Trafikkontoret i Stockholms stad ansvarar för stadens trafik- och utemiljö. Med drygt 400 medarbetare och en kostnadsbudget på över två miljarder kronor är effektiva arbetsmetoder grundläggande för att stadens medel ska användas på rätt sätt. För att skapa långsiktigt hållbara arbetssätt har Trafikkontoret tagit hjälp av CANEA i olika utvecklingsprojekt och med utbildningar inom exempelvis metodik för verksamhetsutveckling.
Trafikkontoret har under flera år arbetat med processorientering och tagit hjälp av CANEA i olika projekt. Under 2020 bestämde sig kontorets ledning för att ta ett helhetsgrepp för att knyta ihop pågående initiativ och starta nya projekt för att etablera ett organisationsövergripande sätt att beskriva, utveckla och styra verksamheten. CANEA anlitades som stöd i detta och kom snabbt igång och visade prov på ett agilt och lyhört angreppssätt. Trafikkontoret får löpande stöttning i sin processorientering och verksamhetsutveckling.
"CANEA har förmågan att lyssna in och identifiera våra behov, och har en bred kompetens inom verksamhetsutveckling för att tillgodose behoven"
Anna Green, Utvecklingschef, Trafikkontoret Stockholms stad
Uppdraget består av att driva och delta i ett antal förändringsprojekt och samtidigt utbilda Trafikkontorets medarbetare i processorientering och projekt- och förändringsledning. Genom utbildningarna befästs de förändrade arbetssätten.
Genomförande och metod
Arbetet har inneburit projekt inom hela Trafikkontoret, till exempel inom avdelningarna för Utveckling, Tillstånd, Trafikplanering, Infrastruktur, Stadsmiljö, Ekonomi och Kommunikation. Projekten har startat vid olika tidpunkter och kommit olika långt. Tidsåtgången för genomförande varierar utifrån förutsättningar och förändringsbehov.
För att skapa ett helhetsperspektiv läggs stor vikt vid samordning av organisationens processer. Trafikkontoret och CANEA har i nära samarbete tillsammans skapat ett ramverk för processutveckling och styrning. Målet med detta är att säkerställa att alla avdelningar och enheter arbetar på samma sätt och att processledningen fungerar genom hela verksamheten. Ramverket har knutits ihop med verksamhetsmodellen Vintergatan.
Uppdraget på Trafikkontoret drivs agilt i projektform. Det innebär användarinvolvering med hög flexibilitet, små väldefinierade delleveranser och snabba implementeringscykler. Ambitionerna är höga vad gäller förbättringsarbete och innovation.
Arbetet genomförs med hjälp av intervjuer, dokumentgranskning, observationer, workshops, processkartläggning och spel. Varje projekt avslutas med en strukturerad avrapportering, feedbackaktiviteter och rekommendationer för fortsatt arbete.
Trafikkontoret har sett det som en framgångsfaktor att CANEA erbjuder kvalificerade konsulttjänster inom verksamhetsutveckling och samtidigt tillhandahåller utbildning. Konsulterna agerar alltså rådgivare, projektledare och utbildare. Kombinationen bidrar effektivt till uppdragsgivarens kompetensutveckling.
Resultatet
Trafikkontoret har idag pågående projekt för verksamhetsutveckling och processledning i stora delar av sin verksamhet. Några exempel på processer där arbetssätt kartlagts och förändrats är:
- Reglera parkering (Tillstånd), Materialbeställning (Belysningsenheten), Hantera akuta händelser (Trafiksystem) och Strategisk planering (Anläggningsenheten).
- Inom enheterna Anläggning och Trafiksystem är viktiga processer kartlagda. För att få en effektiv förvaltning skapades under 2020 en processorganisation och årshjul infördes.
- Inom Stadsmiljöavdelningen har sju processer identifierats för framtida arbetssätt. Den största processen, hantera drift och underhåll, är gemensam för flera avdelningar. Ett samarbete över avdelningsgränserna pågår för närvarande för att skapa gemensamma arbetsmetoder.
- Parallellt har organisationsövergripande projekt av strategisk karaktär genomförts för att skapa kraft och riktning i det gemensamma arbetet med särskilt viktiga frågor.
För att mäta processmognad hos medarbetare och chefer användes under våren 2021 en kombination av CANEAs egen metod och PEMM-metoden. En kontinuerlig uppföljning ska möjliggöra identifiering av utvecklingsområden och skapa ett effektivt förbättringsarbete.
Känslan av gemenskap inom hela Trafikkontoret är viktig. Idag har Trafikkontoret en webbaserad utbildning för alla medarbetare. Gemensamma arbetssätt förväntas ge en effektivare organisation och ökad kvalitet. Detta ger en ännu bättre leverans till Stockholmare, besökare och näringslivet. Det långsiktiga målet är att hela Trafikkontoret ska arbeta systematiskt med ständiga förbättringar, vilket i sin tur ger effektiv styrning och förstklassiga leveranser.
