Forming – startskottet för teamdynamiken
Varje nytt projekt börjar med formningsfasen. Det är här gruppmedlemmarna samlas, bekantar sig med projektets vision, konfronteras med dess utmaningar, sätter upp sina mål och påbörjar sina tilldelade uppgifter. I denna inledande fas kan individuella bidrag ta överhanden eftersom gruppmedlemmarna självständigt fokuserar på sina ansvarsområden.
Projektledaren spelar en avgörande roll i denna fas genom att upprätta tydliga kommunikationskanaler och anordna kickoff-möten för att redan från början ange den rätta riktningen för projektet. I denna fas strävar projektmedlemmarna efter att bli bekväma i gruppen och känna tillhörighet. Det är förklaringen till att man inte brukar ge uttryck för så många olika synpunkter och åsikter i denna fas. Som projektledare bör du skapa en atmosfär av förtroende och öppen kommunikation för att säkerställa att teamet startar i enighet.
Tips: Uppmuntra öppna dialoger
Lägg tid på att skapa en miljö där gruppmedlemmarna känner sig fria att öppet uttrycka sina idéer, frågor och funderingar. Rent praktiskt kan det innebära att förbereda ett antal frågeställningar som man kan börja prata om i grupper om två, för att sedan dela med hela gruppen. Att uppmuntra till öppna dialoger skapar inte bara förtroende utan gör det också möjligt att tidigt identifiera potentiella problem eller möjligheter.
Storming – lösa meningsskiljaktigheter och främja tillväxt
Stormning är den fas då teamet ställs inför utmaningar, både personliga och projektrelaterade. Gruppmedlemmarna börjar uttrycka sina åsikter, vilket kan leda till konflikter när olika arbetsstilar och perspektiv kolliderar.
Projektledaren, som ska se till att projektet flyter på, måste vara redo för att hantera meningsskiljaktigheter och skillnader i arbetsmetoder. Kommunikation spelar en avgörande roll för att lösa konflikter och upprätthålla en harmonisk arbetsmiljö.
Du som projektledare kan moderera diskussioner samt ge konstruktiv feedback för att utrusta gruppmedlemmarna med färdigheter för att hantera konflikter på ett effektivt sätt. Som projektledare är det viktigt att du lyssnar till olika medlemmars åsikter och tar vara på det engagemang som kommer fram i denna fas.
Tips: Bejaka mångfalden av tankar
Inse att olika perspektiv kan leda till innovativa lösningar. Uppmuntra gruppmedlemmarna att uppskatta och utnyttja sina olika synsätt för att hantera komplexa problem på ett mer effektivt sätt.
Norming – etablera normer, roller och samarbetsmönster
Normgivningsfasen är det skede då teamet smälter samman till en mer enig och samarbetsinriktad enhet. Skillnader jämnas ut, normer etableras och ömsesidig respekt mellan teammedlemmarna uppstår.
I takt med att normer etableras ökar risken för att projektmedlemmar avstår från att uttrycka kontroversiella idéer. Denna tendens bör motverkas av dig som projektledare genom att kommunicera värdet av olika perspektiv.
Kommunikation fortsätter att fungera som den sammanhållande kraften kring ett gemensamt mål i projektteamet. Regelbundna team-möten och öppna återkopplingskanaler är avgörande för att upprätthålla en samarbetsinriktad arbetsatmosfär.
I normgivningsfasen ökar kommunikationen mellan projektmedlemmarna och projektledarens roll tonas ner. Ibland kan man som ledare känna sig mindre behövd i denna fas men det är alltså en positiv utveckling. Du som projektledare får ta rollen som coach, vars huvudsakliga syfte är att etablera normer, roller och samarbetsmönster. Det säkerställer att teamet behåller sin positiva drivkraft och fokuserar på kompetensutveckling och förbättrat samarbete.
Tips: Fira prestationer
Uppmärksamma och fira både små och stora prestationer i teamet. Det höjer inte bara moralen utan förstärker också känslan av enighet och ett gemensamt mål inom teamet.
Performing – nå toppen av framgång
Prestationsfasen karaktäriseras av hög produktivitet, friktionsfritt samarbete och ett obevekligt fokus på att uppnå projektmålen. Team-medlemmarna behärskar nu sina roller och synergin är tydlig.
I denna fas tonas projektledarens roll ner än mer. Merparten av besluten fattas av projektmedlemmarna själva och projektledaren deltar främst som en av medlemmarna i projektet.
Projektledarens kommunikation syftar nu främst till att bibehålla och främja en god arbetsmiljö genom att till exempel bejaka teammedlemmarnas resursbehov eller att agera som ett informationsfilter gentemot resten av organisationen.
När performing-fasen har uppnåtts behöver du som projektledare inte längre agera vid meningsskiljaktigheter. Medlemmarna har nu självförtroendet att hantera meningsskiljaktigheter själva och ser de nu snarare som en möjlighet att utvecklas än ett hinder.
Tuckmans modell är inte en linjär process; det är inte ovanligt att ett och samma team rör sig genom faserna flera gånger. Även om teamet förblir intakt kan förändringar i organisationen eller omvärlden göra att teamet går tillbaka ett eller flera steg. Du som projektledare måste därför vara uppmärksam på förändringar och anpassa din kommunikationsstil och ditt tillvägagångssätt för att möta teamets skiftande behov.
Tips: Utvärdera och var vaksam på självbelåtenhet
Utvärdera regelbundet projektteamets framsteg, teamdynamiken och kommunikationseffektiviteten. En sak att vara vaksam på är självbelåtenhet, om tillfredställelse och självbelåtenhet sprider sig i teamet kan det leda till tillbakagång och minskad effektivitet.
Slutsats
När du ger dig i kast med nästa projekt ska du komma ihåg att det inte bara handlar om att uppnå projektets milstolpar. Utan också om att skapa ett sammansvetsat team som kommunicerar effektivt, hanterar meningsskiljaktigheter och uppskattar varandras olikheter. Effektiv kommunikation, återkoppling och coachning är de redskap som du har för att säkerställa att ditt projekt blir framgångsrikt.
Om kommunikation och ledarskap i projekt är något som du eller din organisation kämpar med, då har vi en utbildning som fokuserar på just det. Utbildningen ”Ledarskap för projektledare” utvecklar projektledare till att kunna skapa högpresterande grupper samt leda och hantera människor i projekt.
