Hoppa till huvudinnehåll

Projektmognadsanalys

- En del av Förändringsledning och Projektledning

Verksamheter med hög projektmognad påvisar tydligt bättre resultat från sina projekt. Med bättre resultat menas projekt som håller budget, levererar i tid, att projektets resultat uppfyller de krav som ställs och att nyttan uppnås.
Hur projektmogen är Din verksamhet?

Projektmognadsanalys ingår i CANEA Business Excellence och är en del av konceptet Förändringsledning och Projektledning

Intresserad av att veta mer?

Kontakta oss

En projektmognadsanalys är en utmärkt start på arbetet med att förbättra projektverksamheten. CANEAs P5-analys har sin teoretiska grund i P3M3 som utvecklas för offentlig sektor i Storbritannien och OPM3 från Project Management Institute (PMI).

Till skillnad mot andra modeller som oftast är inriktade mot att komma fram till ett nuläge är CANEAs P5-modell inriktad på att definiera vilka åtgärder som skulle ge mest effekt för att öka verksamhetens projektmognadsnivå.

CANEAs P5-analys är framtagen för att analysera projektverksamheter ur ett brett perspektiv för att ge en mer komplett åtgärdsplan för att praktiskt öka projektmognaden i verksamheten.

P5-modellen

P5-modellenUtifrån erfarenhet så kan en organisations mognadsgrad ur ett projektperspektiv avgöras av fem perspektiv. P5-analysen är uppbyggd kring de fem perspektiv som avgör projektmognaden:

  • Processer
  • Projektmodell
  • Projektsamordning
  • Projekthanteringssystem
  • Professionalism

Analysen är tänkt att som ett första steg analysera förbättringsmöjligheter utifrån de fem perspektiven.

Varje del i modellen och dess underområden värderas på en skala ett till fem för att se hur organisationen ligger till gällande projektmognad.

Modellens delar

Modellen bygger på fem delar. Varje del består av ett antal underområden. Det är inom dessa områden analysen genomförs för att få fram en övergripande status för respektive område.

Projektmodell

Projektmodell eller projektprocess är det som ska tillföra en gemensam struktur till de projekt som drivs inom organisationen. Projektmodellen bör vara dynamisk, med ständiga förbättringar, för att följa företagets utveckling. En strävan efter att få planering och styrning integrerat mellan projekt i organisationen är viktig.

Projektsamordning

Även om enskilda projekt drivs bra behöver säkerställer det inte att den samlade projektverksamheten är optimal. Vid företag som framgångsrikt driver projekt är projektsamordning och portföljhantering naturligt kopplade till organisationens strategi. Systematisk övervakning och förändring av portföljen ses som en naturlig del i ledningsarbete.

Projektverktyg

Projekthantering handlar om vilken typ av verktyg man har för projektledning och projekthantering. Exempel på verktyg är rutiner, checklistor och mallar samt IT-lösningar.

En IT-baserad lösning för hantering av projektfortföljen och för alla projekt är vanlig på företag med väl utvecklad projekthantering. Systemen innehåller då alla de delar som behövs för projekthantering såsom planering, styrning genom Earned Value, dokumenthantering, tidrapportering, kostnadsuppföljning, mm. För högsta effektivitet är systemen kopplade till verksamhetens övriga IT-system.

Professionalism

Det är människor som driver och arbetar med projekt. För att nå framgång behöver det finns tillräcklig kompetens. Den här delen av modellen handlar om projektledarkompetensen bland projektledarna och i organisationen. Det är av stor vikt att projektledning är en kompetens som värdesätts i organisationen. Certifierade projektledare leder till högre kvalitet i arbetet. Styrgruppsmedlemmar bör ha djup insikt och kunskap kring projektledning och projektsamordning.

Processer

Projektarbetsformen används i många olika processer som t.ex. marknadssatsningar, produktutveckling och intern verksamhetsutveckling, mm. Den processtyrning som finns i verksamheten. Dessutom är projekten beroende av väl fungerande stödprocesser. Processerna bör utvecklas systematiskt och kontinuerligt och det bör finnas naturliga kopplingar mellan processerna och alla andra styrmedel i verksamheten.

Genomförande

P5-analysen genomförs i fem huvudsakliga steg.

Dokumentgranskning

Här samlas befintligt material in. Det kan handla om nuvarande styrning, befintliga system, strukturer på plats, resultat från genomförda projekt, slutrapporter från projekt, statistiskt material, mm.

Enkät

För att få fram kvantitativt underlag till analysen tas en anpassad enkät fram som skickas ut i organisationen. Enkäten innehåller frågor relaterade till modellens underområden.

Intervjuer

Resultatet från dokumentgranskningen används för att förbereda mer djuplodande frågor som används vid intervjuer där kvalitativt underlag samlas in. Resultaten från intervjuerna används för att definiera hur organisationen ser sin egen projektmognad samt den faktiska projektmognaden.

Analys

Resultaten från dokumentgranskningen, enkäten och intervjuerna sammanställs i tabeller och grafer. Utifrån sammanställningen definieras målnivåer inom P5-modellens huvudområden samt nuvarande mognadsnivå. Respektive underområde i modellen analyseras sedan för att komma fram till förslag på lämpliga åtgärder. En ekonomisk analys utförs också gällande åtgärdernas kostnad och effekter.

Workshop och Rapportering

Det sammanställda materialet från analysen används tillsammans med utbildningsmaterial från CANEAs projektutbildningar för att ta fram en anpassad workshop. Under workshopen gås analysresultatet igenom tillsammans med föreslagna åtgärder. Dessutom skapas ett business case under workshopen kring de föreslagna åtgärderna. Efter workshopen sammanställs det slutliga resultatet i en rapport där föreslagen åtgärdsplan tas med.

Resultat

Genomförande av en P5-analys skapar samsyn i organisationen kring nuvarande projektmognadsnivå samt en gemensam bild kring den målnivå som är realistisk att uppnå inom en definierad tidsperiod.

Resultaten från P5-analysen är en prioriterad åtgärdsplan med konkreta åtgärder och tillhörande ekonomiskt underlag för att öka projektmognaden i organisationen. Det innebär att organisationen snabbt kan komma igång med genomförande av åtgärder enligt en fastställd genomförandeplan.

P5-analysen följs oftast av olika delprojekt beroende på de åtgärder som rekommenderas. Efter att ha genomfört åtgärderna så kommer en implementeringsfas där de olika förslagen implementeras på ett genomtänkt sätt för att inte organisationen faller tillbaka i gamla hjulspår.

I en mogen organisation sker ständigt förbättringar och efter P5-analysen och åtgärdade förslag så är organisationen redo att ständigt utveckla sin projektmognad. Till er hjälp finns CANEAs erfarna konsulter för att kontinuerligt hitta förbättringsförslag och leverera konkreta åtgärdspaket.

I mer än 20 år har vi hjälpt företag att förbättras. Vill du veta vad vi kan göra för dig?

Kontakta oss