Ett digitalt ledningssystem ska göra det lätt att göra rätt i vardagen. Med rätt val får ni ett stöd som växer med verksamheten och håller över tid.
Kort sagt: välj utifrån var ni befinner er i dag, vart verksamheten är på väg och hur mycket stöd ni behöver för styrning, regelefterlevnad och utveckling.
Guiden hjälper er att ringa in behoven och jämföra alternativen.
Vilket ledningssystem passar er verksamhet?
Vilket systemstöd ni behöver beror bland annat på hur moget ledningssystemet är, hur komplex verksamheten är och vart organisationen är på väg. En bra utgångspunkt är mognadstrappan i fem nivåer:
- Ad hoc – styrningen sköts främst av ägare och chefer. Arbetssätt är ofta personberoende och endast delvis dokumenterade.
- Hanterad – arbetssätten dokumenteras, ofta utifrån kunders krav på standarder. Rutiner och instruktioner börjar samlas och göras tillgängliga för fler.
- Implementerad – verksamheten styrs utifrån de viktigaste processerna. Medarbetarna får ett tydligare stöd för att hitta rätt information och förstå hur arbetet hänger ihop.
- Integrerad – processerna är kopplade till mål och strategi. Det skapas en röd tråd från övergripande mål till processer, nyckeltal och aktiviteter.
- Genomförd – mätdata driver ständig utveckling av arbetssätten. Ledningssystemet blir ett aktivt stöd för förbättring, analys och utveckling av verksamheten.
Väg också in organisationens storlek, geografiska spridning samt certifierings- och lagkrav. Fler medarbetare, fler platser och högre krav på certifiering ställer större krav på systemstödet.
Planerar ni att växa? Utgå inte bara från dagens behov. Välj ett system som även fungerar för den verksamhet ni vill ha om tre till fem år.
Vilken typ av systemstöd behöver ni?
Det finns i dag flera sätt att digitalisera ett ledningssystem. Ni kan utveckla befintliga verktyg och intranät, kombinera olika lösningar, bygga egna funktioner eller välja ett komplett systemstöd. Det viktiga är därför inte främst hur lösningen är byggd, utan hur väl den möter verksamhetens behov.
För en mindre organisation med begränsad komplexitet kan ett enklare stöd vara fullt tillräckligt. När antalet processer, användare, verksamhetsställen, standarder och regelkrav ökar blir kraven på struktur, spårbarhet, behörigheter och förvaltning större.
Titta därför också på vad lösningen kräver över tid. Vem kan ändra den när verksamheten förändras? Hur beroende blir ni av enskilda personer, konsulter eller egenutvecklad kod? Och hur enkelt är det att upprätthålla struktur, säkerhet och spårbarhet när organisationen växer?
En vanlig fälla är att en lösning byggs ut steg för steg i takt med tillväxten tills den blir komplex och svår att förvalta eller byta från. Planerar ni för tillväxt, internationell expansion eller nya certifieringar kan det därför löna sig att tänka på framtida behov tidigt, medan omställningen fortfarande är hanterbar.
Fördjupa dig: Ladda ner white papret Ett sammanhållande IT-stöd för verksamhetsledning i en diversifierad datormiljö.
Hur väl fungerar ledningssystemet i er digitala miljö?
Börja med att kartlägga verktygen som medarbetarna redan använder varje dag, till exempel Teams, Office och SharePoint.
Ett bra ledningssystem kompletterar den befintliga digitala miljön. Intranät och samarbetsverktyg kan stå för kommunikation och samarbete, medan ledningssystemet ger stöd för styrning, spårbarhet och regelefterlevnad.
Be leverantören visa konkret hur systemet:
- kan initiera Teams-chattar
- gör det möjligt att redigera Office-dokument direkt från ledningssystemet
- kan söka efter innehåll i SharePoint
- kan exportera rapporter till PowerPoint
- ger detaljerad behörighetsstyrning så att känslig information bara är tillgänglig för rätt personer
- gör det enkelt att söka .och hitta rätt information
Sex kriterier när ni jämför ledningssystem
1. Användarvänlighet
Systemet ska vara enkelt att använda även för medarbetare som bara använder det ibland. Processer, dokument, ärenden och projekt bör vara lätta att hitta och hantera i samma system och gränssnitt.
Fråga leverantören: Hur hittar en sällananvändare rätt information?
2. Anpassningsbarhet
Systemet ska kunna anpassas när verksamheten, kraven och processerna förändras. Det bör gå att göra genom konfiguration och befintlig funktionalitet, utan att varje förändring kräver programmering, externa konsulter eller IT-experter.
Fråga leverantören: Hur mycket kan vi själva anpassa när våra behov förändras?
3. Skalbarhet
Systemet ska kunna växa funktionellt, geografiskt och organisatoriskt tillsammans med verksamheten.
Titta också på om flera standarder och kravområden kan hanteras i samma ledningssystem. Det kan till exempel handla om ISO 9001, ISO 14001, ISO 13485, ISO 27001, ISO 45001 och IATF 16949. Ett sammanhållet stöd minskar behovet av parallella system, sänker kostnaderna och förenklar förvaltningen.
4. Röd tråd
Ett bra ledningssystem skapar tydliga samband från strategi och mål till processer och operativa åtgärder.
Fråga leverantören: Hur kopplas strategi och mål till processer och operativa åtgärder?
5. Säkerhet
Behörighetsstyrningen ska ge kontroll över åtkomst, redigering, kvittenser, e-signaturer och granskning.
Fråga leverantören: Hur hanteras behörigheter och känslig information?
6. Långsiktighet
Systemets funktionalitet behöver bibehållas och utvecklas över tid. Bedöm därför även leverantörens förmåga att förvalta och kontinuerligt förbättra produkten.
Fråga leverantören: Hur säkerställer ni att produkten fortsätter att utvecklas?
När kan CANEA ONE vara ett relevant alternativ?
CANEA ONE är CANEAs kompletta IT-stöd för ledningssystem. Lösningen bygger på Microsoft-teknik och kompletterar en intranätlösning som SharePoint med stöd för bland annat dokument, processer, ärenden, styrning, säkerhet och spårbarhet.
I samma system kan ni också hantera olika typer av ärenden, till exempel avvikelser, risker, internrevisioner och förbättringsförslag. Det gör det möjligt att koppla ärenden till övriga delar av ledningssystemet och följa dem från start till avslut.
Hur kan AI användas i ett ledningssystem?
Med CANEA Insight kan användaren söka efter information och interagera med innehållet i ledningssystemet med hjälp av artificiell intelligens (AI). Det gör det enklare att hitta relevant information och få svar utifrån det innehåll som organisationen har valt att göra tillgängligt.
Ni bestämmer själva vilken information CANEA Insight får använda och presentera. Innehåll som inte ska vara tillgängligt för tjänsten kan hållas utanför.
Systemet kan konfigureras i takt med att verksamheten och kraven förändras. CANEA har 30 års samlad erfarenhet av verksamhetsutveckling i olika branscher.
Tre frågor att börja med
När ni ska välja ledningssystem, börja med tre frågor:
- Hur moget är ert ledningssystem i dag?
- Vilka krav kommer verksamheten att ha om tre till fem år?
- Klarar lösningen att växa med er utan att bli svår att använda och förvalta?
Svarar ni tydligt på dem blir det betydligt lättare att välja rätt nivå på systemstödet.
