För att skapa motivation gäller det att bredda perspektivet på hur en IT-lösning ska tjäna hela organisationen och samtidigt stödja affärsstrategin. Nedan följer ett antal argument som kan användas för att knuffa kollegorna i rätt riktning och börja arbeta mera effektivt med hjälp av ett eQMS.

Vad får jag ut av det?  

Vid införandet av ett eQMS bör alla delar av organisationen – från inköp, ekonomi, drift och kvalitetssäkring till HR, försäljning och marknadsföring – involveras i ett tidigt skede, när kraven definieras. Frågor som "Vad behöver du för att göra ditt dagliga arbete enklare och mer hanterbart?" sätter användarnas behov i första rummet och skapar samarbetsvilliga och motiverade team. Det blir lättare att implementera och börja använda ett eQMS om man involverar dem som berörs, sätter sig in i deras situation och får dem att förstå fördelarna. Om till exempel en driftschef enkelt kan hitta den senaste rapporten över produktionen, så kommer den övriga personalen att inse att det spar tid och resurser att använda det nya systemet. 

Att veta vem som gör vad 

Ett eQMS håller reda på vem som gör vad, eftersom det bygger på människors olika roller i företaget. Användarnas roller bestämmer tillgången till dokument, planer, policyer och instruktioner. Som ett resultat av detta kommer medarbetarna endast att få meddelanden och påminnelser som är relevanta för just dem, i stället för att alla i företaget alltid informeras om allt. Det minskar risken för informationsutmattning och stress, när inkorgen är fylld till bredden.

Användarna behöver heller inte oroa sig för att av misstag radera eller redigera dokument som inte är relevanta för dem, vilket i sin tur minskar rädslan för att göra fel. Möjligheten att bestämma vem som ska ha tillgång till de olika dokumenten, vilka dokument som ska kräva godkännande med e-signatur och vem som ska granska respektive godkänna ett specifikt dokument gör det enklare att uppfylla kraven på säker datahantering.
 

Tydligare ansvar och mer transparens

Fullständig spårbarhet, det vill säga att kunna se när någon har ändrat, uppdaterat eller kommenterat i ett dokument, ger både en större insyn i arbetsprocesserna och en ökad tydlighet när det gäller vem som är ansvarig för vad. Man vet vem man ska fråga eller diskutera med när åtgärder behöver vidtas. Med ett välstrukturerat eQMS kan medarbetarna enkelt se var i processen ett ärende eller dokument befinner sig och vad som förväntas av dem. Systemet skickar ut automatiska meddelanden om uppdateringar, vänliga påminnelser om förfallodagar och så vidare. Ett eQMS blir på det sättet ett användbart verktyg för att motivera medarbetarna och få dem att känna ett större ansvar för arbetet som utförs.  

Lätt att administrera och integrera med andra system 

Många life science-företag frågar sig om ett eQMS kan integreras med deras affärs- och IT-system och svaret är ett obetingat ”Ja!”. Men det är viktigt att bara integrera system när det är meningsfullt och värdeskapande. Det gäller att se till att medarbetarna inte behöver utföra samma procedurer i två olika system. Dubbelarbete leder nämligen till frustration och ifrågasättande. Om man till exempel behöver importera eller exportera en rapport mellan sitt eQMS och CRM- eller affärsstödsystem, kan det göras med regler som bestämmer format samt anger hur ofta det behöver göras. Att få tillgång till data från andra system via integrering kan vara en stor tillgång för ett företag när det gäller att spåra mätetal.  

Med utgångspunkt från dessa enkla argument kan vi tillsammans skapa ett eQMS som hjälper i stället för stjälper er i arbetet.