MTR i Stockholm tog 2009 över driften av tunnelbanetrafiken och har sedan flera år använt sig av CANEAs programfamilj som stöd för sitt integrerade verksamhetssystem.
Resultatet är en bättre styrning och tillgänglighet på informationen som ger ökad kvalitet, mindre strul och kraftigt minskade administrationskostnader. Nyligen mottog MTR utmärkelsen "Svensk Kvalitet" för sin etablerade förbättringskultur. Nästa steg är att vidare implementera systemet för MTR Express och den nystartade satsningen på snabbtåg mellan Stockholm och Göteborg.
Användning och nytta
Med 3000 anställda hade MTR ett behov av ett system för att samordna och styra upp de gemensamma arbetssätten samt att dela information på ett enkelt och smart sätt. Efter en utvärdering av system på marknaden föll valet på CANEA – dels för att det är enkelt att använda men även för att man kan hantera både dokument, projekt, processer och ärenden helt integrerat i ett och samma system.
”Ärendehanteringen används bland annat vid nyanställningar där flera avdelningar är inblandade. När ett nytt anställningskontrakt är signerat vet nästa handläggare automatiskt exakt vad som behöver beställas i form av exempelvis datorer och telefoner. I och med automatiseringen av alla ärenden i systemet sparar vi ca 90 % i administrationstid”, säger Marie Hagberg, Kvalitets- och miljödirektör på MTR Stockholm.
Även i projektarbetet använder sig MTR av CANEAs IT-lösning. De arbetar med två olika projektmodeller, och med hjälp av CANEA Project kvalitetssäkras både arbetet och vilka som har tillgång till projektinformation, vilket lett till bättre styrning i projekten. ”Det är numera lätt att hitta nödvändiga dokument och mallar. Ledningsgruppen och andra intressenter kan se hur olika projekt ligger till. Nu kan vi följa hela projektprocessen steg för steg och vara säkra på att inget missas eller hoppas över”, berättar Marie.
Utmärkelsen Svensk Kvalitet
I början av 2015 fick MTR Stockholm den prestigefyllda utmärkelsen ”Svensk kvalitet” av SIQ. På bara fem år har bolaget lyckats leva upp till de högt ställda kraven på både verksamhets- och kvalitetsarbetet. ”Fantastiskt roligt med en kund som lyckats så bra och får kvitto på sitt hårda arbete på det här sättet” säger Erik Bladh, kundansvarig på CANEA. I motivationen från juryn har MTR ”på kort tid nått en väl etablerad förbättringskultur som genomsyrar hela företaget”. Marie Hagberg berättar att CANEA ONE varit en del i detta då verktyget hjälpt till att skapa en mycket bättre hantering av både dokument och ärenden. Det går idag lättare att styra ut rätt information till rätt person.
”Med hjälp av dokumenthanteringssystemet finns numera alla processer och dokument lätt tillgängliga för alla medarbetare, och det är alltid senast gällande version. CANEA ONE har bringat ordning och reda i alla våra rutiner och checklistor. Utan ett väl fungerande dokumenthanteringssystem hade vi aldrig lyckats så snabbt även om andra interna faktorer också bidragit starkt till utmärkelsen”, säger Marie.
Framtiden
I mars 2015 börjar MTR express konkurrera med SJ på tåglinjen mellan Stockholm och Göteborg. I och med detta har CANEAs avtal utökats till MTR Nordic, och alla som arbetar på tågen kommer ha direkt tillgång till MTR Nordics gemensamma ledningssystem med hjälp av CANEAs verktyg. MTR Express kommer att via en applikation i Ipads använda CANEA ONE för att nå de processer och dokument som behövs ombord på tågen. Med CANEA blir informationen lättillgänglig, enkel att hitta och den är alltid uppdaterad.
”Med 1800 personer i rörliga tjänster är vår förhoppning att kunna använda CANEA ONE mer i mobila applikationer i framtiden. Med hjälp av ärendeflöden ser vi också att våra administrativa processer blir kortare. Med enkelheten CANEA ger oss blir det mindre frustration och vi kommer få ännu mer tid över för ledarskap och utveckling istället”, avslutar Marie.
OM MTR
MTR är ett av världens största tågföretag. De finns i både Asien, Australien och Europa, med säte i Hongkong. 2012 omsatte koncernen ca 30 miljarder SEK och gjorde ett resultat på ca 10 miljarder SEK före skatt. MTR är sedan december 2017 certiferiade enligt ISO 9001 OCH 14001.
Intresserad av att veta mer?
Vi skapar rätt förutsättningar för ett levande ledningssystem och ger ökad lönsamhet och bättre möjligheter att realisera din strategi.
