Tillbaka
Få ut mer av ert ledningssystem

Fem råd för att
optimera arbetet

Varför människor agerar som de gör är inte alltid lätt att förstå och många gånger är det till synes helt skilt från greppbara koncept som ovilja och överansträngning. En ökad förståelse för motiven bakom mänskligt agerande och på vilka sätt som det kan påverkas och optimeras är för många organisationer ovärderligt. Med ett väl anpassat ledningssystem kan ni nå efterfrågade beteenden och en högre effektivitet i verksamheten.

Under min tid som managementkonsult har jag fått chansen att reflektera över och bättre förstå mänskligt agerande samt hur det påverkar och kan påverkas av organisationer. I det här blogginlägget kommer jag lyfta tre vanliga fel som leder till ineffektivt agerande samt ta upp fem råd som ni kan agera utifrån i optimeringen av ert ledningssystem.

Några av de vanligaste felen
som organisationer begår är:

  • Information är utspridd på olika platser och ett gemensamt system för versionshantering saknas.

Konsekvenser: Anställda förlorar tid och kan inte vara säkra på att de hittar den rätta och mest relevanta informationen.

 

  • Styrande dokument och instruktioner innehåller för mycket information som gör det svårt för anställda att fastställa vilka minimikrav som gäller för det som ska genomföras.

Konsekvenser: Trötthet och förvirring, vilket leder till att anställda förlorar intresse, börjar ta genvägar och i värsta fall begår misstag.

  • IT-stödet som används gör det svårt att göra uppdateringar och förbättringar i ledningssystemet.

Konsekvenser: Medarbetarna avstår från att jobba med gemensamma förbättringar och slutar i värsta fall följa gällande instruktioner då de inte längre upplevs vara det bästa sättet att arbeta.

Här är mina fem råd för att få
bukt på ovanstående problem:

Säkerställ att ert system är den naturliga startpunkten för en användare som ska lösa ett problem, och att systemet har bra sökfunktioner och stöd för taggning.

  1. Använd ett system som sorterar och visar de senaste versionerna av varje dokument, så att ingen agerar utefter utdaterade instruktioner och information.
  2. Var väldigt tydlig med vilka minimikrav som gäller för en given uppgift. Skriv dessa i början av varje dokument och låt övrig mindre viktig information följa därefter.
  3. Skapa utrymme för interaktion, se till att det är lätt för användaren av ett dokument att kommunicera med den som är ansvarig.
  4. Undvik att välja ett system som kräver mycket extern hjälp för att hållas uppdaterat. Systemet bör vara lätt att justera och förbättra.

 

 

Erik Westerberg_sv_low-1

 

Erik Westerberg
Senior Partner

Erik arbetar med konsultuppdrag och utbildning inom ledningssystem, effektivisering och projektledning. Erik är både PMP-certifierad projektledare och IRCA-registrerad Lead Auditor. Han arbetar ofta internationellt på engelska och tyska.

 

 

 

 

 

Vill du veta mer om hur du kan skapa ett lätthanterligt och flexibelt ledningssystem? Delta under vårt webbinarium Användarvänliga ledningssystem den 2e December.