Hoppa till huvudinnehåll

Projekthantering i samhällets tjänst

- Smidigare genomförande av projekt

Intresserad av att veta mer?

Kontakta oss

Andelen arbete som bedrivs i projektform inom offentlig verksamhet har ökat kraftigt de senaste åren. Det finns flera anledningar till detta, men en viktigt faktor som tros ha påverkat utvecklingen är den stora satsningen på infrastrukturprojekt. Projekt är ett passande arbetssätt inom många områden då en kraftsamling av resurser under en begränsad tid kan genomföras för att uppnå ett bestämt syfte.

Bakgrund och utmaning

Att arbeta i projekt kan möjliggöra att ett visst initiativ kan lösas snabbare och smidigare än om det skulle behandlats på vanligt sätt inom linjeorganisationen, speciellt om många oklarheter råder inför arbetet. Dessutom har det visat sig att projekt är en lämplig arbetsform när förändringar i omvärlden sker allt snabbare.

Bara för att man väljer arbetsformen projekt leder det dock inte automatiskt till att resultatet blir bra. Projektarbetsformen behöver förutsättningar i form av en projektmodell som styr och stödjer arbetet, lämpliga verktyg för att arbeta effektivt och personer som förstår hur projektarbete ska bedrivas.

I offentlig verksamhet finns en del vanliga utmaningar i projektarbetsformen:

  • En projektmodell styr och stödjer hur projektledningen ska gå till. Denna måste synkas med befintliga processer för att det totala arbetet ska bli bra. Exempelvis behöver planprocessen beskrivas så att projektarbetssättet och projektmodellen kan appliceras på dessa relativt likartade projekt. Samtidigt behöver projektmodellen fungera väl med den investeringsprocess som finns i verksamheten, där investeringarna kan vara av väldigt olika art och typ.
  • Linjeorganisationen är stark eftersom den i vissa delar även är lagstadgad, på så sätt som varje nämnd har ett eget verksamhetsansvar enligt kommunallagen. Projekt är ofta tvärfunktionella och kan därför komma i konflikt med linjeorganisationen avseende medel, mål och resurser. Det ställer krav på samordning och samverkan mellan projekt och linjeorganisation, men också mellan olika projekt. Ofta ligger ansvaret för samordning och samverkan på en annan nivå än projektet, såsom att kommunstyrelsen enligt lag har en skyldighet att samordna. Det är också på grund av kommunallagen inte möjligt att ge ett projekt ett verksamhetsansvar eller befogenheter. Befogenheterna ligger kopplade till personernas linjeansvar.
  • Projekt i offentlig verksamhet är oftare styrda av regelverk såsom lagen om offentlig upphandling och kommunallagen, som påverkar hur resursplanering och kostnadskalkylering ska göras. Det påverkar även hur projektorganisationerna bör se ut och hur ändringshantering måste ske inom projekten.
  • En annan utmaning är antalet projekt. Ofta är hundratals projekt igång samtidigt vilket ställer krav på att arbetssätt och strukturer finns på plats för att hantera projekt på övergripande nivå. Detta kallas oftast projektportföljhantering och programledning. Det innefattar blanda annat att definiera behov och nyttor, prioritera bland möjliga projekt, koppla arbetet till budgetarbetet, initiera projekt samt följa upp och styra projekt på övergripande nivå.
  • En skillnad mellan projekt i offentlig verksamhet och projekt i privat verksamhet är att projekten i offentlig verksamhet generellt har ett klart större antal intressenter. Detta gör att intressentanalyser och intressenthantering blir extra viktigt i projektledningen, eftersom det är mer komplex. Dessutom har internationella studier visat att bristande intressenthantering är en av de vanligaste anledningarna till att projekt inte blir så bra som förväntat.
  • En ytterligare utmaning är att projekt ofta innebär att flera parter inom den offentliga verksamheten behöver samverka och samarbeta, samtidigt som dessa parter ibland har en myndighetsutövande roll. Det gör det extra viktigt att definiera arbetspaket och beslutsmodeller för projekten samt forma lämpliga forum för beslutsfattande.
  • En annan sak som utmärker projekt i offentlig verksamhet är att det är svårare att få till en fastställd projektbudget för projekt som sträcker sig över flera år, speciellt när det är flera aktörer som är med och finansierar projektet. Detta gör att det blir extra höga krav på hur arbetet med prognostisering i projekten genomförs. Det är ju synd om ett projekt håller inne med pengar som ett annat projekt kunde ha använt för att skapa nytta.

