Varberg Energi hade tidigare all sin information på sitt intranät, men det blev med tiden alltmer ohållbart då det bara blev svårare och svårare att få styrning på vem som ägde den eller om den ens var aktuell.
– Vi hade svårt att hitta det vi sökte och fick lägga ner mycket tid på att finna den senaste versionen av dokumenten vi sökte. Det hände var och varannan månad och engagerade ofta många personer, som var och en fick leta på sina respektive ”kammare”, säger Maria Renman, organisations- och verksamhetsutvecklare på Varberg Energi.
Sökta effekter och val av system
Varberg Energi ville ha ett ledningssystem som gör det enkelt att hitta aktuell information och där det klart framgår vem som äger ett visst dokument och om det är den senaste versionen. Det skulle dessutom gå att koppla informationen på ett tydligare sätt till verksamheten, så att det till exempel blir enklare att hitta de dokument som hör till en viss process.
– Vi sökte därför en helhetslösning som kunde hantera både dokument, processer och ärenden samt på sikt kanske även projekt och strategier. Ledningssystemet CANEA ONE uppfyllde våra krav och vi inledde därför ett samarbete med CANEA i början av 2022, berättar Maria.
Implementeringen
CANEA konfigurerade ledningssystemet tillsammans med Varberg Energi i maj 2022, men Varberg Energi ville genomföra migreringen av data och fylla systemet med innehåll själva.
– Vi gjorde migreringen manuellt själva eftersom vi behövde gå igenom exakt vilken information som behövde flyttas över till det nya systemet. Vi var nästan tre person som jobbade på heltid under sommaren 2022 och vi ritade till exempel upp alla processer i CANEA ONE.
Migreringen påbörjades i slutet av juni och pågick en bit in i juli för att avslutas i augusti. Den 1 september påbörjades utbildningen av användarna och sedan var man i gång.
– Vi hade en intern utbildning av användarna, men fick hjälp med instruktionsfilmer från CANEA. Sedan har vi dessutom haft administratörsutbildningar för de systemansvariga samt de som håller i utbildningarna.
”CANEA har otroligt kompetenta och duktiga medarbetare som gjort att vi känt en stor trygghet under hela införandeprocessen.”
Maria Renman, organisations- och verksamhetsutvecklare på Varberg Energi
Resultatet
CANEA ONE följer strukturen för Varberg Energis ledningssystem, vilket gör att all information inom företaget har en given plats, vilket i sin tur gör att medarbetarna har lättare att hitta det de söker. Dessutom kan de vara säkra på att informationen är aktuell, vilket är en stor trygghet för alla användare.
– När medarbetarna började använda systemet och upptäckte hur lätt det är att hitta det de söker, insåg de fördelarna med att till exempel ha instruktionerna för diverse processer och arbetssätt i systemet. Det har blivit ett sug efter att få lägga i mer i CANEA ONE.
Med facit i hand skulle implementering och driftsättning inte kunnat göras så mycket annorlunda, enligt Maria. Kanske hade konfigurationen av ett antal dokumenttyper kunnat vara lite mer generell och man hade inte behövt ta fram så många olika varianter.
– Man tror att man har vissa typer av krav, när det i själva verket handlar om gamla arbetssätt som man har svårt att överge. Men med det sagt, så tror jag ändå inte att vi hade kunnat göra det så mycket annorlunda eftersom det ju är människor vi har att göra med och det är en process att förändra sitt sätt att arbeta. Förändringar måste genomföras stegvis om man vill få acceptans.
Varberg Energi i korthet
Varberg fick sitt första elverk redan 1890, sex år efter Göteborg som var först i landet, men två år före det att Stockholm fick Brunkebergsverket. 1902 fick staden elektrisk belysning. Verksamheten omfattar idag elnät, gas, fjärrvärme och bredbandstjänster. År 2021 hade Varberg Energi varit klimatneutrala i 30 år och fossilfria i ett år. Man har 100 % biogas i gasnätet och 39 vindkraftssnurror. Bolaget har 120 anställda.
Varberg Energi är arbetsmiljöcertifierade enligt OHSAS 18001:2007 och enligt AFS 2001:1 samt certifierade när det gäller socialt ansvarstagande enligt ISO 26000. I övrigt är man certifierade enligt ISO 9001, ISO 14001 och ISO 45001.
