Vikten av att anpassa förbättringsinitiativen till den egna organisationens behov och förutsättningar.
I dagens snabbt föränderliga värld står många organisationer inför frågan: Vilket förbättringskoncept passar oss bäst? Oavsett om valet står mellan kaizen, six sigma, lean, eller en kombination av dessa, är det viktigt att anpassa upplägget efter din organisations unika behov och förutsättningar. I stället för att strikt följa ett standardupplägg, kan du skapa ett skräddarsytt förbättringskoncept som stödjer era mål och er kultur.
Kaizen, six sigma eller lean?
Varje förbättringskoncept har sina styrkor och kan passa olika typer av organisationer:
- Kaizen främjar kontinuerlig förbättring och är perfekt för organisationer som vill bygga en kultur av delaktighet och medarbetarengagemang. Metoden lämpar sig särskilt väl för organisationer där kreativitet och feedback är värdefulla tillgångar.
- Six sigma är idealiskt för större organisationer som har erfarenhet av målstyrning och statistik. Denna metod kräver ofta betydande resurser och projektmognad för att ge bästa resultat.
- Lean passar särskilt tillverkande organisationer med tydliga flöden och kundfokus. Metoden strävar efter att eliminera slöseri och maximera värde och kräver ofta samarbete över hela värdekedjan, inklusive med kunder och leverantörer.
Många organisationer har upptäckt att de kan dra nytta av flera koncept genom att kombinera tekniker och principer från dem. På så sätt kan man skapa ett flexibelt förbättringskoncept som kan anpassas till olika situationer och utmaningar.
Förbättringshuset
Nedanstående figur är inspirerad av TPS-huset (Toyota Production System) som togs fram av Taiichi Ohno och Eiji Toyoda för att förklara Toyotas förbättringssystem för medarbetare och leverantörer.
Vad figuren försöker visa är att även om en organisation säger sig arbeta med till exempel six sigma och inte lean, så har alla organisationer inslag av alla tre förbättringskoncepten i olika omfattning.
En annan viktig poäng är att alla tre förbättringskoncepten använder sig av liknande verktyg. Det är därför omöjligt att göra en uppdelning i kaizen-, lean- eller six sigma-verktyg, eftersom ett och samma förbättringsverktyg ofta används i alla tre koncepten.
Nedan anges dock några skillnader mellan kaizen, lean och six sigma.
Bygg din egen verktygslåda
Att skapa ett eget förbättringskoncept handlar om att välja de verktyg och metoder som bäst stödjer organisationens mål. Det finns ingen universalmetod för förbättringsarbete; i stället bör organisationer fokusera på att sätta samman en ”verktygslåda” av relevanta verktyg som kan användas i olika situationer.
Fundera över följande när du skapar din verktygslåda:
- Vilka strukturer och processer behöver förbättras? Olika metoder är bättre lämpade för olika typer av problem och situationer.
- Vilken kultur råder inom organisationen? Anpassa verktygen till den befintliga företagskulturen för att säkerställa att de blir väl mottagna.
- Vilka är målen för förbättringsarbetet? Välj verktyg som stödjer organisationens långsiktiga strategiska mål och främjar hållbara förbättringar.
- Hur mäter ni framsteg och framgång? Vissa verktyg är mer kvantitativt orienterade, medan andra fokuserar på kvalitativa resultat.
Genom att matcha rätt verktyg med de förhållanden som råder hos er, kan du maximera förbättringsinitiativens genomslag och säkerställa att organisationen är redo att möta framtida utmaningar.
Kom dock ihåg att ha en välanpassad verktygslåda. Enbart en hammare räcker troligen inte, men det är också viktigt att inse att en hel verktygsbod kan vara mer förvirrande än till hjälp.
Använd rätt verktyg på rätt sätt
Det räcker inte med att ha verktygen – de måste också användas effektivt. Beroende på vald metod kan organisationen välja att ha dedikerade förbättringsteam eller involvera hela arbetsstyrkan i förbättringsarbetet:
- Bred delaktighet (kaizen) – alla medarbetare bidrar med förbättringsförslag och är delaktiga i genomförandet.
- Specialiserade förbättringsteam (six sigma) – en mindre grupp utbildade individer driver förbättringsarbetet med hjälp av avancerade verktyg och dataanalyser.
- Tvärfunktionella team (lean) – fokuserar på förbättringar som påverkar hela värdekedjan och kräver insatser från flera avdelningar.
Oavsett metod är det viktigt att kontinuerligt utbilda och engagera medarbetarna. Förbättringsarbetet blir mest framgångsrikt när alla förstår varför det är viktigt och hur deras insatser bidrar till helheten.
Bygg ett flexibelt och hållbart förbättringskoncept
Ett framgångsrikt förbättringsarbete är aldrig statiskt. Genom att skapa ett koncept som kan justeras över tid och anpassas efter nya utmaningar kan din organisation fortsätta växa och utvecklas. Och med en flexibel verktygslåda och en anpassningsbar strategi kan förbättringsprocessen integreras i den dagliga verksamheten på ett sätt som skapar varaktigt värde.
Vill du skapa ett förbättringskoncept som verkligen stödjer din organisations unika behov? Vi hjälper dig att skapa den strategi och välja de verktyg som passar din verksamhet. Kontakta oss för att lära dig mer om hur du kan implementera ett förbättringskoncept som skapar långsiktiga resultat.
Dardan Berisha
Managementkonsult
Dardan tillhör CANEAs Malmökontor där han är managementkonsult och jobbar med verksamhetsutveckling inom området operativ effektivitet och transformation. Han har många års erfarenhet av verksamhetsutveckling som konsult och i ledande befattningar.