Vid projektstart hade C4 Energi ett ledningssystem baserat på en traditionell avdelningsstruktur utan gemensam processtyrning. Det försvårade möjligheterna att uppfylla externa krav och ledningssystemet levererade inte de effekter och den nytta som ledningen eftersträvade.
C4 Energi valde CANEA
C4 Energi inledde ett samarbete med CANEA, där de uttalade behoven var att skapa tydlighet och struktur i arbetssätt och dokumenthantering, att synkronisera och samordna affärsområdena, samt att påverka kulturen kring ledningssystemet.
Valet föll på CANEA som partner eftersom de kunde erbjuda en lämplig IT-lösning – CANEA ONE – samt tillhandahålla ett helhetsgrepp med både konsultstöd för struktur och innehåll i ledningssystemet samt kompetensutveckling.
Genomförande
Uppdraget inleddes med en ledningsworkshop för att skapa samsyn kring utmaningar, syfte, mål och upplägg. Därefter initierades projektet i samband med ett gemensamt tillfälle off-site, där en stor del av organisationen deltog, inklusive nyckelpersoner med roller i projektet.
Arbetet drevs iterativt i workshop-format enligt CANEAs beprövade metodik för processutveckling. CANEA ansvarade för informationsinsamling, facilitering av workshoppar samt sammanställning och förberedelse inför varje ny fas.
Daniel Persson, elnätschef på C4 Energi, berättar:
”Det var en fördel att ta in oberoende konsulter. De hade hög kompetens och vågade utmana invanda mönster. Det märktes att det fanns en gedigen metodik att luta sig mot, vilket resulterade i en enhetlig struktur.
Samarbetet fungerade väldigt bra. En framgångsfaktor var att många deltog och fick en bra grund att stå på. Resultaten har fått starkt genomslag och vi har uppnått en ökad medvetenhet. De som var med fick en rejäl kompetenshöjning när det gäller processarbete. Systemet CANEA ONE har fått ett uppsving och är nu väl integrerat med våra processer.”
Välfungerande verksamhet
För att etablera en välfungerande processorienterad verksamhet behövde flera komponenter utvecklas och implementeras.
CANEA levererade:
- processarkitektur & ramverk
- huvudprocesskarta
- kartlagda processer
- roller och ansvar
- förbättringsåtgärder
- stöd och styrning till processerna
- uppstart av processteam
- handlingsplaner.
Dessa leveranser ger dock ingen nytta om de inte används korrekt. Därför tillhandahöll CANEA även kontinuerliga utbildningsinsatser och stöd i förändringsledningen under hela projektet.
Resultat och effekter
Projektet definierade tidigt konkreta mål kopplade till nyttor och effekter. De var:
- Högre kundnöjdhet genom snabbare respons.
- Effektivare processer som frigör tid.
- Ett systematiskt förbättringsarbete som följs upp av ledningen.
- Ökad förståelse mellan avdelningarna.
- Enhetliga processer som möjliggör effektiv digitalisering.
- Förbättrat samarbete mellan affärsområden och avdelningar.
- Effektivare dokumenthantering.
- Ökad merförsäljning.
- Högre kvalitet i leverans till kund.
- Ökad medarbetarnöjdhet, trivsel och motivation.
Ett processorienterat ledningssystem och en gemensam huvudprocesskarta skapade förutsättningar för att samarbeta som ETT företag för att skapa maximal kundnytta.
Daniel Persson sammanfattar:
”Vi är glada att vi tog beslutet att arbeta igenom processerna. C4 har fått struktur samt ordning och reda. Ansvar och gränser är tydliggjorda, exempelvis för roller som processägare och processledare. Det är enklare att hitta dokument när de är kopplade till processerna.
Medarbetarna har fått en ökad förståelse för att verka över avdelningsgränserna. Via workshopparna har de lärt sig samarbeta och fått insikt i andra delar av företaget. Det sådde frön till en positiv kulturförändring. Medarbetarundersökningar visar att samarbetet mellan grupper och avdelningar har förbättrats.
Jag skulle absolut rekommendera CANEA till andra organisationer i liknande situation.”