Lösning

I mer än 25 år har vi hjälpt verksamheter inom offentlig sektor att förbättra sin projekthantering. Vår erfarenhet sträcker sig från att implementera projektmodeller och IT-stöd för projekthantering, utbilda projektägare och projektledare, till att agera förändringsledare, skapa anpassade processer för planering och investering, samt möjjliggöra tydligare kopplingar mellan verksamhetsprocesser och budgetprocesser.

Vi arbetar med internationella standarder för projektledning, såsom PMI, IMPA och Prince2 samt applicerar vanligt förekommande projektmodeller såsom XLPM, PPS och Pejl. Med erfarna och certifierade projektledningskonsulter ser vi till att ni lyckas bättre med er projekthantering.

Vi hjälper er med samtliga delar av projekthanteringen:

Projektmodell
Etablera en gemensam syn på hur projekten ska bedrivas genom en projektmodell anpassad för just er verksamhet. Vi kan hjälpa er att utforma en projektmodell som tydliggör projektorganisationens ansvar och roller samt dess förhållande till organisationen i sin helhet.

Utöver det ger projektmodellen en grundstruktur för projektets genomförande avseende faser och grindar, samt tillhandahåller mallar, metoder, verktyg och processer för de vanligaste momenten i projekten.

Program- och portföljhantering
För att lyckas krävs också en samordning mellan de olika initiativ som bedrivs inom en verksamhet. Det handlar om att förstå beroenden och balansera resurser på en högre nivå, men också om ett strukturerat sätt att välja att sätta igång projekt.

Ökad projektmognad
En verksamhets projektmognad beror på en mängd saker som processer, systemverktyg, arbetssätt och kompetens. Vi har en etablerad modell för att göra en projektmognadsanalys av er verksamhet för att förstå nuläget och vad som krävs för att öka projektmognaden. Kort sagt – vilka åtgärder som blir viktigast för att öka mängden framgångsrika projekt.

Utbildningar - Ökad kompetensnivå för alla som jobbar i projekt
Vi har ett brett utbud av utbildningar som riktar sig till projektledare på såväl grundnivå som avancerad nivå. Vi har även beställarutbildningar och utbildningar för de som ska arbeta i projekt i andra roller än projektledarrollen. Vi är R.E.P., Registered Education Provider, av PMI, IPMA och Prince2.

Projektlednings- och projektledarstöd
För vissa projekt kan våra erfarna konsulter själva gå in och agera projektledare. Vår specialitet är projekt av verksamhetsutvecklingskaraktär. Vi kan även fungera som projektledarstöd eller coach till projektledare i er organisation.

Projektrevisioner
Vi kan hjälpa er kvalitetssäkra era projekt med projektrevisioner för att säkerställa att projekten utförs på bästa sätt, samt identifiera möjliga områden som projekten behöver arbeta med för att ytterligare öka sannolikheten till framgång.

Förändringsledning
En viktig aspekt för att få ut nyttan av projekt är att ta hänsyn till den mänskliga sidan av en förändring. I de fall projektens värde är beroende av människor som behöver ändra sitt beteende krävs ett extra fokus på det humana perspektivet. Vi har strukturerade arbetssätt för förändringsledning genom vår egen IFAB-modell och certifierade förändringsledare.

Läsa mer om vad vi erbjuder inom projekthantering:

I mer än 25 år har vi hjälpt företag att förbättras. Vill du veta vad vi kan göra för dig?

Kontakta oss

Våra uppdrag

Några exempel från det stora antal framgångsrika uppdrag vi har genomfört inom området.

Ett föredöme inom professionell projekthantering

Med vår P5-modell ökade en teknisk förvaltning sin projektmognad drastiskt, samtidigt som själva genomförandeprojektet ansågs som ett föredöme för framgångsrik projektledning.

Trafikverket får effektivt ledningssystem

Vi ledde arbetet med att skapa och implementera ett ledningssystem för 6000 anställda vid bildandet av Sveriges största statliga verk - Trafikverket.

Några av våra kunder

Våra konsulter har genom årens lopp hjälpt hundratals organisationer till en mer lönsam och effektiv verksamhet.