När Göteborg Roro bytte ägare 2012 behövde terminalen ett nytt, mer flexibelt ärendehanteringssystem. Efter att ha utvärderat ett flertal alternativ föll valet på CANEA Workflow.
Bakgrund och behov
Både lagstiftningen, svenska myndigheter samt ISO 9001 och 14001 ställer krav på spårbarhet vid hantering av avvikelser. Det gamla systemet Göteborg Roro använt för avvikelsehantering var egenutvecklat. Vid systembytet efterfrågade Göteborg Roro ett renodlat system som passar för både personskador, godsskador och andra avvikelser. CANEA Workflow uppfyllde alla dessa krav och behov.
Införande
”Det var nödvändigt att det system som valdes kunde installeras omgående. Jag arbetade under den lugnare delen av sommaren och det var ett perfekt tillfälle att implementera CANEA Workflow. Flexibiliteten från CANEA gjorde att införandet var klart innan hösten då alla andra system skulle bytas ut” säger Kajsa Asker, HSEQ Manager på Göteborg Roro.
Två personer på Göteborg Roro har administratörs- och designrättigheter i systemet. Det innebär att de bland annat styr över vilka som har tillgång till systemet och vilka steg respektive person ska hantera i ärendeflödet. Administratörerna kan själva sätta upp nya vyer, konfigurera funktionalitet, förbättra processen och bygga nya formulär. Vi på CANEA hade i början av projektet personal på plats som visade hur CANEA Workflow fungerar och gav en hjälpande hand vid uppsättning av systemet. Då det gamla systemet var mer komplicerat och komplext var det inga problem för någon av de anställda att lära sig arbetssättet i CANEA Workflow . Idag utbildar Göteborg Roro nya användare på egen hand, i takt med att behov uppstår.
Nytta
Gällande skador på last och egendom kan Göteborg Roro dels rapportera och dokumentera skador som upptäcks innan godset hanteras, dels skador som uppstår på grund av Göteborg Roros hantering. Man kan också knyta rapporterna till foton och annan dokumentation. I ärendet för personskador har lagts till ett formulär för fördjupad utredning samt även möjlighet att kunna följa upp om rapportering har gjorts till Arbetsmiljöverket, Försäkringskassan eller andra försäkringsbolag. Rapporten för tillbud har gjorts enkel för att underlätta för sällananvändaren och kunna öka rapporteringsviljan.
Med hjälp av CANEA Workflow kan alla typer av skador rapporteras in på samma ställe, oavsett var de upptäcks. Varje skada blir ett ärende som skickas vidare för att sedan handläggas av rätt person. Det är en stor fördel när man söker på enskilda skador och hittar all information om ett ärende samlad på samma plats.
Jämfört med tidigare system Göteborg Roro använt blir uppföljningen tydligare. Man skickar vidare ”åtgärd” och ”uppföljning” till nästa ansvarige och den personen kan genast ta tag i ärendet. Systemet ger också en tydlig överblick av vilka ärenden som väntar på din uppmärksamhet. Utöver detta är CANEA Workflow integrerat med Göteborg Roros ekonomisystem, VISMA. Det gör att man bland annat kan se hur stort självriskbelopp som ligger bokat mot försäkringsbolaget. Nästa steg för Göteborg Roro är att gå vidare med mobil rapportering av skador med hjälp av CANEA ONEs app för smartphones.
”Jag visste från början vad jag ville ha ut av systemet och vad som behövde rapporteras. Men exakt hur det skulle bli i slutändan förstod jag inte från första stund. Det känns jättebra att systemet är så konfigurerbart. Vi kan anpassa det enkelt efter både våra processer, dess faser, formulär och regelverk, men även uppföljningsfunktioner såsom vyer och mail-aviseringar. Flera fördelar med systemet har vi förstått först efter införandet, och i takt med att vi lär oss systemet förstår vi i vilken utsträckning vi kan använda det”, avslutar Kajsa.
Om Göteborg Roro
Göteborg Roro är den stora roro- och bilterminalen i Göteborg och en av de ledande i Norden. Det ligger i Göteborgs hamn, vid mynningen av Göta Älv, precis vid Älvsborgs vackra fästning. Fartyg från 7 destinationer anlöper hamnen regelbundet med 21 anlöp per vecka.
Göteborg Roro, ett roro-nav specialiserat på bil- och rorohantering, är en viktig del av den svenska import- och exportkedjan. All typ av rullande gods lastas och lossas på terminalen av nästan 300 anställda. Kommersiella bilar, trailrar, gods på kassetter, maskiner, containrar och projektlaster passerar genom en av terminalens 7 roro-kajer till antingen England, Belgien eller Finland. Terminalen är belägen bredvid den största containerterminalen i Skandinavien, vilket skapar möjligheter att nå ut till hela världen.
"Det var nödvändigt att det system som valdes kunde installeras omgående. Jag arbetade under den lugnare delen av sommaren och det var ett perfekt tillfälle att implementera CANEA Workflow. Flexibiliteten från CANEA gjorde att införandet var klart innan hösten då alla andra system skulle bytas ut"
Kajsa Asker, HSEQ Manager, Göteborg Roro
Intresserad av att veta mer?
Vi skapar rätt förutsättningar för ett levande ledningssystem och ger ökad lönsamhet och bättre möjligheter att realisera din strategi.
