Tillbaka
Så får du ut mer av ert ledningssystem

Fem råd för att
optimera arbetet

Varför människor agerar som de gör är inte alltid lätt att förstå. Många gånger är det till synes helt skiljt från begripliga förklaringar som ovilja eller överansträngning. En ökad förståelse för motiven bakom vårt handlande, och hur beteenden kan påverkas och optimeras, är av stor vikt för många organisationer. Med ett väl anpassat ledningssystem kan man uppnå önskade beteenden och en högre effektivitet i verksamheten.

30 år i branschen har gett oss många tillfällen att reflektera över varför vi agerar som vi gör och hur det påverkar, och kan påverkas av, sättet som vi organiserar arbetet på. I det här blogginlägget lyfter vi fram tre vanliga fel som leder till ett ineffektivt handlande samt ger fem råd som ni kan utgå ifrån när ni optimerar ert ledningssystem.

Några av de vanligaste felen
som organisationer begår är:

  • Informationen är utspridd på olika platser och ett gemensamt system för versionshantering saknas.

Konsekvenser: Anställda förlorar tid och kan inte vara säkra på att de hittar den rätta och mest relevanta informationen.

 

  • Styrande dokument och instruktioner innehåller för mycket information som gör det svårt för de anställda att förstå vilka minimikrav som gäller för det som ska genomföras.

Konsekvenser: Trötthet och förvirring, vilket leder till att de anställda förlorar intresse, börjar ta genvägar och i värsta fall begår misstag.

  • IT-stödet som används gör det svårt att göra uppdateringar och förbättringar i ledningssystemet.

Konsekvenser: Medarbetarna avstår från att jobba med gemensamma förbättringar och slutar i värsta fall följa gällande instruktioner då de inte längre upplevs vara det bästa sättet att arbeta på.

Här är våra fem råd för att få
bukt med problemen:

  1. Säkerställ att ert system är den naturliga startpunkten för en användare som ska lösa ett problem samt att systemet har bra sökfunktioner och stöd för taggning.
  2. Använd ett system som sorterar och visar de senaste versionerna av varje dokument, så att ingen agerar efter föråldrade instruktioner och information som upphört gälla.
  3. Var väldigt tydlig med vilka minimikrav som gäller för en given uppgift. Skriv dessa i början av varje dokument och låt övrig, mindre viktig, information följa därefter.
  4. Skapa utrymme för interaktion genom att se till att det är lätt för användaren av ett dokument att kommunicera med den som är ansvarig.
  5. Undvik att välja ett system som kräver mycket extern hjälp för att hållas uppdaterat. Systemet bör vara lätt att justera och förbättra.

 

 

Erik Westerberg_sv_low-1

 

Erik Westerberg
Senior Partner

Erik arbetar med konsultuppdrag och utbildning inom ledningssystem, effektivisering och projektledning. Erik är både PMP-certifierad projektledare och IRCA-registrerad Lead Auditor. Han arbetar ofta internationellt på engelska och tyska.

 

 

 

 

 

Vill du veta mer om hur du kan skapa ett lätthanterligt och flexibelt ledningssystem? Delta på vårt webbinarium Användarvänliga ledningssystem den 28 april.