Så görs en gap-analys
Våra managementkonsulter lång erfarenhet av att genomföra gap-analyser för företag i en rad olika branscher. Det gemensamma är att de genomförs i fem steg.
Gap-analys i 5 steg – schematisk överblick
Nedan finns en enkel beskrivning av hur CANEA brukar lägga upp arbetet för att genomföra en Gap-analys.
1. Dokumentgranskning
Arbetet inleds med att stämma av organisationens dokumentation mot de definierade kraven. Befintlig dokumentation kan omfatta strategidokument, manualer, handböcker, rutiner, checklistor, mallar, med mera. Dokument av redovisande art såsom till exempel mätresultat och resultat från revisioner bör också ingå. Under dokumentgranskningen noteras vad som behöver ändras och frågeställningar inför besök på plats förbereds.
2. Platsbesök & intervjuer
Platsbesöket ska ge en lägesbild av hur man arbetar. Intervjuer och rundvandring görs för att stämma av om dokumentationen stämmer överens med verkligheten samt identifiera risker och möjligheter vid utvecklingen av ledningssystemet. Telefonintervjuer med såväl interna som externa kunder bör genomföras för att få en uppfattning om deras krav och önskemål.
3. Analys
Resultatet från dokumentgranskningen, intervjuerna och rundvandringen sammanställs, struktureras och analyseras. Under analysen dras slutsatser om vad som behöver göras för att nå ett effektivt och ändamålsenligt ledningssystem, det vill säga om det är överskådligt, användarvänligt, inriktat på rätt saker samt ger den styrning och det stöd som behövs i organisationen.
4. Sammanställning & rapport
Resultatet av gap-analysen sammanställs i en rapport. Innehållet fokuserar på de delar i ledningssystemet som är starkast relaterat till organisationens framgångsfaktorer, samt ändamålet med de olika delarna i ledningssystemet. Rapporten beskriver styrkor, svagheter och rekommendationer för varje del i den valda standarden eller kravdokumentet.
5. Presentation & workshop
Det är viktigt att berörda personer förstår resultatet av gap-analysen och vad det innebär för organisationen. Därför är sista steget att genomföra en workshop där resultatet gås igenom och åtgärder för att stänga gapen diskuteras. Rekommendationer från konsulten samt resultat från workshoppen sammanställs för att fungera som påbörjad åtgärdsplan. Planen blir beslutsunderlag för det fortsatta arbetet med ledningssystemet.
Det sjätte steget – stäng gapen
Om du söker en välfungerande metodik för att skapa levande och effektiva ledningssystem har vi på CANEA rätt verktyg och expertis. Våra gap-analyser kan till exempel göras mot ISO 9001:2015 för kvalitet, ISO 14001:2015 för miljö och ISO 45001:2018 för arbetsmiljö. Resultatet blir ett beslutsunderlag som du direkt kan använda för att ta nästa steg.
Steget efter en nulägesanalys är oftast ett arbete med att stänga gapen. I det arbetet är utmaningen att definiera åtgärder som stänger gapen samtidigt som de är effektiva, anpassade till organisationens förutsättningar och inte kräver onödigt mycket arbete och administration. Här är det viktigt med stöd från erfarna personer som har byggt och arbetat med flera ledningssystem inom olika organisationer.
På länken nedan kan du ladda ner vårt Rapport 'Ledningssystem i svenska organisationer' och få insikter om vilka utmaningar svenska organisationer har med sina ledningssystem.
Vill du veta mer om vad vi kan göra för dig och ditt företag? Lämna dina kontaktuppgifter, så hör vi av oss.
Leif Nyström
Area Manager
Leif har stor erfarenhet av strategiutveckling, projektstyrning samt organisations- och verksamhetsutveckling. Leif träffar du när du går utbildningar inom effektivisering, projektledning och ledningssystem.
