Styrelsen och VD:n spelar båda kritiska roller i strategiutvecklingsprocessen, även om deras ansvarsområden och engagemang skiljer sig åt i olika faser av processen. En effektiv samverkan mellan dessa två parter är avgörande för att skapa en framgångsrik och genomförbar strategi. Här är 10 steg för hur styrelsen bör samarbeta med VD:n kring strategiutveckling:
- Definition av vision och mission: Idealt ska vision och värderingar komma från ägarna, gärna i ägardirektivet om ett sådant är relevant. Utifrån direktivet bör Styrelsen, med input från VD:n, formulera eller bekräfta företagets övergripande vision och mission. Dessa uttalanden tjänar som grunden för strategiutvecklingen.
- Datainsamling och analys: VD:n, tillsammans med sin ledningsgrupp, bör samla in relevant data runt omvärld och nuläge på interna resurser och leveransförmåga. Det finns en stor mängd olika modeller och analytiska verktyg som kan användas. Det är ofta värdefullt att använda ett flertal teorier och modeller för att få flera perspektiv på nuläget. Strategin är sedan hur vi ska ta oss fram till visionen och de långsiktiga målen på det bästa sättet. Styrelsen bör granska och ge feedback på denna analys.
2.5 Strategidagar: Datainsamlingen och en förberedande analys kan med fördel göras innan strategidagarna med styrelsen. Det är värt att ha med externa föreläsare eller konsulter för att bidra med t.ex. omvärldsinformation, nya tankesätt eller annat som kan påverka strategiutvecklingen. Kunder, konkurrenter eller leverantörer kan också vara värdefullt att bjuda in. För att få en stark förankring redan tidigt i arbetet är det lämpligt att även ha med ledningsgruppen eller andra nyckelpersoner i verksamheten. Outputen från strategidagarna är en första version på strategi med tillräcklig detaljnivå för att utveckla de operativa planerna.
- Utveckla strategiska initiativ: VD:n föreslår vanligtvis specifika strategiska initiativ baserat på den tidigare nämnda analysen och strategin. Styrelsen spelar en viktig roll i att utvärdera, utmana och prioritera dessa förslag. Använd gärna en agil approach med de strategiska initiativen och lägg upp dem i sprinter på 3-4 månader. Tät uppföljning och fokus i implementationsteamet gör att ni kommer fortare fram.
- Fastställa mål och KPI:er: Tillsammans bör styrelsen och VD:n definiera klara, mätbara mål för strategin, samt nyckelindikatorer (KPI:er) för att övervaka framstegen. Välj en målstyrningsmodell som passar verksamheten och som ni klarar av att implementera och följa upp. Det absolut viktigaste är att styrelsen begär uppföljning och information runt mål och nyckeltal.
- Ressurstilldelning: VD:n bör presentera förslag på hur resurser (såsom kapital, personal och tid) bör allokeras för att effektivt genomföra strategin. Styrelsen granskar och godkänner dessa förslag. Om inte tillräckligt med resurser finns måste en revidering av strategin göras och styrelsen komma med en prioriteringsordning. Det är först när det finns operativa planer som vi vet att vi har en fungerande strategisk plan.
- Riskbedömning: Strategiutveckling innebär ofta risktagande. Styrelsen bör arbeta tätt med VD:n för att identifiera potentiella risker med den föreslagna strategin och diskutera sätt att mildra dessa risker. Uppdatera riskregistret och utvärdera verksamheten baserat på den nya strategin. Gör även riskbedömningar på de strategiska initiativen.
- Kommunikation: När strategin har fastställts bör styrelsen och VD:n tillsammans säkerställa att den kommuniceras effektivt genom hela organisationen. Alla bör förstå sin roll i strategins genomförande. Det är först när vi har en förståelse i organisationen som vi kan prata om att vi har en strategi för verksamheten. Det behöver inte vara att alla förstår allt i strategin, men det ska vara klart för varje medarbetare hur de bidrar till strategin och måluppfyllnaden.
- Övervakning och uppföljning: Efter att strategin rullats ut är det viktigt med regelbunden uppföljning. VD:n bör regelbundet rapportera till styrelsen om framstegen, med hjälp av de tidigare definierade KPI:erna. Detta bör ingå i månadsrapporteringen.
- Revidering och justering: Baserat på rapportering och feedback bör styrelsen och VD:n vara beredda att justera strategin om förhållandena ändras eller om vissa initiativ inte levererar som förväntat. Strategin bör justeras så fort vi märker att interna eller externa faktorer har förändrats så att det påverkar oss. Detta gör att vi med fördel pratar om strategin på samtliga styrelsemöten, och att det kan vara bra att avsätta tid, inte bara under strategidagarna utan lite mer tid under t.ex. två andra möten under året.
- Utbildning och professionell utveckling: Styrelsen bör uppmuntra och kanske till och med finansiera fortbildning för VD:n (och sig själva) inom områden som är relevanta för strategiutveckling och genomförande.
Genom att engagera sig aktivt och konstruktivt i strategiutvecklingsprocessen kan styrelsen hjälpa till att säkerställa att företaget är välpositionerat för framtidens utmaningar och möjligheter. CANEA kan hjälpa till med ett eller samtliga av dessa 10 steg!
