfigureras i takt med att verksamheten och kraven förändras. CANEA har 30 års samlad erfarenhet av verksamhetsutveckling i olika branscher.
Vill ni veta mer om vår plattform?
Joakim Ahlmén
Key Account manager,
CANEA
