Lyckad avvikelsehantering förvandlar problem till möjligheter

Grunden till en framgångsrik hantering av avvikelser, och därmed minskade kostnader, är enkel rapportering, tydlig överblick och effektiv uppföljning. Eller att aldrig göra fel. 

Varje avvikelse är en chans till förbättring

En avvikelse är något som skiljer sig från den normala rutinen och kräver tid eller pengar för att rättas till. Det kan handla om allt ifrån trasig teknik till felaktig information – saker som direkt eller indirekt kan orsaka skador, säkerhetsbrister, merarbete eller andra problem. Arbetet med att systematiskt identifiera, rapportera och hantera dessa risker kallas avvikelsehantering.

Tyvärr har många verksamheter inte ens ett enkelt sätt för medarbetarna att rapportera avvikelser på. Det kan leda till att en stor andel av dem inte rapporteras in alls, utan lämnas oåtgärdade. Men även i verksamheter där rapporteringen fungerar hyfsat bra är det vanligt att avvikelser förbises på grund av otydligheter i ansvarsfördelning och arbetssätt.

Utöver de uppenbara nackdelarna med att inte åtgärda avvikelser går man även miste om utvecklingsmöjligheter. Med god rapportering, hantering och uppföljning av avvikelser blir det nämligen enklare att se sambanden och de bakomliggande orsakerna – värdefulla insikter som kan leda till affärsavgörande beslut och förbättringar.

Arbeta långsiktigt
och ta hjälp av tekniken

Grunden till framgångsrik avvikelsehantering är enkel rapportering, effektivt arbetsflöde och tydlig uppföljning. Det räcker inte att vara duktig på "brandsläckning" – satsa hellre på att införa långsiktiga lösningar.

Ett exempel på en effektiv metod för att hantera avvikelser utvecklades inom bilindustrin och kallas för 8D (Eight Disciplines). 8D-metoden är designad för att hitta roten till ett problem, utforma en kortsiktig åtgärd och implementera en långsiktig lösning för att förhindra att problemet blir återkommande.

Förutom att se över arbetsmetoder kan ni med fördel investera i ett avvikelsehanteringssystem som hjälper er att prioritera och styra arbetet i rätt riktning. Ett verktyg för systematisk rapportering, vidtagande av åtgärder och uppföljning gör det bland annat enklare att lära sig av de avvikelser som uppstår, så att ni blir bättre på att förebygga framtida problem.

Här är några av nyttorna med att implementera ett system som stödjer avvikelsehantering:

1

Ökad inrapportering

Ger fler möjligheter till förbättringar.

2

Effektivare arbetsflöde

Ger minskat strul och mindre administration.

3

 Enklare uppföljning

Gör det lättare att identifiera samband och orsaker.

4

Växande erfarenhetsbank

Gör det enklare att lära av sina misstag och utvecklas.

5

Säkerställd förbättring

Upptäckta avvikelser kopplas till förbättringsarbetet.

Vi har mycket som är organiserat i CANEA ONE; interna revisioner, externa revisioner, avvikelser, dokumentation och registrering. Det är användarvänligt och enkelt.
TEKNIK

Ett lättanvänt och flexibelt system för avvikelsehantering

CANEA Workflow är ett verktyg som automatiserar, kvalitetssäkrar och snabbar upp ärendeprocesser. Det förenklar rapporteringen och samlar alla typer av avvikelser på en plats. Exempelvis interna avvikelser, revisionsavvikelser, leverantörsavvikelser, produktavvikelser med flera.
Analyser, statistik och rapporter i CANEA Workflow ger dig en oslagbar överblick över processerna. Du kan enkelt se vad som pågår vid varje given tidpunkt, vad som är försenat, vad som är prioriterat, vem som är ansvarig, etc. Inga ärenden hamnar längre mellan stolarna och du har alltid ett korrekt beslutsunderlag.

