Omvårdnad Gävle har under de senaste åren drivit ett projekt för att skapa struktur kring och förenkla användandet av sitt ledningssystem. Projektet har omfattat en total översyn av Omvårdnad Gävles rutiner och riktlinjer och införande av ett nytt IT-stöd för ledningssystemets dokumenthantering.
För drygt ett år sedan öppnades det nya ledningssystemet i IT-stödet CANEA ONE upp för samtliga medarbetare, inklusive externa utförare. Utöver att uppfylla kraven i SOSFS 2011:9 har Omvårdnad Gävle sett efekter som att medarbetarna hittar information snabbare, tydligare struktur med versionshantering och ett användarvänligt system.
När Omvårdnad Gävle beslutade att förändra sitt ledningssystem hade de länge haft ett system, men ingen hade haft helhetsgreppet. Kopplingen till deras intranät gjorde att systemet främst användes för att samla alla styrdokument och då ingen hade utpekat ansvar för översynen hade det vuxit till ett stort och omfattande dokumentsystem med rutiner som var för detaljerade. Sökfunktionen fungerade ganska dåligt, vilket gjorde att det var svårt att navigera och hitta innehåll. Dokumenten uppdaterades i vissa fall alltför sällan och det fanns ingen bra struktur för versionshantering. Många kände heller inte till systemet, men de som gjorde det upplevde att det var svårt att använda. Förvaltningsledningen beslutade därför att se över rutinerna och se till att lägga dem på rätt detaljnivå, vilket innebar att gå mot mer övergripande och vägledande rutiner. För att säkra upp ramarna insåg de att det behövdes ett IT-stöd för att lyckas. Det interna kravet var att det skulle vara ett modernt system med bra versionshantering och föde i upprättandet av dokument med tydlig ansvarskoppling. Valet föll på CANEA ONE.
CANEA ONE möter krav utan att tappa funktionalitet
– Som kommun har vi skiftande behov i våra olika förvaltningar. Inom Omvårdnad Gävle har vi vår utgångspunkt bland annat i de specifika krav som finns i lagstiftningen kring vård och omsorg, exempelvis hälso- och sjukvårdslagen och socialtjänstlagen. Vi har också att följa olika föreskrifter från statliga myndigheter, exempelvis SOSFS2011:9 ”Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete”. Och det innebar att det ställdes krav på att IT-stödet skulle möta dessa lagar och standarder utan att göra avkall på funktionaliteten. Vi ville också förbättra medarbetarnas möjligheter att söka och hitta rätt information på ett effektivare sätt, och det var en av anledningarna att vi valde CANEA ONE, berättar Patrik Bergman, Kvalitetscontroller på Omvårdnad Gävle.
Sökfunktionen i CANEA ONE är välanvänd
Nu när IT-stödet varit i drift drygt ett år har Omvårdnad Gävle gjort en uppföljning där de gjort mätning på sina fem effektmål kopplade till ledningssystemen. Undersökningen visar att de är på väg mot rätt håll och det nya ledningssystemet och CANEA ONE har inneburit tydliga förbättringar jämfört mot tidigare. I nuläget arbetar de med styrdokument på två nivåer i systemet: förvaltningsövergripande samt verksamhetsspecifika instruktioner.
– Nu undviker vi omfattande detaljstyrning och jobbar med att innehållet ska vara lätt att förstå och ta till sig. Systemet har gjort det mycket lättare att navigera och hitta det man letar efter. Ett tydligt resultat är att många använder sökfunktionen i CANEA ONE, vilket knappt var möjligt i det tidigare systemet. Här är sökfunktionen konstruerad så att du kan söka på flera olika sätt, till exempel med sifferkoder som jag själv ofta använder. Vi ser också en enorm fördel att systemet är uppbyggt så att alla dokument som publiceras har en tydligt utpekad ansvarig. Tack vare påminnelsefunktionen aviseras den som upprättat dokumentet att se över det efter ett år och det gör att informationen alltid hålls aktuell och uppdaterad.
