APL har ett samhällsuppdrag från svenska staten att tillhandahålla individanpassade läkemedel, så kallade extempore-läkemedel och lagerberedningar. I uppdraget ingår även att upprätthålla verksamheten i krissituationer. De är även en etablerad kontraktstillverkare inom life science-området som tillhandahåller tjänster inom utveckling, analys och tillverkning.
Manuell hantering
Fram till 2018, när APL skaffade ett elektroniskt dokumenthanteringssystem, var all hantering av dokument såsom utskrift, kopiering, stämpling och signering manuell. Det nya systemet uppfyllde emellertid inte önskemålen och var i behov av utveckling.
– Det var ineffektivt och svårarbetat så vi var tvungna att hantera stora delar av dokument-styrningen utanför systemet. Det blev snarare ett system för förvaring i stället för hantering av dokument, minns Inger Bergman, enhetschef för kvalitet på APL, och fortsätter:
– Vi utvärderade fem andra systemleverantörer och valde därefter CANEA ONE, som utöver att
uppfylla kraven enligt GMP var ett modernt och
användarvänligt system.
Standardiserade arbetsrutiner
När APL bestämde sig för att införskaffa CANEA ONE var det hanteringen av kvalitetsdokument i form av SOP:ar (Standard Operation Procedures) och formulär som var i fokus, men systemet skulle även kunna hantera dokument som inte direkt har med GMP att göra.
– Med hjälp av CANEA ONE kan vi nu lägga upp alla typer av dokument samt sätta upp en process för respektive dokumenttyp. Vi har redan flera typer av dokument i systemet, utöver SOP:ar och formulär, såsom till exempel policyer & riktlinjer, SHM-dokument, riskbedömningar och andra kvalitetsdokument.
CANEA Document och CANEA Workflow
CANEA ONE består av fem moduler som kan användas var för sig eller tillsammans i olika kombinationer. Förutom CANEA Document köpte APL även CANEA Workflow för att hantera ärenden.
– Hanteringen av dokument har blivit effektivare och hela flödet av aktiviteter som krävs för att ett dokument ska börja gälla sker nu helt digitalt, vilket spar oss mycket tid.
– Det innebär naturligtvis alltid utmaningar att införa nya system och arbetssätt, och allt har inte blivit som vi tänkt oss, men i det stora hela tycker jag vi har lyckats bra med införandet av både CANEA Dokument och CANEA Workflow.
Resultat
APL lägger nu upp alla typer av dokument och har en process för respektive dokumenttyp, såsom SOP:ar, formulär, policyer & riktlinjer, SHM-dokument, riskbedömningar, med flera. De lägger även upp ärenden som DEV, CR/CC , CAPA, med flera.
"CANEA håller vad de lovar. De har visat en god samarbetsvilja och har lyssnat på våra behov"
Inger Bergman, enhetschef för kvalitet på Apotek Produktion & Laboratorier (APL)
Intresserad av att veta mer?
Vi skapar rätt förutsättningar för ett levande ledningssystem med bättre möjligheter att realisera strategin och öka lönsamheten.