Gör det lätt för alla att rapportera avvikelser via elektroniska formulär. CANEA Workflow möjliggör rapportering via exempelvis intranätet, webbplatsen eller mobilen. Väsentliga händelser kan signeras elektroniskt direkt i systemet.

Samarbeta effektivt internt och med externa parter (till exempel leverantörer) direkt i verktyget istället för att skicka en massa mejl fram och tillbaka. All dialog lagras tillsammans med ärendet.

De dynamiska och grafiska vyerna låter dig enkelt överblicka avvikelser i realtid. Vyer kan exempelvis skapas för prioriterade, pågående, larmade och avslutade ärenden – helt efter dina önskemål.

Med hjälp av den interaktiva och visuella analysmotorn kan du följa upp alla avvikelser på ett effektivt sätt. Ta ut statistik och följ upp ledtider, kostnader och andra KPI:er direkt i systemet. Skapa diagram och rapporter på önskat sätt.

Via appen kan alla medarbetare enkelt rapportera in nya avvikelser, samt följa och diskutera redan pågående ärenden. Finns för både Android och iOS.

Alla åtgärder är spårbara och viktiga händelser loggas med datum, tidsstämpel, utförare och elektronisk signatur, där så krävs. Till varje ärende finns en logg med historik där det är enkelt att följa vilka ändringar som gjorts.

Konfigurera systemet direkt i webbläsaren så att formulärlayout, inställningar, flöden, affärslogik och regler passar era önskemål. Det kräver ingen särskild IT-kompetens utan kan hanteras direkt av verksamheten.

Du kan enkelt koppla dokument och andra viktiga filer till dina ärenden. Filerna kan hanteras med funktioner för versionshantering, rättighetstyrning och online-visning.

CANEA Workflow larmar om avvikelser blir liggande för länge eller om åtgärdsdatumet passerats. Ställ in gränser för ledtider för de olika stegen i ärendeflödet och få påminnelser via mejl eller larm via SMS (tilläggstjänst).

Del av en
heltäckande lösning

CANEA Workflow är en av fem användarvänliga moduler som ingår i vår plattform CANEA ONE. Modulerna går utmärkt att använda fristående, men tillsammans bildar de ett heltäckande system för effektiv verksamhetsledning som kopplar ihop strategier, projekt, processer, ärenden och dokument.

E-bok - 5 faktorer som skapar en fungerande förbättringskultur
Ladda ner vår e-bok

5 faktorer som skapar en fungerande förbättringskultur

Organisationer som inte jobbar med förbättring riskerar att stagnera, med försämrad kvalitet och konkurrenskraft. Därför är det ovärdeligt att ha en organisationskultur som främjar förbättring, med initiativ och projekt som kontinuerligt utvecklar verksamheten.

Mer om avvikelsehantering

it-losningar-avvikelsehantering-canea-kan
ERFARENHET

CANEA kan avvikelsehantering

För att lyckas med avvikelsehanteringen behöver arbetssättet anpassas till din organisations behov och situation, med avseende på till exempel resurser, aktiviteter, information och nyckeltal. Vi har mångårig erfarenhet av att designa och optimera avvikelseprocesser och erbjuder inte bara ett komplett IT-stöd, utan också kunskap i form av utbildningar och kunniga konsulter.

iStock-916868952-1
On demand - Webbinarium

Förbättringsarbete - metoder och verktyg

Vi visar er hur ni digitaliserar ert ständiga förbättringsarbetet inklusive avvikelsehantering, måluppföljning och processers långsiktiga utveckling för bättre överensstämmelse med verksamhetens strategi.

Några av våra kunder

Sedan starten har vi hjälpt hundratals organisationer att bli mer effektiva och lönsamma. Här är några exempel på vilka vi har arbetat med hittills.

Vill du veta vad vi kan göra för dig?

I 30 år har vi hjälpt organisationer att utvecklas. Kontakta våra experter för demo, prisuppgifter eller mer materiel om CANEAs produkter och tjänster inom området.