Omvårdnad Gävles fem effektmål kopplade till ledningssystemet
- Ledningssystemet används av samtliga Omvårdnad Gävles verksamheter, inklusive externa utförare
- Alla dokument i ledningssystemet är uppdaterade och aktuella
- Ett ledningssystem som av medarbetare upplevs användarvänligt, det vill säga lätt att använda, har god tillgänglighet, är tydligt och att dokumenten är enkla att uppdatera
- Alla dokument har en ansvarig
- Tjänsterna håller en hög kvalitet
CANEA ONEs olika moduler är en stor fördel
Omvårdnad Gävle arbetar även med CANEA ONEs modul CANEA Project. De tycker att systemet är användarvänligt och enkelt, precis som dokumentmodulen.
– Det är en fördel att använda samma leverantör till olika system. Då har man koll på systemet i sig, men även implementationen underlättas. CANEA ONE är väldigt flexibelt att bygga upp efter eget huvud och det är en låg tröskel att lära sig att på egen hand konfigurera i systemet, även om man inte är så bevandrad i systemuppbyggnad. Det finns medarbetare hos oss som inte har så god datorvana så tröskeln får inte vara för hög, och CANEA ONE är väldigt användarvänligt. Det är instinktivt lätt att förstå hur systemet är uppbyggt och det är en stor fördel att man kan bygga startsidor som går att individanpassa. Till exempel kan man visa nyheter där och då blir det lätt för användaren att se när det kommer en ny viktig rutin.
Omvårdnad Gävle växer med CANEA ONE
Med ledningssystemet på plats och i drift kommer Omvårdnad Gävle att arbeta vidare med de delar av ledningssystemet som rör riskanalyser och egenkontroll. Där är en implementation av modulen CANEA Workflow för ärendehantering en möjlig väg. Nu jobbar de vidare med att få personalen att använda systemet, vilket innebär totalt 4 000 personer, inklusive personal hos externa utförare inom ramen av LOU och LOV och ett stort antal vikarier. Med hjälp av en planerad långtidsuppföljning med personalen kommer Omvårdnad Gävle att utveckla sitt systematiska förbättringsarbete.
Samarbetet med CANEA har varit bra
Omvårdnad Gävle är mycket nöjda med samarbetet med CANEA. Patrik tycker att CANEAs projektledare har varit mycket tillgänglig och lösningsfokuserad. Alla möjliga – och omöjliga – frågor har hanterats och lösts i den mån det gått och önskats.
– Vi visste inte vad vi kunde förvänta oss, det är svårt med förändringsarbete, men CANEA har bidragit till att skapa förväntningar under resans gång och det i positiv bemärkelse. Det har hela tiden funnits en vilja att hitta lösningar. Och vi fick dessutom ett extra värde när vi upptäckte att man kunde göra grafiska processkartor, som vi använder för Omvårdnad Gävles kärnprocesser i systemet. Processverktyget i CANEA ONE är enkelt och det blir riktigt bra bilder och är intuitivt, avslutar Patrik.
Om Omvårdnad Gävle
Omvårdnad Gävle ansvarar för stöd och omsorg till personer med fysisk eller psykisk funktionsnedsättning i alla åldrar i Gävle kommun. Uppgiften är att erbjuda tjänster som bidrar till goda levnadsvillkor, välbefinnande och ett värdigt liv. Omvårdnad Gävle erbjuder ett brett utbud av stöd och tjänster såsom stöd i hemmet, särskilt boende, hälso- och sjukvård, gemenskap och aktiviteter, stöd och avlösning för anhöriga och förebyggande verksamhet. Verksamheten bedrivs i egen regi och av externa utförare.
"CANEA ONE är väldigt användarvänligt. Det är instinktivt lätt att förstå hur systemet är uppbyggt och det är en stor fördel att man kan bygga startsidor som går att individanpassa."
Patrik Bergman, Kvalitetscontroller, Omvårdnad Gävle
Intresserad av att veta mer?
Vi skapar rätt förutsättningar för ett levande ledningssystem och ger ökad lönsamhet och bättre möjligheter att realisera din strategi.
