We Effect stärker demokratiskt styrda organisationer i arbetet för rätten till mat, jämställdhet och klimaträttvisa. Men det räcker inte med biståndsmedel för att klara det – medarbetarna måste veta hur de ska agera i olika situationer och behöver därför ha tillgång till de senaste versionerna av policyer och arbetsrutiner. Vi hjälpte dem med rutiner och verktyg för att säkerställa det.
We Effect, som är verksamma i 20 länder, hjälper människor att själva ta sig ur sin fattigdom. Det gör man bland annat genom att samarbeta med såväl bondekooperativ som boendeföreningar. Då verksamheten är geografiskt spridd, och de personella resurserna begränsade, gäller det att hitta smarta rutiner och verktyg för att se till att alla i organisationen arbetar i enlighet med de senaste policyerna. Rädslan att missa viktig dokumentation var en orsak till stress bland personalen.
– Vi hade arbetat med kvalitetsledning i våra interna processer, men hade ingen global plattform för att dela dokument med varandra. När vi hade tagit fram en ny policy, mejlade vi den till alla regionchefer som i sin tur vidarebefordrade den till sina respektive anställda. Men det var svårt att försäkra sig om att alla jobbade enligt de senaste versionerna av våra policy-dokument, säger Anna Karlberg, IT Coordinator på We Effect.
ISO 9001:2015
När man etablerade sitt kvalitetsledningssystem 2017, baserat på ISO 9001:2015, började man söka efter ett processorienterat IT-system, där de anställda enkelt skulle kunna hitta all information om organisationens processer. Och där We Effect skulle kunna säkerställa att de senaste versionerna av de styrande dokumenten alltid fanns tillgängliga för den globalt spridda personalen.
– Viktiga faktorer vid valet av ledningssystem var att CANEA var en svensk leverantör och en stabil samarbetspartner samt att CANEA ONE var ett välbeprövat system utvecklat för kvalitetsledning. Stödet från CANEAs konsulter och supporten har varit jättebra, berättar Anna Karlberg.
Resultat
Det har också varit väldigt bra att kunna peka på vilka policyer vi arbetar efter och veta att alla har tillgång till de senaste versionerna av dem, berättar Anna Karlberg, och avslutar:
– Det är en trygghet att arbeta med CANEA eftersom de är serviceinriktade samt erbjuder workshoppar och utbildningar för dem som ska arbeta i såväl systemet som i kvalitetsledningen i stort.
”CANEA är en jättebra samarbetspartner med proffsig support som levererar en väldigt bra kund-kontakt. Man kan fråga om vad som helst och man får snabbt svar.”
Anna Karlberg, IT Coordinator på We Effect
Om We Effect
We Effect är den svenska kooperationens biståndsorganisation och man arbetar väldigt nära sina medlemsorganisationer. SIDA, Sveriges biståndsmyndighet, är den största bidragsgivaren. Sedan kommer Postkodslotteriet och ett antal institutionella givare såsom EU, ambassader, Coca-Cola samt svenska företag och privatpersoner, vars bidrag till en del utgörs av testamenten. 93 % av insamlingsintäkterna 2021 gick direkt till mottagarorganisationerna, det vill säga endast sju procent av en given hundralapp användes för administration och löner till anställda.
Exempel på biståndsgivare:
- COOP – en av grundarorganisationerna
- Folksam
- Fonus
- HSB
- KF – en av grundarorganisationerna
- Lantmännen
- LRF – en av grundarorganisationerna
- OK – en av grundarorganisationerna
- Riksbyggen
- Swedbank
- Världens barn via Radiohjälpen.
