BESLUTSSTÖD
När AQAP står i kontraktet stannar kraven inte vid er egen grind. De följer med ut till leverantörerna. Frågan många ställer sig är hur långt: måste vi granska hela kedjan, i alla led?
KORT SVAR
Ni för de tillämpliga AQAP- och kontraktskraven vidare till varje leverantör ni använder i uppdraget, genom era inköpsdokument, och ni förblir ansvariga för det ni levererar. Hur djupt ni går är riskbaserat: mer kontroll där det är kritiskt, mindre där det inte är det. Det handlar inte om att blint revidera varje led.
SÅ FLÖDAR KRAVEN
Kraven flödas ner i bindande form, men ansvaret för leveransen stannar hos er. GQAR* kan begära insyn i valfritt led.
GQAR Government Quality Assurance Representativ, är en representant som på uppdrag av en statlig kund eller försvarsmyndighet genomför statlig kvalitetssäkring hos leverantören. Uppgiften för en GQAR är att säkerställa att produkter och tjänster kan levereras enligt kontraktskrav inom försvarsupphandling.
Hur långt ner i kedjan måste ni kontrollera?
AQAP 2110 kräver att ni för de tillämpliga kontraktskraven vidare till era externa leverantörer, med hänvisning till kraven och relevanta AQAP-publikationer. Det viktiga är att kontrollerna ska gå att visa hela vägen ut till underleverantörerna, inte att varje led granskas lika hårt.
Djupet styrs av risk. Lägger ni ut en specialprocess som värmebehandling, svetsning eller oförstörande provning, eller en kritisk komponent, behöver den leverantören kvalificeras, omvärderas återkommande och kontrolleras med tydliga mottagningskriterier. För mindre kritiska inköp räcker lättare kontroll. Det är samma riskbaserade logik som styr resten av AQAP-arbetet.
Kontroller och granskningar hos en underleverantör befriar inte er från ansvaret för det ni levererar. Ansvaret stannar hos er.
Vad innebär att flöda ner kraven i praktiken?
Att flöda ner kraven är mekanismen som för era kontraktsåtaganden vidare till underleverantörerna i bindande form. Det räcker inte att informera muntligt. Kraven, inklusive relevanta AQAP, ska skrivas in i era egna inköpsorder och underleverantörsavtal.
I inköpsdokumenten för ni också in en klausul om statlig kvalitetssäkring (Government Quality Assurance, GQA), som anger att alla kontraktets krav kan bli föremål för GQA. Och en ordningsregel gäller: bara den som lägger inköpsdokumentet ger kontraktsinstruktioner till den leverantören, så att instruktionskedjan hålls ren.
Vem får granska underleverantören?
Med AQAP 2110 eller 231o i kontraket har beställaren rätt att genomföra GQA hos era underleverantörer. GQA kan även genomföras på initiativ av GQAR. Att GQA utförs är alltså inget ni styr ensidigt. Ni måste möjliggöra GQA genom den obligatorisk klausulen i inköpen som kommer av AQAP.
Tar ni emot en avvikande produkt från en underleverantör som varit föremål för statlig kvalitetssäkring, ska ni anmäla det till GQAR eller beställaren. Transparensen gäller hela vägen.
Glöm inte förfalskat materiel (counterfeuit material)
Ett krav som ofta förbises: AQAP 2110 kräver att ni har en process för att undvika, upptäcka, hantera och avföra förfalskat materiel. Det är specifikt en leverantörskedjerisk, och en egen punkt att bocka av, inte något som ryms i den vanliga avvikelsehanteringen.
Så gör ni det hanterbart
- Sortera leverantörerna efter hur viktiga de är. Lägg kontrollen där ett fel kostar mest.
- Bygg in flödningen i era standardvillkor en gång, i stället för att skriva om den för varje order.
- Kräv kvalitetspaketet för kritiska inköp – intyg, provnings- och kontrollresultat, kalibrering – och sätt tydliga mottagningskriterier.
- Försök inte övervaka hela kedjan likformigt. Flödning plus riskbaserat djup räcker längre än ambitionen att granska allt.
Nästa steg
Vi på CANEA ser ofta att leverantörskedjan känns som den svåraste biten, tills man sorterat den efter risk och insett att tyngdpunkten ligger på en handfull kritiska leverantörer.
Vill ni veta var er kedja behöver kontrolleras? Börja med en gap-analys som kartlägger flödning och kontrollnivå. Vi hjälper till, både genom vår utbildning i AQAP 2110/2310 och genom en strukturerad gap-genomgång
Vanliga frågor
Måste vi granska hela leverantörskedjan?
Nej. Ni för tillämpliga krav vidare till de leverantörer ni använder och kontrollerar dem riskbaserat – hårdare där det som läggs ut är kritiskt.
Befriar en godkänd underleverantör oss från ansvar?
Nej. Kontroller hos en underleverantör tar inte bort ert ansvar för det ni levererar.
Kan beställaren granska våra underleverantörer?
Ja. Statlig kvalitetssäkring hos en underleverantör kan begäras av GQAR eller beställaren, och möjliggörs av GQA-klausulen i era inköp.
Tina Kolmskog
Managementkonsult, CANEA
tina.kolmskog@canea.se
0734021051
