Det ställs högre krav på ett ledningssystem i biotechbranschen än i många andra branscher, både på det som hanteras i systemet och på systemet i sig. För bioteknikföretaget Repligen landade valet därför på CANEA ONE.
Behovet av ett nytt system hade vuxit fram under en tid, dels genom egna erfarenheter, dels genom feedback från vårt ISO-certifieringsorgan. De såg en förbättringspotential och att det skulle underlätta för oss med ett datorstöd istället för manuell hantering, berättar Anna Åkesson*, kvalitetschef på Repligen Sweden.
Repligen Sweden AB är ett helägt dotterbolag till det globala life science-företaget Repligen. Verksamheten är uppdelad på fyra områden; Proteins, Filtration, Cromatography och Analytics.
Repligen i Sverige har anläggning i Lund där man arbetar med området Proteins. Via mikrobiell fermentering (odling) tar man fram bakterier för att producera proteiner. De används bland annat för att tillverka moderna cancerläkemedel.
– Eftersom våra produkter är kritiska råvaror för våra kunder har vi valt att basera vårt ISO9001/14001-certifierade kvalitetssystem på europeisk GMP, ett regelverk för läkemedel. Repligen tillverkar inte läkemedel själva, men har en nära koppling till den branschen via kunderna.
Högt ställda krav
– Vi hade inget systemstöd tidigare utan arbetade manuellt med vår dokumentation och våra ärenden. Efter hand som verksamheten expanderade så uppkom ett behov av ett systemstöd, säger Anna Åkesson.
CANEA ONE var ett av systemen som Repligen utvärderade under 2016.
– Valet föll på CANEA ONE därför att systemet är enkelt att använda och för att det enkelt går att anpassa efter våra specifika behov, säger Anna Åkesson och fortsätter:
– Vi använder dokument- och ärendehanteringsmodulerna. I ärendehanteringsmodulen började vi med att digitalisera tre flöden och därefter har det tillkommit ett flöde så att det idag ingår ändringsärenden, avvikelser, CAPA (Corrective and Preventive Action) och tillbudshanteringar.
Repligen Sweden var först inom koncernen med att implementera CANEA ONE. Moderbolaget hade redan ett annat system, men har nu delvis övergått till att använda CANEA ONE för ärendehantering.
Positivt mottagande bland medarbetarna
Mottagandet inom organisationen har varit positivt även om det alltid är en process att lära sig ett helt nytt system.
– Det flesta kom igång snabbt med CANEA ONE eftersom det är lättanvänt. Istället för att vi tidigare hade några få personer som administrerade ett papperssystem så har vi nu flyttat ut ansvar i organisationen. Idag lägger Repligen mycket mindre tid på administration än tidigare, vilket förstås är väldigt positivt.
– Från min sida som kvalitetschef är det en stor fördel att jag lätt kan få överblick. Idag är det mycket enklare att få sammanställningar och att ta ut statistik ur systemet. Det flesta kom igång snabbt med CANEA ONE eftersom det är lättanvänt. Det kan vara knepigt att få ett helhetsgrepp med manuella system och listor i Excel. Med CANEA ONE kan man sortera informationen bättre och därmed också se andra och nya samband som man inte har tänkt på tidigare, bara genom att sitta och ”leka” lite med siffrorna, säger Anna Åkesson och tillägger:
– Systemet hjälper oss också vid inspektioner av ISO-organen och av kunder. Det är bara positivt från alla perspektiv. Vi kan snabbt och enkelt komma åt all information som efterfrågas. Det är bara att plocka fram!
Repligen ser nu framför sig att det finns fler ärendeflöden som skulle kunna digitaliseras så småningom, exempelvis kund- och leverantörsreklamationer.
– Det ligger överst på önskelistan, avslutar Anna Åkesson.
"Valet föll på CANEA ONE därför att systemet är enkelt att använda och för att det enkelt går att anpassa efter våra specifika behov."
Anna Åkesson, kvalitetschef, Repligen Sweden.
*) Transparens: Uttalandena i artikeln ovan är från mitten av 2020. Den 1 mars 2024 började Anna arbeta som managementkonsult på CANEA. Eftersom vi jobbar med fantastiska kunder händer det ibland att någon av våra konsulter börjar hos en uppdragsgivare, eller tvärtom, som i det här fallet.
