Sparar 20 miljoner om året

Utmaningen

Man behövde se över effektiviteten i de administrativa rutinerna och processerna som myndigheten hade samt att analysera om det fanns aktiviteter som kunde avskaffas eller förenklas. Processer som kan definieras som administrativa fanns både i de administrativa funktionerna och i kärnverksamheten.

Uppdraget

Minska de administrativa kostnaderna för att kunna lägga en större andel av resurserna på kärnverksamheten. Projektets utgångspunkt var att hitta förenklingar genom att tydliggöra onödiga eller kostsamma moment.

Så här gjorde vi

Vår metodik syftade till att identifiera var och hur tid läggs på onödigt administrativt arbete i stället för kärnverksamheten. Metodiken är i grunden baserad på LEAN Administration men anpassades efter myndighetens unika förutsättningar och situation. Metodiken som användes i projektet kan grovt beskrivas i följande fyra steg:

1. Informationsinsamling – Genom denna upprättas en lista över de brister som leder till onödigt arbete. Representanter för alla delar av organisationen ingår i informationsinsamlingen för att få med alla perspektiv.

2. Strukturera möjligheter och brister – Observationerna kategoriseras, kvantifieras, gallras och kvalitetssäkras. Genom workshops med medarbetarna uppskattas omfattningen av förlusterna. Potentialen uppskattas genom observationer, rimliga antaganden och medarbetarnas erfarenhet om verksamheten och problemen.

3. Analysera och identifiera åtgärder – I denna del grupperas och prioriteras observationerna på lämpligt sätt. Vid tvärfunktionella workshops tas förslag på möjliga förbättringsåtgärder för att komma tillrätta med bristerna fram. Dessa struktureras sedan i sista fasen.

4. Definiera åtgärdspaket – Ett antal åtgärdspaket definieras med syfte att lösa grundproblemen som ligger bakom observationerna samt förhindra att problemen uppstår på nytt. Åtgärderna i åtgärdspaketen beskriver vad som bör göras och delvis hur det ska göras.

Benchmark

En del i projektet var att undersöka hur en annorlunda organisatorisk fördelning av de administrativa resurserna kan förbättra effektiviteten i de administrativa processerna. Då en jämförelse ur ett organisatoriskt perspektiv kompletterar detta väldigt väl utökades projektet med en benchmark, en jämförande studie mot tio liknande myndigheter, för att addera sifferbaserad jämförelsedata till underlaget. De organisationer som ingick i studien var

Kommunikationsmyndigheten PTS
Finansinspektionen
Statskontoret
Arbetsgivarverket
Ekonomistyrningsverket (ESV)
Ekobrottsmyndigheten
Totalförsvarets pliktverk
Kemikalieinspektionen
Skolinspektionen
Fiskeriverket

Projektet identifierade ett antal områden rörande administration där myndigheten hade god potential till effektivitetsförbättring. De identifierade områdena användes som grund för gruppering av åtgärderna i nio arbetspaket. Varje åtgärdspaket analyserades och resultatet visas i nedanstående bild.

Åtgärdspaket

Resultat

Projektets åtgärdslista som i sin bruttoform innehöll över 220 observationer gicks igenom av projektgruppen samt myndighetens medarbetare vid flera workshops. Den totala potentialen av dessa observationer uppgick till cirka 80 miljoner kronor per år.

Studier och erfarenhet visar att det är rimligt att anta att man kan eliminera cirka 50 procent av identifierade kvalitetsbristkostnader. Eftersom visst överlapp finns mellan observationerna bedömdes det från projektet som rimligt att utgå från en potential på 35 procent av identifierade kvalitetsbristkostnader. Dessutom hade projektet en konservativ hållning och använde därför en säkerhetsmarginal på ytterligare 10 procent. De uppskattade potentialerna angavs alltså i underkant och beräknades således till 25 procent av summan av potentialerna/ tidsförlusterna.

Genom detta konservativa angreppssätt uppskattades åtgärdspaketen motsvara en besparing på knappt 20 miljoner kronor per år.