I över 20 år har kontorsmöbeltillverkaren Kinnarps arbetat med CANEA ONE för fortsatt utveckling och styrning av sitt ledningssystem. Som en av de största leverantörerna av arbetsplatslösningar i Europa med verksamheter i över 40 länder krävs ett flexibelt och användarvänligt system. Med dokumentmodulen ser bolaget till att både upprätthålla kvaliteten samt vässa bolagets arbetssätt för att möjliggöra den fortsatta utvecklingen.
Kontorsmöbeltillverkaren Kinnarps har kommit långt sedan starten 1942. Då - en liten snickerifabrik grundad av Evy och Jarl Andersson för tillverkning av måttbeställda möbler. Idag – ett internationellt bolag med över 2 100 medarbetare som levererar inredningslösningar till allt från kontor till skolor samt vård och omsorg. För att skapa den struktur och kontroll som krävs för att på ett systematiskt sätt arbeta med utveckling av arbetssätt, styrning och dokumentation har Kinnarps i många år använt sig av CANEA ONEs modul för dokumenthantering.
Document - en naturlig del av medarbetarnas vardag
Med många års erfarenhet och mognad i CANEAs dokumenthanteringssystem CANEA Document har Kinnarps kunnat utveckla ett tydligt arbetssätt kring framtagning, användande och upprätthållande av dokumentation i organisationen. Med dokumentmodulen i plattformen CANEA ONE, som Kinnarps idag refererar till internt som Business Book, har bolaget på ett smidigt sätt samlat all sin dokumentation på ett och samma ställe genomgående i organisationen.
Standardisering av arbetssätt och dokumentframtagning
Genom åren har Kinnarps arbetat fram ett tydligt och standardiserat sätt för framtagning av rutiner, policys och arbetssätt i allt från arbetet med certifieringar mot kvalitet och miljö, samt arbetsmiljö, till arbetsrutiner och checklistor inom tillverkning, produktutveckling och dokumentationsbevis i avtalsförfaranden.
Sättet att arbeta med dokumentation har möjliggjort för organisationen att över tid forma riktlinjer för arbetssätt, beslutstagande och policys som gör det dagliga arbetet både smidigare och mer självklart för alla i organisationen. Corporate Development Manager, Sven-Åke Larsson, konstaterar följande angående användandet av dokumenthanteringsmodulen i CANEA ONE: "Det är väl kanske en av de viktigaste parametrarna att det faktiskt hjälper oss att gå i samma riktning. Nu har vi en tydlig struktur för hur saker och ting ska genomföras.”
Den internationella dokumentationen
Med ett stort antal internationella verksamheter krävs också en gemensam plattform för dokumentation som alla kan ta till sig. Att arbeta med globala dokument på koncernspråket engelska är något bolaget idag är vana vid, men för att se till att alla ska kunna ta till sig informationen krävs också en smidig process för översättning till andra språk.
Kinnarps arbetar idag utifrån dokumenthanteringsmodulens koncept kring att skapa ett masterdokument som sedan översätts till de språk som organisationen efterfrågar. De nya språkdokumenten kopplas sedan till ursprungsdokumentet för en klar anknytning. Bolaget använder sig även av CANEA Documents funktion för notifikationer av dokumentuppdateringar. När ett nytt dokument tas fram, eller ett existerande reviderats, skickas en automatisk notifikation ut via mail till berörda parter. Detta både för att uppmärksamma mottagaren om vikten av att sprida den nya informationen, men också om att det behöver översättas till det lokala språket.
Nyttorna för organisationen
Enligt Sven-Åke skapar dokumenthanteringsmodulen framförallt en god kontroll över alla dokument som finns i organisationen samt möjligheten att löpande förbättra och ytterligare standardisera de arbetssätt som följs. Det möjliggör också en allmän ordning över dokumentationen och en enhetlighet gällande styrande dokument. Att också veta att dokumentation både vid certifieringar och revisioner finns tillgänglig, samt är uppdaterad, är något av en trygghet för organisationen.
Planer för ett mer processtyrt arbetssätt
Arbetet med att upprätthålla och utveckla organisationens arbetssätt är något som alltid är pågående. För Kinnarps är nästa steg att titta närmare på hur de som organisation kan bli än mer processtyrda i sitt arbetssätt. Planer finns därför på att ytterligare stärka kopplingen mellan de två modulerna CANEA Document och Process för att visualisera arbetsflöden och göra dokument än mer lättillgängliga för alla medarbetare i rätt del av specifika arbetsprocesser samt att kunna utnyttja möjligheten att koppla ihop modulerna i CANEA ONE. Sven-Åke avslutar med att förtydliga vad han anser är nästa steg för utvecklingen av systemet för Kinnarps: "Att vi skapar de förbättringar och förändrade arbetssätt i form av rutiner och instruktioner, men också processflöden. Det är det som vi ser framför oss."
"Det är väl kanske en av de viktigaste parametrarna att det faktiskt hjälper oss att gå i samma riktning. Nu har vi en tydlig struktur för hur saker och ting ska genomföras."
Sven-Åke Larsson, Corporate Development Manager, Kinnarps
