Hoppa till huvudinnehåll

Dokumenthantering

Dokumenthantering skapar ordning och reda i er verksamhet! Läs mer om sökning, strukturering och styrning av all typ av affärsinformation och dokumentation.

Många organisationer har olika lagringsplatser för att hantera den gemensamma dokumentationen; pärmar, gemensamma filservrar, medarbetarnas datorer, olika databaser och intranät. Ibland upplevs även de befintliga systemen som krångliga och inte anpassade efter verksamhetens behov vilket resulterar i att sökning efter information försvåras avsevärt och är tidsödande.

Det finns inte tid och resurser till att uppdatera information och säkerställa att den är på rätt plats och riktad till rätt målgrupp.

Affärsnytta med dokumenthantering

Enligt analysföretaget Gartner så finns det i genomsnittsorganisationen elva kopior av varje dokument runt om i verksamheten. Det finns ofta en stor lönsamhetspotential i att införa en central och gemensam lösning för dokumenthantering som dessutom minskar kostnaderna för sökning, administration och uppdatering.

En väl fungerande lösning för dokumenthantering kan på ett avgörande sätt höja kvaliteten hos levererade produkter och tjänster, båda intern och externt. Genom den struktur som skapas vid införandet läggs hörnstenarna för att på ett effektivt sätt styra verksamheten samt underlätta ledning och förbättring.

Lösningen för dokumentstyrning ger även följande fördelar:

  • Lätt att hitta information – Snabb sökning och optimal tillämpning.
  • Styrd och säker hantering - Säkerställer remiss, åtkomst och format.
  • Enkelt att uppdatera - Alltid uppdaterat innehåll.
  • Uppfyller krav på dokumentstyrning - Från kunder och standarder såsom ISO 9000.

Erfarenheter kring dokumenthantering

Vår erfarenhet säger att det viktigaste för att en lösning för dokumenthantering skall ge maximal nyttoeffekt är enkelheten för alla typer av användare, såväl sällananvändare som användare med lägre datormognad. En vanlig användare skall inte behöva genomgå en utbildning för att kunna hantera systemet. En lösning som är funktionell skapar värde om den är enkel, intuitiv och används av alla medarbetare!

En annan viktig aspekt är flexibiliteten. En lösning för dokumentstyrning som kan hantera alla typer av dokument behöver ha en välutvecklad flexibilitet för att kunna tillgodose olika behov. Hanteringen, sökningen, remissflödena och egenskaperna varierar ofta beroende på om det är ledningssystems-, projekt-, produkt- eller marknadsdokumentation.

Användningsområden

Exempel på tillämpningsområden:

  • Integrerade ledningssystem med
    - Processdokumentation
    - Instruktioner
    - Checklistor
    - Mallar
  • Handböcker och manualer
  • Produktbeskrivande dokument
  • Marknads- och försäljningsmaterial
  • Avtal och offerter
  • Projektdokumentation

Hur löser CANEA ONE dokumenthantering?

CANEA ONE är en integrerad programfamilj för verksamhetsledning som hjälper till att lösa det grundläggande organisatoriska dilemmat att koordinera verksamhetens resurser och arbetssätt genom att koppla ihop strategier, projekt, processer, ärenden och dokument.

Modulen Document är utformad för att hantera alla typer av dokument och information i ett livscykelperspektiv:

  • Enkelt att skapa nya dokument utifrån mallar.
  • Flera sökmöjligheter för olika behov.
  • Det går snabbt att uppdatera dokument.
  • Grafisk navigering för sällananvändare.
  • Inbyggd ordbehandlare.
  • Integration med MS Office.
  • Behörighetsstyrd åtkomst.
  • Tydlig överblick och struktur.
  • Effektiv remisshantering.
  • Arkivering och gallring.

Läs mer om Document här!