Vad får jag ut av det?  

Vid införandet av ett eQMS bör alla delar av organisationen – från inköp, ekonomi, drift och kvalitetssäkring till HR, försäljning och marknadsföring – involveras i ett mycket tidigt skede, när kraven definieras. Frågor som "Vad behöver du för att göra ditt dagliga arbete enklare och mer hanterbart?" sätter användarnas behov i första rummet och skapar samarbetsvilliga team. Det blir lättare att implementera och börja använda ett eQMS om man lyssnar på dem som berörs, sätter sig in i deras sistuation och får dem att förstå fördelarna. Om till exempel en driftschef enkelt kan hitta den senaste rapporten över produktionen, så kommer den övriga personalen att inse att det spar tid och resurser att använda eQMS:et.  

Att veta vem som gör vad 

Ett eQMS håller reda på vem som gör vad, eftersom det bygger på människors olika roller i företaget. Användarnas roller definierar tillgången till dokument, planer, policyer och instruktioner. Som ett resultat av detta kommer medarbetarna endast att få meddelanden och påminnelser som är relevanta för just dem, i stället för att alla i företaget alltid informeras om allt. Det minskar risken för kognitiv överbelastning och stress, när e-postinkorgarna är fyllda till bredden. 

Personalen behöver heller inte oroa sig för att av misstag radera eller redigera dokument som inte är relevanta för dem, vilket i sin tur minskar rädslan för att göra fel. Och möjligheten att bestämma vem som ska ha tillgång till vilka dokument och vilka dokument som ska kräva auktorisering med e-signatur gör det enklare att uppfylla kraven på säker datahantering.  

Mer ansvarsskyldighet och transperans  

Fullständig spårbarhet, det vill säga att kunna se när någon har ändrat, uppdaterat eller kommentarat i ett dokument, ger både en större insyn i arbetsprocesserna och en ökad tydlighet när det gäller vem som är ansvarig för vad. Man vet vem man ska fråga eller diskutera med när åtgärder behöver vidtas. Med ett tydligt strukturerat eQMS kan kollegorna kan enkelt se var i processen ett ärende eller dokument befinner sig och vad som förväntas av dem. Systemet skickar ut automatiska meddelanden om uppdateringar, vänliga påminnelser om förfallodagar och så vidare. eQMS blir på det sättet ett användbart verktyg för att motivera medarbetarna att vara mer engagerade och känna större ansvar för arbetet som utförs.  

Lätt att administrera och integrera med andra system 

Många life science-företag frågar sig om eQMS:et kan integreras med deras affärs- och IT-system och svaret är ett obetingat ”Ja!”. Men det är viktigt att bara integrera system när det är meniningsfullt och värdeskapande. Det gäller att se till att medarbetarna inte behöver utföra samma procedurer i två olika system. Dubbelarbete leder nämligen till frustration och ifrågasättande. Om man till exempel behöver importera eller exportera en rapport mellan sitt eQMS och CRM- eller affärsstödsystem, kan det göras med regler som bestämmer format samt anger hur ofta det behöver göras. Att få tillgång till data från andra system via integrering kan vara en stor tillgång när det gäller att spåra resultatindikatorer för ett företag.  

Med utgångspunkt från dessa enkla argument kan ni skapa ett eQMS som hjälper i stället för stjälper er i arbetet.