Tillbaka
Ökad tillit och vässade processer

 

Utmaningen för Mölndals Stad var att få informationen samlad inom förvaltningarna, förbättra processhanteringen och minska den administrativa arbetsbördan för cheferna. Mölndals stad har genom att implementera CANEA ONE inom sin vård- och omsorgsverksamhet, fått ett levande processorienterat ledningssystem som engagerar medarbetarna och minskar onödig administration.

Utmaningen


Information inom förvaltningarna var spridd på många olika plattformar. Det var svårt att både få en överblick över alla processer och veta vilken information som var aktuell. Samtidigt blev det mycket onödigt administrativt arbete för enhetscheferna med publicering och fastställande av dokument på grund av krångliga system. Man ville hitta ett sätt att låta medarbetarna, som arbetar närmast klienterna, få ansvaret över förbättringsarbetet och samtidigt minska den administrativa bördan.

Lösningen


Socialförvaltningen i Mölndals stad har kunnat utveckla processhanteringen med hjälp av CANEA ONE. Kartläggningen av processerna har blivit lättare och tydliggjort för dem vad som behöver effektiviseras. I samband med implementeringen kunde onödiga dokument rensas bort och processer förbättras. Lösningen består av CANEA ONE-modulerna Document, Process och Workflow.

Tack vare ett tillitsbaserat ledarskap i kombination med CANEA ONE har enhetscheferna kunnat ge större ansvar till sina medarbetare. Nu kan detta ansvar delegeras till den medarbetare som är närmast brukaren. Det är den personen som vet vilka processer och dokument som behövs och hur ledningssystemet behöver utformas. Med hjälp av CANEA ONE:s möjlighet att kunna ge olika ansvarsroller i systemet har enhetscheferna delegerat det administrativa arbetet, men bibehållit den slutgiltiga kontrollen genom att alla processer kräver ett obligatoriskt godkännande från en chef.

 

Andrea Zackrisson (vänster), Elin Lund Gillberg (höger), båda är Utvecklingsledare på Socialförvaltningen, Mölndals Stad

Effekten och nyttan


Med CANEA ONE har Mölndals Stad kunnat effektivisera och utveckla sina processer på ett snabbare och säkrare sätt. Socialförvaltningen har hittills gått igenom 95% av alla sina processer och dokument för att säkerställa att de är korrekta och nödvändiga och kunnat förbättra dem på ett enklare sätt. Att skapa ett uppdaterat och förbättrat ledningssystem hade varit betydligt svårare utan CANEA ONE. Genom en tydlig överblick över alla processer har systemet dessutom hjälpt medarbetarna till en bättre förståelse för arbetssätten.

Det tillitsbaserade ledarskapet har också engagerat medarbetarna i uppbyggandet av ledningssystemet genom ökat ansvar för processerna och dokumentationen. Resultatet är nöjdare och tryggare medarbetare som i sin tur lett till en ökad kvalitet och förbättrad arbetsmiljö.

”I takt med att våra behov ökar så är vi tacksamma att systemet tänker åt en som en hjälpreda och gör det lätt att hålla ordning.”


- Elin Lund Gillberg, Utvecklingsledare på Social- och arbetsmarknadsförvaltningen, Mölndals Stad

Framtid


Förvaltningarna inom Mölndals stad fortsätter att kontinuerligt utveckla och förbättra sina processer. Med hjälp av CANEA ONE kan synpunkter och förbättringsförslag enkelt samlats in och systemet ser till att skapa kontroll över förändringarna samt håller ordning på styrdokumenten och alla processer med tillhörande dokument.